Alta de serie documental
El Servicio de Archivo y Gestión Documental es el responsable de mantener el cuadro de clasificación funcional del Govern de les Illes Balears.
Para dar de alta una nueva serie documental se debe enviar un correo electrónico (arxiu@caib.es) con el asunto: Solicitud Alta de Serie Documental donde debemos adjuntar la 
Sol._alta_serie_documental.ods cumplimentada por la persona responsable de procedimiento.
Los objetivos de este procedimiento son:
- Identificar la o las series documentales en las que clasificar los expedientes que gestiona la aplicación.
- Llevar a cabo el análisis documental, donde se establece:
- Qué documentos se deben guardar en el sistema de gestión documental.
- La forma y el momento en el que se debe producir la obertura y el cierre de los expedientes.
- Los documentos y tipos documentales que incluyen los expedientes y sus características principales.
- La forma en que se debe informar de los metadatos de los documentos y expedientes.
- Las reglas y categorias de acceso que se deben aplicar una vez finalizan los trámites.
- La evaluación documental (dictamenes donde se establecen las pautas para la conservación, vigencia y eliminación de cada una de las series documentales y pautas generales para su acceso).
Una vez identificada la serie documental y se ha realizado el análisis documental correspondiente se llevarán a cabo los trámites con el Servicio de Sistemas de Información para crear de oficio las series documentales en el Gestor documental de les Illes Balears (GDIB) y se enviará la ficha de identificación de la série a título informativo.
A continuación se presenta un diagrama que resume los diferentes sucesos, procesos y actores que intervienen en cada una de las fases: