Informes: índex anual 2019

S`han trobat un total 35 Informes: índex anual. Mostrats del 1 al 30.

• Llei d'arxius

  Estat tramitació

• La nova Llei d'arxius ja és una realitat!
  En el BOIB extraordinari de 9 d'agost es va publicar la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears.

   

• Nova Web de l'Arxiu

  Estrenam adreça, estructura i una nova eina que ens facilitarà la gestió dels continguts de la pàgina web de l'Arxiu del GOIB: http://arxiu.caib.es

  Es tracta només d'un avanç dels canvis que encetarem l'any que ve quan també incorporarem un nou disseny.

  Trobareu l'accés directe a l'arxiu des de les fitxes de la web del Govern següents:

  • Direcció General de Modernització i Administració Digital
  • Servei d'Arxiu i Gestió Documental
  • Arxiu del Govern de les Illes Balears
  • Portal de transparència

   

• Visita a la nova seu de l'Arxiu de Capdepera

  Ahir, 22 de desembre, una representació del Servei d'Arxiu varem visitar la seu de l'Arxiu Municipal de Capdepera, i quedarem sorpresos pel resultat i la qualitat de les noves instal·lacions i equipaments.

  Des de finals del decenni de 1980, Capdepera ha estat un municipi capdavanter en matèria d'arxius i gestió documental, entre d'altres, va ser un dels primers ajuntaments a les Illes Balears en crear un lloc de feina de tècnic/a superior en arxius, per al tractament arxivístic dels documents de la institució des d’una vessant de la gestió documental, i no merament des del punt de vista cultural; tal i com esdevenia a altres administracions municipals de l’estat espanyol, des de les darreries dels anys setanta, cosa que va suposar una nova visió dels arxius i l’arxivística.

  Enhorabona a Capdepera, i sobretot als companys arxivers Maria Massanet i Gori Reixac per la feina feta i per aquest nou equipament d'Arxiu, ja que des de fa més de trenta anys, han estat i són un referent professional dels arxius i de la gestió documental a les Illes Balears.

• Bones festes!

  Des del Servei d'Arxiu i Gestió Documental us desijam unes Bones festes i un feliç 2023!

   

• Nou edifici d'Arxiu a Muro

  Començam el 2023 amb la inauguració d’un altre equipament d’arxiu, en aquest cas a Muro, que per Sant Antoni d’enguany ha obert i «beneït» el nou ús de l’antic edifici de la Cooperativa agrícola murera, construït el 1937, el qual després d’uns anys d’obres s’ha transformat en un arxiu modern amb els espais requerits per poder dur a terme i en condicions, les funcions requerides per a un bon tractament dels documents.

  Des de fa gairebé vint-i-cinc anys, Muro compta amb la figura d’un tècnic arxiver que ha fet una gran feina arxivística, des d’inventariar documents medievals, fins a tenir cura de la gestió documental dels documents actuals que l’Ajuntament de Muro necessita per al funcionament de la institució i per donar un bon servei a la ciutadania.

  Felicitam el poble de Muro, i sobretot al company arxiver, Sebastià Riutort i Taberner, per aquest Arxiu i per la tasca feta tots aquests anys, ja que sense aquest impuls aquesta fita avui no hagués estat possible.

  Finalment, volem fer referència al Sant Antoni arxiver, obra de l'artista Rafel Moreno Brunet, que va presidir els actes de tan solemne esdeveniment, i que també il·lustra aquesta notícia.

  Sant Antoni arxiver,

  patró dels animals,

  ara a Muro també

  curador dels lligalls.

• Portal de l'Arxiu Històric Forestal de les Illes Balears

  Dimarts 21 de març es va presentar el portal https://xarxaforestal.datalib.es/ que és el resultat del projecte de digitalització de l’Arxiu Històric Forestal de les Illes Balears iniciat el 2020 I impulsat pel Centre Forestal de les Balears (Cefor) i el Govern de les Illes Balears.

  L’arxiu, consta d’un fons documental i bibliogràfic especialitzat en la història de l'administració forestal encarregada de la gestió i conservació dels espais forestals insulars. El seu abast cronològic és d’entre 1817 fins a l’actualitat.

  Accés a la notícia completa

   

• Reunió de planificació de les comissions tècniques d'arxius

  El passat 27 d'abril, ens vàrem reunir amb els responsables i el personal tècnic dels arxius dels consells insulars de les Illes Balears per engegar el grup de treball que ha de posar en marxa la creació de les comissions tècniques, regulades pels articles 26, 27 i 28 de la Llei 6/2022, de 5 d'agost, d'arxius i gestió documental de les Illes Balears.

