L'Arxiu Del Govern al I Congreso Nacional de Archivos i a les reunions dels grups de treball del Consejo de Cooperación Archivística
La setmana passada el Servei d’Arxiu i Gestió Documental de la Direcció General d'Estratègia Digital i Simplificació Administrativa, de la Conselleria d'Economia, Hisenda i Innovació, del Govern de les Illes Balears va presentar al Palacio de Congresos y Auditorio Baluarte-Jauregia de Pamplona, l'experiència d'aprenentatge col·laboratiu VALD!B, valoració documental de les Illes Balears, una comunicació emmarcada dins el I Congreso Nacional de Archivos, que va organitzar el Ministerio de Cultura entre els dies 23 i 25 d'octubre.
Així mateix, també hem participat en les reunions dels grups de treball del Consejo de Cooperación Archivística, òrgan col·legiat de cooperació entre administracions públiques en matèria d'arxius, segons l'article 5 del Reial Decret 1708/2011, de 18 de novembre que es celebraren la jornada anterior al Congrés, per aprofitar d'aquesta manera els avantatges de la presencialitat, donat que gran part dels arxivers participarien d'una o d'una altra manera.
L'Arxiu del Govern té representació a tres dels grups de treball: Ad Hoc Valoración, Ad Hoc Acceso y Memoria Democrática i al, recentment creat, Observatorio de Inteligencia Artificial de Archivos.
La primera edició del Congreso Nacional de Archivos, va ser una iniciativa ben rebuda per la comunitat arxivera que, en un breu període de temps, va sumar al voltant de 400 inscripcions i varen coordinar 76 activitats entre ponències, presentacions, taules de debat i tallers pràctics, que giraven al voltant del lema "una experiència col·laborativa".
En aquesta línia, l'Arxiu del Govern va compartir els resultats del projecte desenvolupat dins els programes de grups d'aprenentatge col·laboratiu l'Escola Balear d'Administració Pública, GAC-VALD!B, valoració documental de les Illes Balears, el qual va generar un gran interès tant pel seu caràcter d'experiència de col·laboració interadministrativa, en aquest cas d'àmbit balear, com per l'objecte sobre el qual ha treballat, ja que la valoració documental és un dels temes clau en revisió per optimitzar els processos de gestió documental en l'entorn digital.
En aquest sentit, aquest interès es va percebre per la gran assistència que completà l'aforament de la sala, tot i compartir horari amb la presentació d'altres projectes interessants, i que continuà amb les converses informals que sorgiren durant els descansos i visites culturals organitzades.
Per altra banda, pel seu caràcter integrador, el Congrés ha permès establir vincles amb arxivers i arxiveres de tot arreu, intercanviar idees, visions i conèixer nous projectes, que visibilitzen la importància de creació de sinergies i de col·laboració en un entorn digital en constant evolució, on els canvis sovint arriben de manera sobtada i sense gaire marge de reacció. Per aquest motiu, hem aprofitat per assistir a diverses conferències centrades en temes d'interès per al Servei d'Arxiu, com ara: la valoració, les metadades, la digitalització segura, la integració de la perspectiva de gènere en els processos tècnics i les polítiques de gestió documental, transparència i dades obertes, l'ús d'eines per gestionar els instruments tècnics, o altres d'intel·ligència artificial aplicada, multilingüisme, etc. i hem conegut més detalls de projectes col·laboratius inspiradors com Xarxes, Valora, DARA o la Red de Ciencia del CSIC. En definitiva, aquells temes que ajuden a abordar els reptes que la transformació digital de les administracions públiques suposen per als arxius.
Us deixam un enllaç de la presentació sobre el Grup de treball col·laboratiu de valoració documental VALD!B, que va ser l'experiència que vàrem presentar des del Govern per si us interessa conèixer més el projecte.
D'altra banda, aprofitam aquesta publicació per presentar breument els resultats de la primera trobada presencial dels esmentats grups de treball del Consejo de Cooperación Archivística en els quals hi participam.
El grup Ad hoc de Valoració, es va constituir amb representants de l'Administració de l'Estat i de dotze comunitats autònomes (Andalusia, Astúries, Castella La-Manxa, Castella i Lleó, Extremadura, Galícia, Illes Balears, La Rioja, Madrid, Múrcia, Navarra i País Basc). A la jornada es varen establir les principals línies de treball del grup que en un primer moment es centraran en la creació d'una fitxa de valoració de mínims perquè es pugui implementar a la web del Consejo de Cooperación Archivística el repositori de taules de valoració unificat i d'àmbit estatal que va iniciar la Comunidad de Prácticas Valora perquè esdevingui una eina estratègica i de referència per a tots els arxius de totes administracions públiques de l'Estat.
Pel que fa al grup Ad Hoc d'Accés i Memòria Democràtica, es va constituir amb representants dels ministeris de Defensa i Cultura, i de sis comunitats autònomes (Andalusia, Illes Balears, La Rioja, Madrid, Navarra i País Basc). A la reunió es varen establir com a objectius la identificació de sèries documentals relacionades amb la Llei 20/2022, de 19 d'octubre, de Memòria Democràtica i establir criteris comuns per gestionar-ne l'accés.
Finalment, al Observatorio de Inteligencia Artificial de Archivos, que s'havia constituït el 12 de juliol amb representants de l'Administració de l'Estat i de set comunitats autònomes (Comunitat Valenciana, Galícia, Illes Balears, Múrcia, Madrid, Navarra i País Basc) es va treballar fonamentalment en la metodologia de funcionament, i en l'oportunitat que representava el Congrés per donar a conèixer la iniciativa i involucrar actius i aliats tant com a integrants, o com assessors experts. Es va aprofundir en la definició de les línies de treball de la fase 0 i la calendarització, i s’ha optat per concloure-la coincidint amb la celebració del Congrés Nacional d’Arxiu i Document Electrònic (21 i 22 de gener 2025), ja que aquest encontre suposa una fita important del sector que permet avaluar els avanços tecnològics i la penetració d'aquesta tecnologia.
En aquesta fase inicial es va decidir treballar simultàniament en les quatre línies de treball a través de subgrups autònoms, que són: Normativa i polítiques IA, Processos arxivístics, i dues línies de caràcter transversal dedicades a la conceptualització d'àmbit d'actuació, la gestió de recursos i repositori, i la cooperació. Aquest observatori actua com a espai per abordar el paper dels arxivers en la IA, els riscs i qüestions que s'han de tenir en compte per aplicar aquesta tecnologia, com es poden aplicar aquestes solucions als processos arxivístics i la transformació de les competències professionals que es requereixen.
Finalment, volem destacar que l’oportunitat de participar en aquests encontres ens serveix per reafirmar les nostres línies de treball, les quals comprovam que va alineades amb les de la resta de les administracions públiques capdavanteres en la digitalització i en la gestió documental electrònica dels serveis públics.