Segons els articles 5 i 10 de la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears, formen part del patrimoni documental de les Illes Balears tots els documents, custodiats o no en arxius, els quals s’han creat a qualsevol època, s’han produït, reunit o conservat, en l'exercici de les funcions dels organismes de titularitat publica, com ara:

El Govern i l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears.
El Parlament de les Illes Balears.
Els consells insulars.
Les entitats locals.
El Consell Econòmic i Social, el Consell Consultiu i totes les altres institucions de la comunitat de les Illes Balears no dependents de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears.
La Universitat de les Illes Balears.
Els ens integrants del sector públic instrumental de la comunitat autònoma de les Illes Balears.
Etc.

2. Es poden eliminar els documents de les administracions públiques?

Els documents només es poden eliminar d'acord amb els criteris establerts en les taules d'avaluació que la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents hagi validat o sobre les quals hagi dictaminat favorablement, seguint els criteris de valoració documental d'acord amb els criteris dels valors primaris (administratius i jurídics) i dels valors secundaris (informatius i històrics) de la documentació avaluada. (Art. 65.2 de la Llei 6/2022).

3. Com s'organitza el Servei d'Arxiu i Gestió Documental del Govern de les Illes Balears?

El Servei d'Arxiu i Gestió Documental del Govern de les Illes Balears té com a principal funció la gestió documental i el funcionament de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears, que inclou l'electrònic. El Servei s'organitza a través de dues seccions:

Secció Arxiu General que gestiona i custodia el fons en suport paper.
Secció Arxiu Digital que organitza i gestiona la part funcional de l'arxiu electrònic únic.

B. Els documents

4. Què és un document d'arxiu?

Es considera document d'arxiu tota l'expressió en llenguatge natural o convencional i qualsevol expressió gràfica sonora o imatge, recollida en qualsevol suport material, fins i tot els informàtics, que són testimoni de les activitats pròpies del Govern de les Illes Balears en compliment de les seves funcions.

5. Què és la gestió documental?

És el conjunt d'operacions dirigides al control eficaç i sistemàtic de la creació, la recepció, l’ús, la valoració i la conservació dels documents, inclosos els processos per incorporar i mantenir proves de les actuacions o activitats de l’Administració, en forma de documents i sistemes d’informació, amb l'objectiu de racionalitzar-ne i unificar-ne el tractament i aconseguir-ne una gestió eficaç i rendible.

6. Quines característiques ha de tenir un document d'arxiu?

Els documents d'arxiu formen conjunts orgànics que responen a l'activitat de la unitat productora. Disposen d'un caràcter seriat.
Són exemplars únics que reflecteixen l'actuació o actuacions per a la resolució d'un assumpte. Són originals, o tractats com a tals.
Testimonien les activitats del Govern de les Illes Balears en el compliment de les seves funcions.
Són portadors i garants de drets i deures de l'Administració i dels ciutadans.
Són una font primària d'informació.
Disposen d'una sèrie de valors primaris (administratiu, legal, fiscal, jurídic) i de valors secundaris (valor informatiu i històric).
Passats els terminis establerts pel termini de retenció, i una vegada disposin de taula de valoració aprovada, han de ser transferits a l'arxiu o eliminats.
Formen part del Patrimoni Documental de les Illes Balears.

7. Què és un expedient segons la disciplina arxivística?

És una unitat documental formada per una agregació integrada de documents simples, generats orgànicament i funcionalment per un subjecte productor, per enllestir un mateix assumpte. Sinònim: dossier.

C. Organització i funcionament

8. Com es presenten els documents a l'Arxiu del Govern de les Illes Balears?

Expedients administratius o procedimentals: són aquells expedients que deriven de la gestió dels procediments administratius. Segons la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques:

Un procediment administratiu és «un conjunt ordenat de tràmits i actuacions efectuades formalment, segons el curs previst legalment, per dictar un acte administratiu o expressar la voluntat de l’Administració» (preàmbul II); i
Un expedient administratiu és «un conjunt ordenat de documents i actuacions que serveixen d’antecedent i fonament a la resolució administrativa, així com les diligències encaminades a executar-la» (article 70).

Han de tenir: normativa reguladora, codi SIA i una resolució de l'acte administratiu.