  Entre els objectius de la reunió estaven: planificar el funcionament coordinat de les comissions tècniques previstes per la citada llei, definir dels principis generals que han d'estructurar el futur reglament de la nova Comissió Interinsular Qualificadora de Documents i l'establiment del marc d'actuació i dels antecedents.

  Com a novetat de la Llei 6/2022, s'ha de crear la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents, la qual tendrà com a funció principal avaluar els documents produïts o rebuts per les institucions públiques i privades per determinar quins s'han de conservar permanentment, quins es podran destruir, i en quins terminis. La creació d'aquesta comissió és fonamental per garantir la transparència i l'accés a la informació per part de la ciutadania, per preservar la memòria històrica de les Illes Balears i optimitzar la gestió dels arxius. Aquesta tasca és d'especial rellevància en una societat que cada vegada és més conscient de la importància de la preservació del patrimoni documental en un entorn digital.

• Presentació de la pàgina web sobre 40 anys d'autonomia

  Ahir, dia 10 de maig, es va presentar la pàgina web "Patrimoni documental dels 40 anys de l'Autonomia de les Illes Balears", una iniciativa de l'Institut d'Estudis Autonòmics i el Centre d'Estudis i Documentació Contemporània (CEDOC) de la Universitat de les Illes Balears (UIB) amb motiu de la celebració dels 40 anys d'Autonomia.

  Aquest lloc, recull la documentació rellevant de les quatre dècades d'autonomia de les Illes Balears i tal com explicaren els responsables del projecte, Lluís Segura, director de l'Institut d'Estudis Autonòmics i el Dr. Sebastià Serra, catedràtic emèrit de la Universitat de les Illes Balears, pretén oferir un espai públic i obert de consulta que permeti entendre els canvis socials i polítics a les Illes Balears des de la transició fins a l'actualitat.

  La pàgina web (https://40anysautonomiaib.uib.cat/) inclou diverses seccions entre la que destaca la documentació procedent d'arxius particulars, guies d'arxius específiques sobre l'autonomia i altres recursos audiovisuals que ajuden a reunir la dispersió de documentació existent i facilitar la recerca sobre aquest període.

  Podeu llegir la notícia completa: El patrimoni documental dels 40 anys de l’autonomia de les Illes, recopilat en un web.

• Actualització de la fitxa d'alta de procediment a sèrie documental

  Avui hem actualitzat la fitxa de sol·licitud d'alta de procediment per incorporar els nous tipus documentals acceptats per l'arxiu i hem aprofitat per moure alguns botons que dificultaven l'obertura dels desplegables.

  La fitxa la teniu enllaçada a la secció d'alta de sèrie documental i al fitxer adjunt d'aquesta notícia. 

• Feliç dia Internacional dels Arxius 2023

  El 9 de juny celebram el Dia Internacional dels Arxius. Es tracta d'un esdeveniment promogut pel Consell Internacional d'Arxius (CIA/ICA) on professionals de tot el món organitzen activitats i mostren els seus arxius o alguns dels documents rellevants del seu fons per emfatitzar el seu paper en l'accés a la informació pública, en el foment de la transparència, la recerca i en la salvaguarda de la memòria cultural i històrica de les comunitats on s'integren.

  A les Illes Balears amb l'aprovació de la Llei d'arxius (6/2022) s'han engegat tots els processos per definir el sistema arxivístic de les Illes Balears i posar les bases de futur que ajudin a assolir els reptes que es plantegen dins l'àmbit de la gestió de la informació, en aquest sentit, des del Servei d'Arxiu i Gestió documental del GOIB, som conscients que la digitalització, en sentit ampli, i la cooperació interadministrativa juguen un paper protagonista en el canvi.

