Ja fa més d'un any que vam implementar la funcionalitat de RIPEA per gestionar els expedients vinculats als òrgans col·legiats. Aquesta funcionalitat es va pensar per simplificar la gestió dels processos relacionats tant amb la composició dels òrgans (nomenaments, baixes, etc.) com amb l'activitat (convocatòries, actes, comunicacions dels membres, etc.). En l’àmbit arxivístic, aquests expedients s’identifiquen tècnicament com a agrupacions documentals.
Després d’aquests mesos d’experiència, podem dir que estem molt satisfets amb els resultats aconseguits. Per això, volem aprofitar aquest primer aniversari, per recordar els beneficis que aquesta implementació aporta al funcionament dels òrgans col·legiats i animar-vos a fer el pas per incorporar-la.
Beneficis de la funcionalitat de RIPEA:
1) Notificacions i comunicacions més eficients
Permet gestionar les notificacions i comunicacions als interessats, com nomenaments convocatòries i actes, de manera centralitzada i àgil.
2) Signatura integrada
Facilita la signatura dels documents individuals i l’enviament a portafirmes amb fluxes predeterminats, com ara les actes, directament des del gestor d’expedients.
3) Arxiu digital per complir amb els requisits legals
Garanteix la custòdia dels documents que han de formar part dels expedients a l’arxiu electrònic, per assegur la integritat, la fiabilitat, l'accessibilitat i la interoperabilitat.
4) Organització de les evidències documentals
Ofereix un registre organitzat de les evidències de la tasca dels òrgans col·legiats, com justificants emesos, sessions organitzades i participació.
Com començar a utilitzar aquesta funcionalitat?
Només heu d'emplenar i enviar aquesta fitxa per correu a arxiu@caib.es, a l'arxiu ens coordinarem amb el Servei d’Immersió Digital per dur a terme la posada en marxa de l’eina amb el projecte iGoib, qui s’encarregaran de dissenyar el funcionament de l’agrupació documental a RIPEA.
Una vegada estigui enllestit us contactaran perquè proporcioneu els nom de les persones que han de gestionar els expedients i donar-los les altes i els permissos necessaris.
Tot i que l’eina és molt intuïtiva, es recomana realitzar les formacions disponibles a EBAP en obert sobre el funcionament de l'eina. A més, a l'Oficina d’Administració Digital podem resoldre dubtes i oferir-vos assessorament.
Amb aquesta funcionalitat de RIPEA, la gestió dels expedients dels òrgans col·legiats es torna més eficient, segura i ordenada.
No deixeu passar aquesta oportunitat per digitalitzar i optimitzar aquesta tasca a través dun gestor d'expedients i un procediment d'implementació simplificat!