Exemples: Sol·licitud d'exercici de drets en matèria de protecció de dades personals; Reclamació de devolució d'ingressos indeguts; Procediment sancionador en matèria d'energia (en el sector de gas canalitzat), etc.

Expedients de serveis: són aquells que es generen a partir de la tramitació d'un servei administratiu, és a dir, que provenen de l'actuació automatitzada de l'Administració i que es realitza a través d'un únic tràmit. Algunes vegades es pot generar sense la intervenció de personal empleat públic.

Han de tenir: codi SIA i un període de conservació limitat.

Exemples: certificats de dades, cites prèvies, pagaments de taxes, descàrrega de formularis, declaració de veracitat de dades bancàries, etc.

Expedients no procedimentals o agrupacions documentals: a l'Administració existeixen un altre tipus d'actuacions que no són procediments administratius i per tant no poden tenir codi SIA. Aquestes activitats generen documents creats al marge d'un procediment reglat que ha estat format per agregació com a seqüència d'actuacions coherents que condueixen a un resultat específic. Aquestes agrupacions s'identifiquen a través d'un codi funcional regulat per la Norma Tècnica d’Interoperabilitat d'expedient electrònic (NTI-EE) .

Han de tenir: Codi ID (regulat per la NTI-EE, el qual es genera automàticament amb el gestor d’expedients RIPEA).

Exemples: els expedients de composició dels òrgans col·legiats, els expedients de sessions dels òrgans col·legiats, etc.

Registres, bases de dades o llibres de registre: són aquells llibres o fitxers que reuneixen assentaments i/o anotacions agrupats sense que sigui necessària una relació entre ells, sinó que han estat agrupats amb una funció de control.

9. Què és una série documental?

Segons la Norma Internacional General de Descripció Arxivística una sèrie documental és: «un conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, –o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús».

10. Què és un expedient ENI?

L’expedient ENI és aquell que compleix amb les especificacions i requeriments tècnics especificats per la Norma Tècnica d’Interoperabilitat d'expedient electrònic.
A la pràctica del Govern de les Illes Balears, això vol dir que es gestionen a través dels gestors d'expedients integrats amb el Gestor Documental de les Illes Balears: els corporatius RIPEA o Helium, o altres aplicacions específiques de gestió d’expedients desenvolupades per conselleries.

11. Quan hem de demanar una sèrie documental al Servei d'Arxiu?

Sempre que definim un nou procediment, servei, agrupació documental o registre, independentment del seu suport físic haurem de sol·licitar la seva associació a una sèrie documental perquè es pugui custodiar al Gestor Documental de les Illes Balears (documents electrònics) o a l’Arxiu General (documents en suport paper).

Si existeix una sèrie documental identificada compatible se’n proporcionarà el codi, i si no existeix cap, s’haurà de crear una nova.

Pel que fa a la tramitació en suport electrònic:

Amb els procediments i serveis, demanarem el codi de sèrie documental una vegada haguem inserit les dades a l'Inventari de procediments i serveis (ROLSAC).
Amb les agrupacions documentals i registres sol·licitarem el codi de sèrie documental quan haguem de dissenyar el procediment no reglat que dona origen a l'agrupació o registre i abans d'inserir-lo al gestor d'expedients (RIPEA).

En referència als documents en suport paper:

Per als usuaris de l’aplicació ARCEN-ARGEN, en el cas que una sèrie documental no hi estigui identificada a l’aplicació, l’hauran de sol·licitar a la Secció Arxiu General perquè la doni d’alta.

12. Quins documents no s'han de custodiar definitivament a un expedient electrònic, ni s’han de transferir a l'Arxiu General si són en paper?

Els documents amb valor merament informatiu a curt termini o de suport a la tramitació:

Exemplars múltiples, còpies o esborranys.
Aquells que donen suport a la gestió, ajuden a un procés de presa de decisions: legislació, llibres, revistes, publicacions...
Aquells que no testimonien l'activitat del Govern i no formen part del patrimoni documental.

13. Com s’organitza l'arxiu de gestió o d’oficina, en referència al documents en suport paper?

A l'arxiu de gestió o d'oficina es conserven els documents generats per la unitat administrativa en l'exercici de les seves funcions mentre duri la tramitació dels assumptes. És fonamental separar la documentació de gestió de la de suport informatiu.