  Així doncs, enguany, aprofitant l'avinentesa del 40è aniversari de l'aprovació de l'Estatut d'Autonomia de les Illes Balears, és a dir, del naixement de l'Administració de la CAIB, volem aprofitar per fer un recorregut per l'evolució de la normativa aprovada que afecta directament a l'Arxiu del Govern, que ha estat testimoni i que n'és custodi de gran part de la història recent de la nostra comunitat, i que reflecteix les adaptacions que exigeix la societat del segle XXI:

  • 1987. Es crea l'embrió de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears pel Decret 14/1987, de 5 de març, sota el nom d'Arxiu Administratiu General del Govern Balears, el qual queda adscrit a la Conselleria de Presidència.
  • 2004. El desembre es publica una Ordre de la vicepresidenta i consellera de Relacions Institucionals per la qual s'adopten mesures provisionals per a la transferència de documents a l'Arxiu Administratiu General de la comunitat autònoma de les Illes Balears, la qual encara és vigent.
  • 2006. S'aprova la Llei 15/2006, de 17 d'octubre, d'arxius i patrimoni documental de les Illes Balears, i l'arxiu del GOIB passa a dependre de la Conselleria competent en matèria de Cultura.
  • 2010. Es publica el Decret 99/2010 que regula els Arxius de l'Administració de la comunitat autònoma de les Illes Balears, on per primera vegada apareix el sistema de gestió documental i que deroga el Decret de 14/1987.
  • 2018. Es crea el Servei d'Arxiu Digital dins del Departament d'Administració Electrònica, amb la funció principal de dur a terme «l'organització i el manteniment de l'arxiu electrònic únic i la política de gestió documental electrònica» i s'inicia la tramitació de l'Avantprojecte de modificació de la Llei 15/2006, de 17 d'octubre, d'arxius i patrimoni documental de les Illes Balears.
  • 2021. Amb el Decret 25/2021, de 8 de març es varen atribuir a la Direcció General de Modernització i Administració Digital (DGMAD) «la gestió documental i el funcionament de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears, que inclou l'electrònic» el Servei d'Arxiu Digital passa a denominar-se Servei d'Arxiu i Gestió Documental.
  • 2022. Es publica la Llei 6/2022, de 5 d'agost, d'arxius i gestió documental de les Illes Balears que reafirma la voluntat del Govern d'ubicar els arxius de manera paral·lela amb la gestió documental, i no veure'ls només com a ens finalistes, dels quals, únicament es destacava la part patrimonial o cultural. I en aquesta Llei, l'article 33.1, adscriu l'Arxiu del Govern de les Illes Balears a la conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental.
  • 2023. S'inicien les reunions amb els Consells insulars per engegar les comissions tècniques i la Junta Interinsular Qualificadora de Documents i redactar el seu Reglament.

   

  Feliç dia dels Arxius!

• Repositori VALORA*

  El passat 12 de juny, es varen presentar alguns dels resultats del projecte de la Comunidad Práctica VALORA, un grup de treball en el qual també participen membres de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears, i que pretén optimitzar esforços entorn de la valoració de sèries documentals desenvolupant productes que facilitin aquesta tasca als professionals dels arxius.

  Un dels resultats més rellevants va ser la presentació del repositori de sèries documentals valorades pels diferents òrgans qualificadors de les institucions que participen del projecte, que a hores d'ara compta amb més d'11.000 registres, i que constitueix una fita significativa per a la comunitat arxivística al apostar per la col·laboració, la normalització i la reutilització de recursos.

  El repositori VALORA*, que hem enllaçat a l'apartat d'instruments tècnics d'aquesta web, ofereix un cercador general i diversos filtres que faciliten la recuperació de la informació. Amb la seva implementació s'obre un nou marc d'actuació per a l'avaluació i la millora dels processos de valoració de sèries documentals.

  Així mateix, aprofitam per felicitar les comissions que han format part del projecte, en particular, a la Asociación de Archiveros de Andalucía i els Archivos de la Comunidad de Madrid, les quals han destacat en el desenvolupament tècnic.

  En resum, la presentació dels resultats del projecte VALORA ha posat de manifest la importància de la col·laboració i la utilització d'eines innovadores en el camp de l'arxivística.

  L'Arxiu del Govern de les Illes Balears i les altres institucions participants continuen treballant conjuntament per aconseguir avenços significatius en la gestió documental on la valoració de sèries esdevé un dels processos clau.

• Nova actualització de la fitxa d'alta de procediment a sèrie documental

  Avui, per donar resposta a alguns comentaris i suggeriments que ens heu anat fent arribar, i també per adaptar les necessitats canviants del Servei d'Arxiu i Gestió Documental, hem publicat una nova actualització de la fitxa de sol·licitud d'alta de procediment a sèrie documental.

  Els canvis més destacats inclouen:

  1. Augment del nombre de files disponibles per a la inserció de documents, proporcionant més flexibilitat a l'hora de definir-la.

  2. Ampliació de l'abast de la fitxa per permetre la incorporació a les sèries documentals d'agrupacions documentals, serveis i registres.

  3. Actualització d'alguns camps per garantir la conformitat amb la normativa europea de protecció de dades.

  4. Simplificació de botons i funcionalitats que dificultaven la inserció de noves files, assegurant una millor experiència d'usuari.

  Per garantir que sempre utilitzeu la versió més recent de la fitxa, us recomanem que la descarregueu directament des de la nostra pàgina web, a la secció d'alta de sèrie documental.

• Representació d'Arxivers de Balears a la Jornada Valora a València

  El passat 27 d'octubre, una delegació d'arxivers de les Illes Balears va participar en la Jornada Valora celebrada a València, una trobada professional destinada a compartir experiències i coneixements sobre la gestió dels arxius i la valoració de documents.

  L'esdeveniment amb totes les places exhaurides, demostrà l'interès existent en la professió per cooperar i col·laborar en aquest procés de gestió documental, que les administracions públiques han d'aplicar segons la Norma Tècnica de Interoperabilitat de Política de gestió de documents electrònics. La representació de les Illes Balears va ser un testimoni clar d'aquest interès i compromís.

  A la Jornada Valora, es van compartir les darreres novetats introduïdes en el repositori de valoracions, els avanços en les eines per al desenvolupament d'una fitxa d'identificació i valoració comuna, i es van analitzar els problemes i reptes de la macrovaloració de sèries documentals que afronten les comissions de valoració per aconseguir criteris unificats i coherents que facilitin la seva tasca.

  L'experiència i els coneixements adquirits en aquesta trobada contribuiran a millorar la gestió dels arxius a les Illes Balears i promouran una major eficiència i coherència en la valoració de documents que segur contribuiran en la preservació de la memòria i la gestió de la informació.

  Cal recordar que la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears, segons l'article 27.1, s'ha de crear la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents com a òrgan col·legiat de caràcter tècnic de les Illes Balears, adscrit a la conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental del Govern de les Illes Balears. Per la qual cosa, des d'aquesta Comissió s'intentarà aplicar els criteris de la Comunitat de Pràctiques VALORA, sobretot, en els aspectes de la macrovaloració.

  A la fotografia, d'esquerrra a dreta: Maria Nieto de l'Arxiu Municipal de Llucmajor, Montserrat Puyol de l'Arxiu General del GOIB, Juan Miguel Álvarez de l'Arxiu Municipal de Felanitx i Mateu Ramon del Servei d'Arxiu i Gestió documental del GOIB.

• Transferència de la col·lecció documental de l'Associació Memòria de Mallorca

  Aquest mes de novembre s'han iniciat els processos tècnics necessaris per dur a terme la transferència de la col·lecció documental de l'Associació Memòria de Mallorca - Totes les causes (1936-1939), i que consisteixen en el trasllat dels fitxers, la revisió del fons documental i dels instruments tècnics de descripció, i l'actualització del protocol de consulta.

  Des del Servei d'Arxiu i Gestió Documental esperam que aquest procés finalitzi a finals d'any per tal que la col·lecció sigui accessible a partir de gener de 2024 en les mateixes condicions que es regularen en la Resolució, d’1 d’octubre, de la consellera d'Hisenda i Relacions Exteriors, a proposta del director general de Cooperació Local i Patrimoni, per la qual s'autoritza l'acceptació de cessió gratuïta a la Direcció General de Memòria Democràtica per part de l'Associació Memòria de Mallorca, de l'Arxiu del Projecte «Totes les Causes», relatiu a les causes judicials de les víctimes del franquisme de les Illes Balears (BOIB n. 188, de 31 d'octubre de 2020).

  Cal recordar que es tracta d'una col·lecció d'uns 300.000 documents de còpies digitals, que va cedir l'Associació Memòria de Mallorca al Govern de les Illes Balears, el mes d'octubre de 2020, perquè el Govern es fes càrrec de la preservació, del manteniment i de la millora i adequació de la visualització dels documents durant tot aquest període.

  Tot d'una que acabi el procés de transferència ho anunciarem en aquesta mateixa pàgina juntament amb les instruccions per sol·licitar l'accés.

• Bon Nadal!

• Agrupacions documentals

  Avui a la reunió del Grup Tècnic d'Immersió Digital hem presentat el primer procediment no administratiu que s'integrarà al gestor d'expedients corporatiu RIPEA. Es tracta del procediment amb codi funcional (no SIA) dirigit a la gestió de la composició de la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents, i que podrà fer-se extensiva a altres agrupacions documentals derivades de la seva activitat i, evidentment, a la d'altres òrgans col·legiats de la CAIB.

