Alta de sèrie documental
El Servei d’Arxiu i Gestió Documental és el responsable de mantenir el quadre de classificació funcional del Govern de les Illes Balears.
Per donar d'alta una nova sèrie documental s’ha de sol·licitar per correu electrònic (arxiu@caib.es) amb assumpte: Sol·licitud Alta de Sèrie Documental on s'ha d'adjuntar emplenada pel responsable del procediment la 
Sol._alta_sèrie documental.ods.
Els objectius a assolir en aquest procés són:
- Identificar la o les sèries documentals on classificar els expedients que gestiona l’aplicació.
- Fer el corresponent anàlisi documental on s’estableix:
- Quins documents s’han de guardar al sistema de gestió documental.
- Forma i moment en què s’ha de produir l’obertura i el tancament dels expedients.
- Els documents i tipus documentals que s’inclouen en els expedients i les seves característiques principals.
- La forma en què s’ha d’informar les metadades dels documents i expedients.
- Les regles i categories d’accés que s’han d’aplicar un cop finalitzats els tràmits.
- L’avaluació documental (dictàmens on s'estableixen les pautes per a la conservació, vigència i eliminació de cadascuna de les sèries documentals i pautes generals per accedir-hi).
Una vegada que el Servei d’Arxiu i Gestió Documental té identificada la sèrie documental i ha fet el corresponent anàlisi documental es faran internament els tràmits amb el Servei de Sistemes d'Informació per crear d’ofici les sèries documentals al Gestor documental de les Illes Balears (GDIB) i us faran arribar la fitxa d'identificació de la sèrie a títol informatiu.
A continuació es presenta un diagrama que resumeix els diferents esdeveniments, processos i actors que intervenen en les diferents fases: