Según los artículos 5 y 10 de la Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Islas Baleares, forman parte del patrimonio documental de las Islas Baleares todos los documentos, comprendidos o no en archivos y generados en cualquier época, que hayan sido producidos, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones de los organismos de titularidad publica, como por ejemplo:

El Gobierno y la Administración de la comunidad autónoma de las Islas Baleares.
El Parlamento de las Islas Baleares.
Los cabildos.
Las entidades locales.
El Consejo Económico y Social, el Consejo Consultivo y todas las otras instituciones de la comunidad de las Islas Baleares no dependientes de la Administración de la comunidad autónoma de las Islas Baleares.
La Universitat de les Illes Balears.
Los entes integrantes del sector público instrumental de la comunidad autónoma de las Islas Baleares.
Etc.

2. ¿Se pueden eliminar los documentos de las administraciones públicas?

Los documentos solo se pueden eliminar de acuerdo con los criterios establecidos en las tablas de evaluación que la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos haya validado o sobre las cuales haya dictaminado favorablemente, siguiendo los criterios de valoración documental y de acuerdo con los valores primarios (administrativos y jurídicos) y los valores secundarios (informativos e históricos) de la documentación evaluada. (Art. 65.2 de la Ley 6/2022).

3. ¿Cómo se organiza el Servicio de Archivo y Gestión Documental del Gobierno de las Islas Baleares?

El Servicio de Archivo y Gestión Documental del Gobierno de las Islas Baleares tiene como principal función encargarse de la gestión documental y del funcionamiento del Archivo del Gobierno de las Islas Baleares, que incluye el electrónico. El Servicio se organiza a través de dos secciones:

Sección Archivo General que gestiona y custodia el fondo en apoyo papel.
Sección Archivo Digital que organiza y gestiona la parte funcional del archivo electrónico único.

B. Los documentos

4. ¿Qué es un documento de archivo?

Se considera documento de archivo toda la expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier expresión gráfica sonora o imagen, recogida en cualquier apoyo material, incluso los informáticos, que son testigo de las actividades propias del Gobierno de las Islas Baleares en cumplimiento de sus funciones.

5. ¿Qué es la gestión documental?

Es el conjunto de operaciones dirigidas al control eficaz y sistemático de la creación, la recepción, el uso, la valoración y la conservación de los documentos, incluidos los procesos para incorporar y mantener
pruebas de las actuaciones o actividades de la Administración, en forma de documentos y sistemas de información, con el objetivo de racionalizar y unificar el tratamiento y conseguir una gestión eficaz y rentable.

6. ¿Qué características debe tener un documento de archivo?

Los documentos de archivo forman conjuntos orgánicos que responden a la actividad de la unidad productora. Disponen de un carácter seriado.
Son ejemplares únicos que reflejan la actuación o actuaciones para la resolución de un asunto. Son originales, o tratados como tales.
Dan testimonio de las actividades del Gobierno de las Islas Baleares en el cumplimiento de sus funciones.
Son portadores y garantes de derechos y deberes de la Administración y de los ciudadanos.
Son una fuente primaria de información.
Disponen de una serie de valores primarios (administrativo, legal, fiscal, jurídico) y de valores secundarios (valor informativo e histórico).
Transcurridos el periodo de tiempo establecido por el plazo de retención, y una vez disponga de tabla de valoración aprobada, deben ser transferidos al archivo o eliminados.
Forman parte del Patrimonio Documental de las Islas Baleares.

7. ¿Qué es un expediente según la disciplina archivística?

Es una unidad documental formada por una agregación integrada de documentos simples, generados orgánicamente y funcionalmente por un sujeto productor, para terminar un mismo asunto. Sinónimo: dossier.

C. Organización y funcionamiento

8. ¿Cómo se presentan los documentos en el Archivo del Gobierno de las Islas Baleares?

Expedientes administrativos o procedimentales: son aquellos expedientes que derivan de la gestión de los procedimientos administrativos. Según la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del procedimiento administrativo común de las administraciones públicas:

Un procedimiento administrativo es «un conjunto ordenado de trámites y actuaciones efectuadas formalmente, según el curso previsto legalmente, para dictar un acto administrativo o expresar la voluntad de la Administración» (preámbulo II); y
Un expediente administrativo es «un conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla» (artículo 70).

Disponen de: normativa reguladora, código SIA y una resolución del acto administrativo.

Ejemplos: Solicitud de ejercicio de derechos en materia de protección de datos personales; Reclamación de devolución de ingresos indebidos; Procedimiento sancionador en materia de energía (en el sector de gas canalizado), etc.

Expedientes de servicios: son aquellos que se generan a partir de la tramitación de un servicio administrativo, es decir, que provienen de la actuación automatizada de la Administración y que se realiza a través de un único trámite. Algunas veces se puede generar sin la intervención de personal empleado público.

Disponen de: código SIA y un periodo de conservación limitado.

Ejemplos: certificados de datos, citas previas, pago de tasas, descarga de formularios, declaraciones de veracidad de datos bancarios, etc.

Expedientes no procedimentales o agrupaciones documentales: en la Administración existen otro tipo de actuaciones que no son procedimientos administrativos y por lo tanto no son susceptibles de disponer de código SIA. Estas actividades generan documentos creados al margen de un procedimiento reglado que ha sido formado por agregación como secuencia de actuaciones coherentes que conducen a un resultado específico. Estas agrupaciones se identifican a través de un código funcional regulado por la Norma Técnica de Interoperabilidad de expediente electrónico (NTI-EE) .

Disponen de: Código ID (regulado por la NTI-EE, el cual se genera automáticamente con el gestor de expedientes RIPEA).

Ejemplos: los expedientes de composición de los órganos colegiados, los expedientes de sesiones de los órganos colegiados, etc.

Registros, bases de datos o libros de registro: son aquellos libros o ficheros que reúnen asentamientos y/o anotaciones sin que sea necesaria una relación entre ellos, sino que han sido agrupados con una función de control.

9. ¿Qué es una série documental?

Según la Norma Internacional General de Descripción Archivística una serie documental es: «un conjunto de documentos organizados de acuerdo con un sistema de clasificación o conservados como una unidad por el hecho de ser el resultado de un mismo proceso de formación o de clasificación, –o de la misma actividad, porque tienen una misma tipología; o por cualquier otra relación derivada de su producción, recepción o uso».

10. ¿Qué es un expediente ENI?

El expediente ENI es aquel que cumple con las especificaciones y requerimientos técnicos especificados por la Norma Técnica de Interoperabilidad de expediente electrónico.

En la práctica, en el Gobierno de las Islas Baleares, esto quiere decir que se gestionan a través de los gestores de expedientes integrados con el Gestor Documental de las Islas Baleares: los corporativos RIPEA o Helium, u otras aplicaciones específicas de gestión de expedientes desarrolladas por consejerías.

11. ¿Cuándo debemos solicitar una serie documental al Servicio de Archivo?

Siempre que definimos un nuevo procedimiento, servicio, agrupación documental o registro, independientemente de su soporte físico tendremos que solicitar su asociación a una serie documental para que se pueda custodiar en el Gestor Documental de las Islas Baleares (documentos electrónicos) o en el Archivo General (documentos en soporte papel).

Si existe una serie documental identificada compatible se proporcionará el código, y si no existe ninguna, se creará una nueva.

Con respecto a la tramitación en soporte electrónico:

Con los procedimientos y servicios, pediremos el código de serie documental una vez hayamos insertado los datos en el Inventario de procedimientos y servicios (ROLSAC ).
Con las agrupaciones documentales y registros solicitaremos el código de serie documental cuando hayamos diseñado el procedimiento no reglado que da origen a la agrupación o registro y antes de insertarlo en el gestor de expedientes (RIPEA).

En referencia a los documentos en soporte papel:

Para los usuarios de la aplicación ARCEN-ARGEN, en el supuesto de que una serie documental no esté identificada en la aplicación, se deberá solicitar a la Sección Archivo General que la dará de alta.

12. ¿Qué documentos no se deben custodiar definitivamente en un expediente electrónico, ni se deben de transferir al Archivo General si son en papel?

Los documentos con valor meramente informativo a corto plazo o de apoyo a la tramitación:

Ejemplares múltiples, copias o borradores.
Aquellos que dan soporte a la gestión, ayudan en un proceso de toma de decisiones: legislación, libros, revistas, publicaciones...
Aquellos que no testimonian la actividad del Gobierno y no forman parte del patrimonio documental.

13. ¿Cómo se organiza el archivo de gestión o de oficina, en referencia a documentos en soporte papel?

En el archivo de gestión o de oficina se conservan los documentos generados por la unidad administrativa en el ejercicio de sus funciones mientras dure la tramitación de los asuntos. Es fundamental separar la documentación de gestión de la de apoyo informativo.

Mediante la aplicación ARCEN-ARGEN, la organización del archivo de oficina se debe basar en el Cuadro de clasificación funcional del Gobierno de las Islas Baleares, donde podemos encontrar las distintas series documentales generadas por las unidades administrativas independientemente de cual sea su soporte físico.

Los expedientes se deben de guardar en carpetas y subcarpetas de cartón y papel. Se debe evitar la utilización de clips metálicos, grapas, plásticos, y gomas.

Los tipos documentales se ordenarán de forma que resulte evidente el desarrollo de los distintos trámites. El documento con fecha más antigua de producción debe ser el primer documento que encontraremos cuando se abra la carpeta y el que tenga la fecha más reciente se situará al final.

En la carpeta debe constar:

Nombre de la unidad.
Código y denominación de la serie documental.
Fechas de apertura y cierre del expediente.
De manera opcional, el título propio del expediente y otras observaciones que se consideren necesarias.

Una vez cerrados los expedientes se introducen en cajas de archivo normalizadas, que son las que se utilizarán para la transferencia al Archivo General.

14. ¿Cuándo se pueden eliminar los documentos en la fase de archivo de oficina / archivo central?

La eliminación de documentación en la fase de archivo de oficina / archivo central se debe hacer de manera controlada, según la legislación sobre protección de datos de carácter personal y siempre siguiendo el dictamen de las tablas de valoración documental.
Antes de que la Secretaría General de la consejería correspondiente firme la resolución de eliminación, se deberá remitir un borrador al Archivo General; y después de que este órgano dé el visto bueno, se procederá a dictar la resolución de eliminación, y finalmente, se eliminarán los documentos.
Finalmente, la resolución se debe remitir al correo arxiu@caib.es, juntamente con el listado de cajas a las que el Archivo General haya dado el visto bueno para que se eliminen, para después comunicar-lo a la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.

15. ¿Cómo prepararemos la documentación en soporte papel para enviarla al Archivo General?

Las personas encargadas de preparar la documentación para transferirla al Archivo serán personas que conozcan bien la documentación y dispongan del rol de usuario ARCEN-ARGEN.

Antes de introducir la documentación dentro de las cajas de archivo y los datos en la aplicación ARGEN:

Se confirmará que la serie documental que utilizarán es la correcta, previa consulta al Archivo General.
Se deberá que asegurar que el expediente, o la agrupación documental, está completo.
Se deben quitar las copias, las cuales se eliminarán teniendo en cuenta la normativa de protección de datos.
Se deben eliminar las grapas, clips y fundas de plástico que se sustituirán por carpetas y subcarpetas de papel o cartón para evitar el deterioro de los documentos. El contenido descriptivo de cada carpeta se debe introducir en la aplicación ARGEN.
Los documentos se ordenarán siguiendo criterios cronológicos, numéricos o alfabéticos.
Las cajas de archivo deben ser normalizadas, y no deben de tener ninguna marca externa de bolígrafo, ni marcadores.
En la caja de archivo se adherirá la pegatina con los datos de la etiqueta normalizada, que son las etiquetas de numeración del Archivo Central. Por ejemplo, L415508, donde la letra «L» indica que se trata de una ubicación local.
Cuando llega y se acepta la transferencia al Archivo General, se cambia la etiqueta pequeña con una numeración y una ubicación propia del Archivo General, que automáticamente genera la aplicación ARGEN; aunque siempre se conserva la antigua numeración. La identificación, siguiendo el ejemplo anterior, queda con el formato siguiente: 448276 (L415508) CVAL>BAJO>F050>E005>N4>4

16. ¿Cómo se debe hacer una solicitud de transferencia de los documentos en soporte papel para enviarlos al Archivo General?

Una vez que se haya preparado la documentación para la transferencia, se deberá realizar el trámite a través de la aplicación ARGEN.
Se deben relacionar las cajas que se quieren transferir en la aplicación ARGEN, y posteriormente, solicitarlo con los trámites a personas autorizadas, a través de la web http://arxiu.caib.es.

17. ¿Qué se hace en el Archivo General cuando se recibe la solicitud de transferencia?