  Aquesta nova funcionalitat del gestor d'expedients RIPEA s'ha integrat per facilitar la gestió de l'activitat dels òrgans col·legiats i permet, entre d'altres coses, utilitzar les eines del gestor documental per signar i realitzar notificacions o comunicacions (portabib o notib) i automatitzar aquests procediments no reglats que es conformen com a seqüència d'actuacions coherents que condueixen a un resultat específic. 

  Aquestes agrupacions documentals s'identifiquen a través d'un codi funcional (no un codi SIA) regulat per la Norma Tècnica d’Interoperabilitat d'expedient electrònic (NTI-EE) el qual es genera automàticament amb el gestor d’expedients RIPEA.

  Teniu més informació sobre la forma en què es custodien els documents a l'arxiu a la secció de preguntes freqüents i a la presentació que s'adjunta.

• Adaptació a la nova imatge institucional

  Avui hem començat a canviar alguns dels formularis i fitxers descarregables per tal d'adaptar-los a la nova imatge institucional del Govern de les Illes Balears que va entrar en vigor el passat dia 1 de març. Aquesta serà una tasca progressiva així que us pregam que estigueu atents a la pàgina web per tal d'utilitzar sempre la darrera versió que hi hagi disponible.

   

• Definicions de les funcions del quadre de classificació

  Avui hem publicat la versió esborrany del Quadre de classificació funcional amb la descripció de funcions, un instrument tècnic que permet conèixer millor els criteris emprats al Servei d'Arxiu i Gestió Documental per classificar les sèries documentals. 

  Aquest document romandrà un temps en revisió.

• Grup d'aprenentatge col·laboratiu VALDIB_2024

  Avui us presentam VALDIB_2024, un Grup d'aprenentatge col·laboratiu sobre valoració documental. Es tracta d'una iniciativa de l'EBAP basada en "un grup de persones que, preocupades per un problema o una necessitat comuns o amb un interès compartit, aprofundeixen en l'assumpte a través de la interacció continuada, amb la finalitat de resoldre el problema, donar-hi respostes i aprofundir en el coneixement de l'assumpte" ... "La finalitat d'aquest programa és valorar els aprenentatges informals que es produeixen entre iguals, amb el foment de la creació de grups de persones que comparteixen, aprenen, debaten i generen coneixement".

  En aquest cas l'objectiu principal del grup és elaborar un manual que ajudi a unificar criteris i a desenvolupar la tasca de valoració dins l'àmbit de les Illes Balears, i que s'oferirà en accés obert perquè sigui profitós per a tots els professionals.

  La iniciativa va resultar un èxit de convocatòria i en pocs dies vàrem esgotar les 20 places oferides, xifra que es considerava òptima pel bon funcionament del GAC.

  El grup té un caràcter interadministratiu, i en formen part arxivers i arxiveres dels consells insulars de Mallorca i Menorca, del Govern de les Illes Balears, i una bona representació d'arxius municipals.

  A la primera sessió, que va dur per nom "el moment zero" es va decidir, per una banda, el nom del grup: VALoració Documental de les Illes Balears (VALDIB), es posaren les bases per redactar la carta constitutiva i es va engegar la plataforma Moodle per organitzar la documentació. 

  Us anirem informant dels avenços i resultats a través d'aquesta pàgina web.

• Nou Procediment Telemàtic

  Des d'avui, ja es pot realitzar la "Consulta del fons documental de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears" de manera telemàtica.

  Amb aquesta nova funcionalitat, el Servei d'Arxiu i Gestió Documental s'adhereix als processos de digitalització de la CAIB, augmentant progressivament l'inventari de procediments electrònics disponibles.

  Aquest procediment permet realitzar quatre tràmits:

  1) Realització de peticions de cerca documental al fons de l'Arxiu.

  2) Sol·licitud d'accés als documents del Fons de l'Arxiu General del Govern de les Illes Balears.

  3) Accés als expedients digitals de la Col·lecció de Memòria Democràtica "Totes les Causes (1936-1939)".

  4) Esmena de sol·licituds o presentació de documentació addicional.

  Podeu obtenir més informació a l'apartat "Accés ->Consulta del fons documental de l'Arxiu del Govern de les Illes Balears", de la pàgina web de l'Arxiu on hem incorporat aquesta novetat.

