La Comissió Interinsular Qualificadora de Documents
És l'òrgan col·legiat de caire tècnic que ha de valorar els documents de titularitat pública de les administracions autonòmica i locals de les Illes Balears, el qual està adscrit a la conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears, segons preveu l'article 27 de la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears.
Com a precedent, i en compliment dels articles 17 i 18 del Decret 99/2010, de 27 d’agost, pel qual es regulen els arxius de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears i de les entitats que integren el seu sector públic instrumental s'havia creat la Comissió de Qualificació i Avaluació de Documents, que era l'òrgan encarregat de valorar únicament les sèries documentals de l'Administració de la CAIB, la qual va restar activa entre 2012 i 2020.
Funcions:
a) Fixar els criteris d'avaluació de les sèries documentals per establir els aspectes següents: els terminis de permanència, la custòdia i el control dels documents en els diferents arxius, el règim d'accés i l'eliminació o la conservació permanent d'aquells documents que tenguin interès per a les administracions de les Illes Balears.
b) Determinar els documents essencials, els quals són imprescindibles per al funcionament de les administracions públiques quan la seva pèrdua o no-disponibilitat, en el supòsit d'una emergència, podrien posar en perill els drets i les obligacions de l'administració pública o d'aquells als que serveix.
c) Aprovar les taules d'accés i avaluació documentals, emetre dictàmens, preceptius i vinculants, sobre les taules esmentades i controlar-ne l'aplicació.
d) Establir criteris sobre l'aplicació de la normativa que regeix l'accés als documents públics en el marc de la normativa del dret d'accés.
e) Avaluar els documents privats integrants del patrimoni documental que no hagin estat declarats d'interès cultural ni inclosos en el Cens d'arxius i documents de les Illes Balears, i autoritzar-ne l'eliminació, si escau.
f) Elaborar i aprovar el seu reglament d'organització i funcionament.
g) Qualsevol altra funció que li encomani la Junta Interinsular d'Arxius.
Membres:
a) El president o la presidenta, que és el secretari o la secretària general de la conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears.
b) Els vocals, que han de ser persones amb coneixements tècnics en la matèria: dues persones designades per la conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears; una persona designada per la conselleria competent en matèria de transparència del Govern de les Illes Balears; una persona designada per la conselleria responsable de la Delegació de Protecció de Dades; una persona designada per cada un dels consells insulars; una persona designada per la Comissió Tècnica Interinsular d'Arxius; una persona designada per la Universitat de les Illes Balears; una persona en representació de les associacions i els col·legis professionals d'arxivers i gestors documentals de les Illes Balears; i una persona designada per cada una de les federacions de municipis representades a les Illes Balears.
c) El secretari o la secretària, amb veu però sense vot, nomenat pel conseller o la consellera competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears.
d) A les reunions podran assistir altres assessors, persones amb coneixements tècnics en la matèria, que tindran veu, però no vot.