Mitjançant l’aplicació ARCEN-ARGEN, l'organització de l'arxiu d'oficina s'ha de basar en el Quadre de classificació funcional del Govern de les Illes Balears, on podem trobar les distintes sèries documentals generades per les unitats administratives independentment del seu suport físic.

Els expedientes s'han de guardar en carpetes i subcarpetes de cartró i paper. S'han d'evitar la utilització de clips metàl·lics, grapes, plàstics, i gomes.

Els tipus documentals s'ordenaran de manera que resulti evident el desenvolupament dels distints tràmits. El document amb data més antiga de producció ha de ser el primer document que trobarem quan s’obri la carpeta i el que tingui la data més recent al final.

A la carpeta ha de constar:

Nom de la unitat.
Codi i denominació de la sèrie documental.
Dates d'apertura i tancament de l'expedient.
De manera opcional, el títol propi de l'expedient i altres observacions que es considerin necessàries.

Una vegada tancats els expedients s'han d'arxivar en caixes d'arxiu normalitzades, que són les que s'utilitzaran per a la transferència a l'Arxiu General.

14. Quan es poden eliminar els documents a la fase d’arxiu d’oficina / arxiu central?

L'eliminació de documentació a la fase d'arxiu d'oficina / arxiu central s'ha de fer de manera controlada, segons la legislació sobre protecció de dades de caràcter personal i sempre seguint el dictamen de les taules de valoració documental.
Abans que la Secretaria General de la conselleria corresponent signi la resolució d’eliminació, s’haurà de remetre un esborrany a l’Arxiu General; i després que aquest òrgan doni el vistiplau, es procedirà a dictar la resolució d’eliminació, i finalment, s’eliminaran els documents.
Finalment, la resolució s'ha de remetre al correu arxiu@caib.es, juntament amb el llistat de caixes que prèviament l’Arxiu General ha emès el vistiplau perquè s’eliminin, per després comunicar-ho a la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents.

15. Com prepararem la documentació en suport paper per enviar-la a l'Arxiu General?

Les persones encarregades de preparar la documentació para transferir-la a l'Arxiu seran persones que coneguin bé la documentació i tenguin el rol d’usuari ARCEN-ARGEN.

Abans d'introduir la documentació dins les caixes d'arxiu i les dades a l’aplicació ARGEN:

Es confirmarà que la sèrie documental que utilitzaran és la correcta, prèvia consulta a l’Arxiu General.
S’haurà d'assegurar que l'expedient, o l’agrupació documental, és complet.
S’han de llevar les còpies, les quals s’eliminaran tenint en compte la normativa de protecció de dades.
S’han de llevar les grapes, clips i fundes de plàstic, per evitar el deteriorament dels documents, i es substituiran per carpetes i subcarpetes de paper o cartró. El contingut descriptiu que contenen les carpetes s’ha d’introduir a l’aplicació ARGEN.
Els documents s’han d’ordenar per criteris cronològics, numèrics o alfabètics.
Les caixes d'arxiu han de ser les normalitzades, i no han de tenir cap marca externa de bolígraf, ni gomets.
A la caixa d'arxiu s’aferrarà l’adhesiu amb les dades de l'etiqueta normalitzada, que són les etiquetes de numeració de l’Arxiu Central. Per exemple, L415508, on la lletra «L» indica que es tracta d’una ubicació local.
Quan arriba i s’accepta la transferència a l’Arxiu General, es canvia l’etiqueta petita amb una numeració i una ubicació pròpia de l’Arxiu General, que automàticament genera l’aplicació ARGEN; encara que sempre es conserva l’antiga numeració. La identificació, seguint l’exemple anterior, queda amb el format següent: 448276 (L415508) CVAL>BAJO>F050>E005>N4>4

16. Cóm s’ha de fer una sol·licitud de transferència dels documents en suport paper per enviar-los a l'Arxiu General?

Una vegada que s’hagi preparat la documentació per a la transferència, s’haurà de tramitar a través de l'aplicació ARGEN.
S’han de relacionar les caixes que es volen transferir a l’aplicació ARGEN, i després sol·licitar-ho amb els tràmits a persones autoritzades, a través de la web http://arxiu.caib.es.

17. Què es fa a l'Arxiu General quan es rep la sol·licitud de transferència?

L'Arxiu General, una vegada hagi comprovat que les dades de la transferència són correctes, retornarà a la unitat administrativa un document de conformitat signat per la persona que du la transferència.
Si no és correcte amb totes les especificacions anteriors no es recepcionarà la transferència i es retornaran les caixes, les quals continuaran amb la mateixa numeració i ubicació de l’Arxiu Central.