  Finalment, informem que amb aquesta implementació es dona per finalitzat el procés de transferència de la col·lecció "Totes les Causes (1936-1939)", així que en els pròxims dies anireu rebent respostes a les consultes iniciades.

• Feliç setmana Internacional dels Arxius 2024

  Avui comença la Setmana Internacional dels Arxius! 🎉

  Durant aquests dies, els arxius de tot el món organitzen activitats per difondre les seves col·leccions, mostrar les seves instal·lacions i reivindicar el seu paper com a guardians del patrimoni documental i la memòria col·lectiva.

  📂 La temàtica d'enguany és "Ciberarxius" i ens convida a reflexionar sobre els reptes que les noves tecnologies i la digitalització plantegen als arxius.

  A les Illes Balears, la majoria dels arxius han preparat una sèrie d'activitats especials al llarg de tota la setmana per commemorar aquesta data.

  Al Servei d'Arxiu i Gestió Documental també ens sumem a la celebració! i, per això, hem preparat un trivial virtual sobre el nostre servei perquè pugueu posar-vos a prova. Us atreviu a participar? 📜

  ---->   Entra al test   <----

   #SetmanaInternacionalDelsArxius #Ciberarxius #ArxiusBalears #PatrimoniDocumental #IAW2024

• Ja tenim data per constituir la CIQD!

  Dia 9 de juliol es constituirà a Palma la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents de les Illes Balears, i s'iniciarà oficialment la tasca de valoració documental. Aquesta va ser una de les novetats més importants de la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears i, amb la posada en marxa, es completa el Sistema arxivístic de les Illes Balears.

  Aquesta comissió és, segons la llei, un òrgan de coordinació que comptarà amb la representació dels arxius de l'Administració de la comunitat autònoma, dels consells insulars i dels ens de l'administració local, així com d'altres membres especialistes en història contemporània o altres temàtiques rellevants per dur a terme amb seguretat aquesta activitat com són la transparència i la protecció de dades. Finalment, també participen de la comissió membres de les federacions de municipis i de les associacions professionals.

  Per a més informació, sobre la CIQD podeu consultar l'apartat dels òrgans col·legiats derivats de la Llei d'arxius. 

  Us anirem contant les novetats!

   

• Constitució de la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents de les Illes Balears

  Com us havíem anunciat, ahir es va constituir la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents (CIQD), un òrgan col·legiat regulat a la Llei 6/2022, de 5 d’agost, d’arxius i gestió documental de les Illes Balears.

  La CIQD té com a funció principal la creació de les taules de valoració dels documents de les administracions públiques (autonòmica i local) de les Illes Balears, que són uns dels instruments tècnics de gestió documental que defineixen els processos de conservació, eliminació i accés als documents.

  Aquesta és una fita important per a la gestió documental de les nostres illes. La valoració és una tasca essencial per al bon funcionament dels arxius, i fins a la publicació de la esmentada Llei d’Arxius, aquest procès de gestió documental s’havia dut a terme de manera aïllada i sense uns criteris comuns. Aquesta manca de coherència va generar amb el temps una enorme càrrega de treball per als arxivers i una acumulació de documents en els dipòsits, físics i repositoris digitals, que dificulta el procés de transferència i accés als fons documentals, i suposa un enorme cost econòmic per a les administracions públiques.

  La CIQD compta amb representació de l’administració autonòmica i local, incloent consells i ajuntaments, i integra membres especialistes en protecció de dades, transparència i història contemporània, i membres d’associacions, federacions i grups tècnics professionals.

  Aquesta diversitat ofereix una visió integral i coordinada del procés de valoració, que garanteix d’aquesta manera la preservació adequada dels documents per a les futures generacions.

  Ahir va ser un dia per celebrar aquesta fita i per mirar cap al futur amb l'esperança que la Comissió Interinsular Qualificadora de Documents compleixi amb èxit la seva missió, i asseguri una gestió documental eficient i coherent que beneficiï tota la comunitat.

  MEMBRES

  Presidenta: Catalina Mir Ferrer, secretària general de la Conselleria d'Economia, Hisenda i Innovació, com a conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental.

  Secretari: Mateu Ramon Lidón, cap del Servei d'Arxiu i Gestió Documental.

