El Servei d'Arxiu i Gestió Documental es troba ubicat al carrer de l'Uruguai, s/n, CP 07010, Palma, en el Velòdrom Illes Balears.
Aquest Servei forma part del Departament d’Administració Electrònica, juntament amb els serveis Jurídic d'Administració Electrònica, Immersió Digital, Coordinació de l'Atenció a la Ciutadania, i Simplificació i Modernització Administrativa.
La funció principal del Servei d'Arxiu és tenir cura de la gestió documental i el funcionament de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears, que inclou l'electrònic (Decret 25/2021, de 8 de març, de la presidenta de les Illes Balears).
Pel que fa a la secció de l’Arxiu Digital, la principal escomesa és organitzar i mantenir la part funcional de l’Arxiu electrònic únic i la Política de gestió documental de l’Administració de la CAIB. La part de la gestió i el manteniment tecnològic del Sistema de Gestió de Documents Electrònics i de l’Arxiu Electrònic Únic de l’Administració de la CAIB recau en el Servei de Sistemes d'Informació i en l'Oficina Tècnica d'Administració Electrònica de la Fundació Bit.
El Sistema de Gestió de Documents Electrònics de l’Administració de la CAIB és un conjunt de components que permet la gestió adequada de tots els documents i expedients electrònics de l'actuació administrativa durant tot el seu cicle de vida.
El Gestor Documental de les Illes Balears (GDIB) és un dels components del sistema de gestió documental on es manté la documentació en suport digital que conforma el Fons Documental del Govern de les Illes Balears. GDIB permet la gestió adequada, per mitjans electrònics, de tots els documents i expedients electrònics que deriven de l'actuació administrativa des de la creació o captura, la tramitació i durant tot el temps que sigui necessària la conservació. GDIB facilita la captura, la classificació i la descripció dels documents electrònics de cada expedient, permetent-ne la posterior recuperació i consulta. També garanteix la seguretat (integritat, disponibilitat i confidencialitat), la custòdia i la conservació a llarg termini.
El plugin d'arxiu és un altre component del sistema de gestió documental que simplifica la integració amb GDIB, de manera que resulti més eficient el tractament d'expedients i documents electrònics per part de les aplicacions de gestió, i ofereix una capa de serveis a les aplicacions de gestió per poder interactuar-hi.
Archium és un component del sistema de gestió documental que permet la gestió d'instruments tècnics de gestió documental (el quadre de classificació funcional, el catàleg de sèries documentals, etc.).