El Archivo General, una vez haya comprobado que los datos de la transferencia son correctas, devolverá a la unidad administrativa un documento de conformidad firmado por la persona que lleva la transferencia.
Si no es correcto con todas las especificaciones anteriores no se recepcionará la transferencia y se devolverán las cajas, las cuales continuarán con la misma numeración y ubicación del Archivo Central.

18. ¿Qué es ARGEN?

ARGEN es el nombre de la aplicación de gestión del fondo documental en formato papel custodiado en la Sección de Archivo General.

19. ¿Cómo debo sol·licitar el alta de usuario en la aplicación ARGEN?

El acceso a la aplicación ARGEN se debe sol·licitar a través de una petición informática (PINFO) firmada por el/la secretario/secretaria general de la consejería responsable, que se deberà dirigir al Servicio de Archivo y Gestión Documental por correo electrónico. Disponéis del modelo de PINFO y más información sobre los distintos roles de usuario en la sección de servicios > acceso a trámites internos ARGEN de la página web del archivo.

D. El acceso a los documentos

20. ¿Cómo se puede acceder a los documentos en papel custodiados en el Archivo General?

Usuarios internos (personal empleado público de la Administración de la CAIB y SPI)

Previamente se debe estar dado de alta como usuario de la aplicación ARGEN.
Los usuarios de la aplicación ARGEN tienen acceso de consulta a los datos descriptivos de las series documentales específicas que tienen asignadas, tanto en el entorno ARCEN (archivos centrales) como en el entorno ARGEN (Archivo General).
La unidad que transfirió los documentos al Archivo General, puede pedirlos temporalmente en préstamo.
Los formularios, tanto de solicitud de préstamo, como de devolución, se rellenan por serie documental y por unidad de servicio, a través de los trámites que figuran en Intranet de la web http://arxiu.caib.es para que queden reflejados en las solicitudes de la aplicación ARGEN.
Tras la solicitud de préstamo, el Archivo General envía a la oficina solicitante la caja que contiene los documentos, acompañada de dos ejemplares del formulario de préstamo firmados y sellados, en los cuales se consigna el plazo de devolución.
La unidad solicitante del préstamo tendrá que devolver al Archivo uno de los ejemplares firmados y sellados por el responsable.
El préstamo tendrá una duración máxima de 15 días, prorrogables a 15 días más, previa solicitud al Archivo General.

Usuarios externos (personal empleado público otras administraciones y ciudadanía)

El acceso a los documentos custodiados a la Sección Archivo General se hará a través de una solicitud de búsqueda documental por:
- formulario de acceso/consulta de la web: http://arxiu.caib.es
- correo electrónico: arxiu@caib.es
- teléfono: 971 17 60 89
Las tablas de valoración y acceso determinan los plazos y restricciones para el acceso y consulta de los documentos.

E. Los instrumentos técnicos

21. ¿Qué significan las marcas de colores (el semáforo) que aparecen junto al código de serie en el cuadro de clasificación?

Delante del código de identificación de las series documentales del cuadro de clasificación del GOIB se han incorporado unos iconos de colores que ofrecen información adicional sobre cuál es el estado de la serie dentro del sistema de apoyo a la tramitación. Se trata de marcas que responden a criterios funcionales, puesto que indican:

Si la serie ha sido dada de alta en el Gestor Documental de las Islas Baleares (GDIB) (verde) y al menos a partir de una fecha se tramita telemáticamente.
Si se trata de una serie que solo existe en soporte analógico custodiada en el Archivo General (rojo).
Si se trata de una serie solamente identificada, de la cual todavía no se ha transferido tipo de documentación al Archivo.

El objetivo que se persigue es incentivar para que cada vez haya más semáforos en verde, una señal evidente de la progresión en la digitalización de la administración.

22. ¿Cómo puedo saber si una serie documental ha sido valorada?

Las tablas de evaluación documental definen cuáles son los periodos de retención de la documentación pública y su régimen de acceso. Las tablas de valoración aprobadas por la antigua Comisión de Calificación y Evaluación Documental (CQAD) entre 2012 y 2020 se encuentran recogidas y enlazadas en el Calendario de conservación y acceso, y en la Relación de tablas de valoración documental aprobadas, herramientas publicadas a la página web del archivo. El primer recurso ofrece la información clasificada según el Cuadro de clasificación funcional del Gobierno de las Islas Baleares, mientras que el segundo se organiza mediante los códigos ARGEN.