  Vocals:

  Govern de les Illes Balears: Montserrat Puyol Rodríguez i Elena Gili Sampol (conselleria competent en matèria d'arxius i gestió documental); Nuria García Barco (conselleria competent en matèria de Transparència); i Maria Isabel Fuster Ferrer (conselleria competent en matèria de Protecció de dades)

  Consell Insular de Mallorca: Carme Llabrés Mesana

  Consell Insular de Menorca: Francisca Fortuny Mercadal

  Consell Insular d’Eivissa: M. Neus Marí Serra

  Consell Insular de Formentera: Jahmila Canale

  Universitat de les Illes Balears: Antoni Marimon Riutort

  Comissió Tècnica Interinsular d'Arxius: Juan Miguel Álvarez Martínez

  Associació d'Arxivers Bibliotecaris i Documentalistes de les Illes Balears (ABADIB): Esther Molina Costa

  Federació d’Entitats Locals de les Illes Balears (FELIB): Beatriu Zamorano Galmés

• Participació en el Consejo de Cooperacion Archivística i el I Congreso Nacional de Archivos

  El Servei d'Arxiu i Gestió Documental participarà en els grups de treball del Consejo de Cooperacion Archivística i en eI I Congreso Nacional de Archivos, que tindran lloc a Pamplona entre el 22 i el 25 d'octubre de 2024.

  Els grups de treball en què participarà personal del Servei d'Arxiu són: el GT. Ad hoc de Valoració, el GT. Ad hoc d'accés / Memòria Democràtica i l'Observatori d'Intel·ligència Artificial d'arxius.

  El congrés s'articularà sota el lema "una experiència col·laborativa", i posarà l'accent en la necessitat que les diferents administracions i institucions treballin conjuntament per garantir una gestió documental eficaç i sostenible.

  Les ponències remarquen la importància de l'intercanvi de coneixements i recursos entre administracions públiques, i la necessitat d'unificar criteris per afrontar els reptes del futur. En aquesta mateixa línia el Servei d'Arxiu i Gestió Documental presentarà una comunicació per explicar l'experiència del primer any del grup d'aprenentatge col·laboratiu "VALD!B: Valoració documental de les Illes Balears" com a una iniciativa que pretén normalitzar i alinear els criteris de valoració documental en l'àmbit autonòmic.

  La participació en aquest congrés reforça el compromís del Servei amb el treball col·laboratiu i l'optimització dels tractaments arxivístics per respondre a les necessitats d'una societat cada vegada més digital. A més, el congrés representa una oportunitat per construir sinergies i compartir un full de ruta que permeti als arxius garantir la conservació i l'accés a la informació pública d'una manera coordinada i efectiva en l'àmbit estatal.

  Més informació i programa:

  https://www.cultura.gob.es/cultura/areas/archivos/mc/congreso/programa/programa-congreso.html

• Catàleg "Totes les causes (1936-1939)"

  Avui us presentem el catàleg "Totes les causes (1936-1939)", una eina en fase beta que permet consultar les causes judicials que l'Associació Memòria de Mallorca va digitalitzar i aquelles causes que l'Associació va identificar però no digitalitzar.

  Amb aquesta eina, podreu estalviar temps en la cerca documental, i tramitar directament la sol·licitud d'accés i la declaració responsable que haureu d'emplenar, signar i registrar. Teniu tota la informació disponible a l'enllaç següent: https://www.caib.es/sites/arxiu/ca/col/

  El catàleg inclou tots els noms dels encausats que figuren en la publicació de l'Associació Memòria de Mallorca: Oliver, M.A. (2024). 5947 In Memoriam. Cens de persones encausades a judicis sumaríssims 36-40 i tipologia de causes. Aquest projecte respecta escrupolosament els noms i llinatges tal com apareixen a les causes originals. A més, amb l'objectiu de facilitar la cerca dels expedients, progressivament s'aniran afegint variants dels noms per millorar la recuperació de la informació. Mentrestant, recomanem provar diferents versions dels noms per assegurar-ne la localització.

  Pel que fa al funcionament del catàleg, és important escriure els noms completament en minúscules i pitjar ENTER per iniciar la cerca. Si el nom apareix amb el número de causa o causes, podreu iniciar el procés de sol·licitud d'accés. En cas que el nom aparegui sense codi, caldrà dirigir-se a l'Arxiu del Jutjat Togat Militar Territorial núm. 33 de Palma (CP 07002, C/ de Jaume Lluís Garau, 1, Quarter General Palacios - Q_Enginyers – Q_Avingudes) per consultar la causa presencialment.

