BUTLLETÍ OFICIAL DE LES ILLES BALEARS

La implementació d’una política de gestió de documents electrònics és una obligació democràtica de la nostra Administració que ha d’alinear-se amb altres objectius estratègics d’alt nivell polític, com són la transparència, l’accés a la informació pública, el bon govern i la rendició de comptes —mandats establerts en la Llei 19/2013, de 9 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern.

La Política de Gestió Documental estableix el marc general d’actuació per a la gestió dels documents que formen part del fons documental del Govern de les Illes Balears, que n’asseguri l’autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la disponibilitat i la traçabilitat, així com l’eficàcia i l’eficiència en el tractament, el control, la recuperació i la conservació.

La Política General de Gestió Documental s’estén al fons documental del Govern de les Illes Balears de naturalesa administrativa; és a dir, l’objectiu és que serveixi de suport a un tràmit administratiu, amb independència del suport o format en què puguin estar materialitzats aquests documents. La dita Política té per objecte establir i documentar el conjunt de criteris comuns assumits pel Govern de les Illes Balears en relació amb la gestió dels documents i dels expedients que produeix o custodia.

La cooperació entre les administracions públiques és essencial per proporcionar els serveis als ciutadans i garantir-los el dret a relacionar-s’hi per mitjans electrònics. Perquè aquesta cooperació sigui fluida es requereixen unes condicions que permetin la interoperabilitat.

L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat (ENI), d’acord amb l’article 156, apartat 1, de la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, comprèn el conjunt de criteris i recomanacions en matèria de seguretat, conservació i normalització de la informació, dels formats i de les aplicacions que han de tenir en compte les administracions públiques per a la presa de decisions tecnològiques que garanteixin la interoperabilitat.

L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat té com a finalitat la creació de les condicions necessàries per garantir el nivell adequat d’interoperabilitat tècnica, semàntica i organitzativa dels sistemes i de les aplicacions emprats per les administracions públiques, que permetin l’exercici de drets i el compliment de deures a través de l’accés electrònic als serveis públics, alhora que redunda en benefici de l’eficàcia i l’eficiència.

L’Esquema Nacional d’Interoperabilitat està regulat pel Reial decret 4/2010, de 8 de gener, el qual estableix, en l’article 21.1, que les administracions públiques han de posar en marxa les mesures necessàries per tal de garantir la interoperabilitat en relació amb la recuperació i conservació dels documents electrònics al llarg del seu cicle de vida.

Per tant, el Govern de les Illes Balears ha de disposar d’una política de gestió de documents electrònics consistent dins la planificació de l’administració electrònica.

Els beneficis d’implantar una correcta política de gestió de documents electrònics són indubtables: permetrà mostrar correctament l’evidència de les activitats dels departaments i les seves unitats dependents; documentar la presa de decisions; facilitar la rendició de comptes i la transparència administrativa; complir amb els requisits legislatius i normatius de la nostra organització; oferir protecció i suport en cas de conflicte o litigi; interrelacionar-se amb els administrats i altres administracions, i mantenir la memòria col·lectiva.

Així mateix, els ciutadans confien que els serveis disponibles per mitjans electrònics es prestin en unes condicions de seguretat equivalents a les que es troben quan passen personalment per les oficines de l’Administració.

L’Esquema Nacional de Seguretat (ENS), regulat pel Reial decret 3/2010, de 8 de gener, té per objecte —article 156.2 de la Llei 40/2015— establir la política de seguretat que s’ha d’aplicar en la utilització dels mitjans electrònics i està constituït pels principis bàsics i requisits mínims que garanteixin adequadament la seguretat de la informació tractada.

La Política de Gestió Documental, d’acord amb l’ENS i l’ENI, també persegueix garantir la disponibilitat i integritat de les metadades —dades que descriuen altres dades i les complementen— per assegurar la gestió, recuperació i conservació dels documents i expedients electrònics del Govern de les Illes Balears i mantenir-ne permanentment la relació.

A més, l’administració electrònica ha de conjugar la transparència administrativa i el dret a la informació amb la protecció d’altres drets fonamentals com ara la intimitat de les persones i altres restriccions recollides en el nostre ordenament jurídic.

La Política de Gestió Documental serà vàlida des de la seva aprovació i fins que no sigui substituïda per una política posterior. Es pot facilitar un període de temps transitori en el qual convisquin les dues versions, que permeti adequar els diferents sistemes de gestió de documents electrònics utilitzats pel Govern de les Illes Balears a les especificacions de la nova versió. Aquest període de temps transitori s’ha d’indicar en la nova versió, transcorregut el qual només serà vàlida la versió actualitzada.

La Política s’ha de publicar i ha d’estar disponible durant la seva vigència pels mitjans que es considerin oportuns.

Per tot això, el Consell de Govern, a proposta del conseller d’Innovació, Recerca i Turisme, en la sessió de dia 9 de desembre de 2016 adoptà, entre d’altres, l’Acord següent:

“Primer. Aprovar la Política de Gestió Documental del Govern de les Illes Balears.

Segon. Publicar aquest Acord i l’annex en el Butlletí Oficial de les Illes Balears.”

Palma, 9 de desembre de 2016

La secretària del Consell de Govern

Pilar Costa i Serra