18. Què és ARGEN?

ARGEN és el nom de l'aplicació de gestió del fons documental en format paper que es custodia a la Secció d'Arxiu General.

19. Com he de demanar l'alta d'usuari a l'aplicació ARGEN?

L'accés a l'aplicació ARGEN s'ha de demanar amb una petició informàtica (PINFO) signada per el/la secretari/secretària general de la conselleria responsable, la qual s'haurà d'adreçar al Servei d'Arxiu i Gestió Documental per correu electrònic. Teniu el model de PINFO i més informació sobre els distints rols d'usuari a la secció de serveis > accés a tràmits interns ARGEN de la pàgina web de l'arxiu.

D. L'accés als documents

20. Com es pot accedir als documents en suport paper custodiats a l'Arxiu General?

Usuaris interns (personal empleat públic de l’Administració de la CAIB i SPI)

Prèviament s’ha d’estar d’alta com a usuari de l’aplicació ARGEN.
Els usuaris de l’aplicació ARGEN tenen accés de consulta a les dades descriptives de les sèries documentals específiques que tenen assignades, tant en l’entorn ARCEN (arxius centrals) com en l’ARGEN (Arxiu General).
La unitat que va transferir els documents a l'Arxiu General, pot demanar-los temporalment en préstec.
Els formularis, tant de sol·licitud de préstec, com de devolució, s’emplenen per sèrie documental i per unitat de servei, a través dels tràmits que hi figuren a Intranet al web http://arxiu.caib.es per quedar després reflectits en les sol·licituds de l’aplicació ARGEN.
Després de la sol·licitud de préstec, l'Arxiu General envia a l'oficina sol·licitant la caixa que conté els documents que es volen consultar, acompanyada de dos exemplars del formulari de préstec signats i segellats, en els quals es consigna el termini de devolució.
La unitat sol·licitant del préstec haurà de retornar a l'Arxiu un dels exemplars signats i segellats pel responsable.
El préstec tindrà una durada màxima de 15 dies, prorrogables a 15 dies més, prèvia sol·licitud a l'Arxiu General.

Usuaris externs (personal empleat públic d’altres administracions i ciutadania)

L'accés als documents custodiats a la Secció Arxiu General es farà a través d'una sol·licitud de cerca documental per:
- formulari d’accés/consulta de la web: http://arxiu.caib.es
- correu electrònic: arxiu@caib.es
- telèfon: 971 17 60 89
Les taules de valoració i accés determinen els terminis i restriccions per l'accés i consulta dels documents.

E) Els instruments tècnics

21. Què signifiquen les marques de colors (el semàfor) que apareixen al costat del codi de sèrie al quadre de classificació?

Davant del codi d'identificació de les sèries documentals del quadre de classificació del GOIB s'han incorporat unes icones de colors que ofereixen informació addicional sobre quin és l'estat de la sèrie en el sistema de suport a la tramitació. Són marques que responen a criteris funcionals, ja que indiquen:

Si la sèrie ha estat donada d'alta al Gestor Documental de les Illes Balears (GDIB) (verd) i, almanco, a partir d'una data es tramita telemàticament.
Si es tracta d'una sèrie que només existeix en suport analògic custodiat a l'Arxiu General (vermell).
Si és tracta d'una sèrie només identificada, de la qual encara no s'ha transferit cap tipus de documentació a l'Arxiu.

L'objectiu és incentivar perquè cada vegada hi hagi més semàfors en verd, la qual cosa ser`à un senyal evident de la progressió en la digitalització de l'administració.

22. Com puc saber si una sèrie documental ha estat valorada?

Les taules d'avaluació documental defineixen quins són els períodes de retenció de la documentació pública i el seu règim d'accés. Les taules de valoració aprovades per l'antiga Comissió de Qualificació i Avaluació Documental (CQAD) entre 2012 i 2020 es troben recollides i enllaçades al Calendari de conservació i accés, i a la Relació de taules de valoració documental aprovades, ambdues eines publicades a la secció pàgina web de l'arxiu. El primer recurs ofereix la informació classificada segons el Quadre de classificació funcional del Govern de les Illes Balears, mentre que el segon s'organitza mitjançant els codis ARGEN.