El Servei d'Arxiu i Gestió Documental

La funció principal del Servei d'Arxiu i Gestió Documental del Govern de les Illes Balears és tenir cura de la gestió documental i el funcionament de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears, que inclou l'electrònic (Decret 16/2023, de 16 de juliol, de la presidenta de les Illes Balears).

L'Arxiu del Govern de les Illes Balears és al capdavant i és el centre de referència del Subsistema Arxivístic de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears. Està adscrit a la Conselleria d'Economia, Hisenda i Innovació que és la competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears.

Segons l'art. 33 de la Llei 6/2022, de 5 d'agost, d'arxius i gestió documental de les Illes Balears les funcions de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears són les següents:

a) Rebre els documents procedents dels diferents òrgans de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears, o de les entitats públiques dependents d'aquesta administració.

b) Rebre els documents procedents dels diferents òrgans, organismes, institucions i entitats públiques d'àmbit autonòmic dependents de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears que s'hagin suprimit, amb independència de l'antiguitat, i qualsevol altre fons de caràcter públic o privat d'interès general per a la comunitat autònoma que s'hi acordi dipositar.

c) Programar, coordinar i dirigir la identificació, l'avaluació i la selecció documental dels arxius del Subsistema Arxivístic de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears, d'acord amb el que estableixi la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents.

d) Organitzar, descriure, conservar i servir els fons documentals que custodiï.

e) Facilitar l'accés als documents i a la informació que contenen en els termes que estableixi la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents, a través de les taules d'accés i avaluació documental i el títol V d'aquesta llei.

f) Difondre per qualsevol mitjà els fons documentals que custodiï.

g) Desenvolupar les normes tècniques arxivístiques per al Subsistema Arxivístic de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears.

L'arxiu electrònic de la comunitat autònoma de les Illes Balears és l'arxiu únic dels expedients finalitzats i de la documentació electrònica corresponent que provengui del Govern, de l'Administració de la comunitat autònoma i de les entitats integrants del sector públic instrumental que en depèn. Són funcions d'aquest arxiu:

a) Desenvolupar els processos i les funcions de la gestió documental en l'àmbit de l'administració electrònica.

b) Implantar un model específic que serà d'ús comú entre els òrgans de govern i de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears i de les entitats instrumentals integrants del sector públic autonòmic.

El Servei d'Arxiu i Gestió Documental es troba ubicat al carrer de l'Uruguai, s/n, CP 07010, Palma, en el Velòdrom Illes Balears.