   

• L'Arxiu del Govern al I Congreso Nacional de Archivos i a les reunions dels grups de treball del Consejo de Cooperación Archivística

  La setmana passada el Servei d’Arxiu i Gestió Documental de la Direcció General d'Estratègia Digital i Simplificació Administrativa, de la Conselleria d'Economia, Hisenda i Innovació, del Govern de les Illes Balears va presentar al Palacio de Congresos y Auditorio Baluarte-Jauregia de Pamplona, l'experiència d'aprenentatge col·laboratiu VALD!B, valoració documental de les Illes Balears, una comunicació emmarcada dins el I Congreso Nacional de Archivos, que va organitzar el Ministerio de Cultura entre els dies 23 i 25 d'octubre.

  Així mateix, també hem participat en les reunions dels grups de treball del Consejo de Cooperación Archivística, òrgan col·legiat de cooperació entre administracions públiques en matèria d'arxius, segons l'article 5 del Reial Decret 1708/2011, de 18 de novembre que es celebraren la jornada anterior al Congrés, per aprofitar d'aquesta manera els avantatges de la presencialitat, donat que gran part dels arxivers participarien d'una o d'una altra manera.

  L'Arxiu del Govern té representació a tres dels grups de treball: Ad Hoc Valoración, Ad Hoc Acceso y Memoria Democrática i al, recentment creat, Observatorio de Inteligencia Artificial de Archivos.

  --> Veure notícia completa <--

• El Consell de Govern aprova la nova política de gestió de documents electrònics del Govern de les Illes Balears

  El 29 de novembre de 2024, el Consell de Govern aprovà la nova política de gestió de documents electrònics del Govern de les Illes Balears, la qual s’adapta als canvis organitzatius —com la creació del Departament d’Administració Electrònica, del qual depèn el Servei d’Arxiu i Gestió Documental—, tecnològics i legals que afecten la transformació digital de l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears.

  Per això, la nova política estableix el marc general d’actuació per gestionar els documents electrònics que formen part del fons documental del Govern de les Illes Balears, que n’asseguri l’autenticitat, la integritat, la confidencialitat, la disponibilitat, la traçabilitat, l’eficàcia i l’eficiència en el tractament, el control, la recuperació i la conservació.

  Aquesta política forma part de la capa de govern que regula el sistema de gestió documental del Govern de les Illes Balears, i es complementa i s’integra amb els documents que deriven de la política de gestió de documents electrònics, el segon dels quals és el Model de gestió de documents electrònics que es publicarà el mes de gener.

  La política també es va publicar en el BOIB n. 156, de 30 de novembre.

• El Servei d'Arxiu i la col·laboració interadministrativa

  Hem començat el mes de desembre participant en activitats de difusió del coneixement que mostren els resultats d'un any intens on al Servei d'Arxiu i Gestió Documental hem fet molta feina de planificació i gestió de portes cap a dins, però també de coordinació de tasques amb altres arxius. Ara, a prop de tancar el 2024 restava compartir tota aquesta feina per convidar a més professionals que puguin estar interessats, a formar-hi part.

  Per aquest motiu, aquesta setmana hem posat l'èmfasi en la comunicació per evidenciar la importancia de la col·laboració professional i interadministrativa, així:

  • Dia 3 de desembre varen participar en la Jornada de Bones Pràctiques dels Grups d'Aprenentatge, la màgia de la col·laboració, que organitzà l'EBAP al Parc Bit. Allà presentarem els resultats i l'experiència del treball col·laboratiu al grup VALD!B. Valoració documental de les Illes Balears. També, vam tenir l’oportunitat de conèixer altres propostes interessants i compartirem les experiències, incloent-hi els reptes, beneficis i idees de millora, tant a les presentacions formals com durant les converses informals de la pausa cafè. Podeu consultar en aquest enllaç la presentació.
  • Dia 4 de desembre vam organitzar i coordinar un taller pràctic sobre els criteris d'aplicació del manual de valoració VALD!B per a personal tècnic dels arxius del Govern, dels consells insulars de Mallorca, Menorca i Formentera, i dels arxius municipals d'Inca, Campos, Sant Llorenç, Andratx, Felanitx, Llucmajor i Santa Maria. A la jornada vam discutir i reflexionar sobre els criteris recollits al manual i es van aportar punts de vista i reflexions que sense dubte enriqueixen aquesta eina que ha de ser un element de suport per a la tasca de valoració. Fotografies del taller.

  Així doncs, a l'Arxiu del Govern esperam poder continuar treballant i aportant recursos que ajudin a enfortir la col·laboració arxivística a les Illes Balears.

• Bon Nadal