El Servicio de Archivo y Gestión Documental
La función principal del Servicio de Archivo y Gestión Documental del Gobierno de las Islas Baleares es la de encargarse de la gestión documental y del funcionamiento del Archivo del Gobierno de las Islas Baleares, que incluye el electrónico (Decreto 16/2023, de 20 de julio, de la presidenta de les Illes Balears).
El Archivo del Gobierno de les Illes Balears está al frente y es el centro de referencia del Subsistema Archivístico de l'Administración de la comunidad autónoma de las Islas Baleares. Se encuentra adscrito a la Consejeria de Economía, Hacienda y Innovación que es la competente en materia de archivos y gestión documental del Gobierno de las Islas Baleares.
Segun el art. 33 de la Ley 6/2022, de 5 de agosto, de archivos y gestión documental de las Illes Balears, las funciones del Archivo son las siguientes:
a) Recibir los documentos procedentes de los diferentes órganos de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, o de las entidades públicas dependientes de esta administración.
b) Recibir los documentos procedentes de los diferentes órganos, organismos, instituciones y entidades públicas de ámbito autonómico dependientes de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears que se hayan suprimido, con independencia de la antigüedad, y cualquier otro fondo de carácter público o privado de interés general para la comunidad autónoma que se acuerde depositar en él.
c) Programar, coordinar y dirigir la identificación, la evaluación y la selección documental de los archivos del Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears, de acuerdo con lo que establezca la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos.
d) Organizar, describir, conservar y servir los fondos documentales que custodie.
e) Facilitar el acceso a los documentos y a la información que contienen en los términos que establezca la Comisión Interinsular Calificadora de Documentos, a través de las tablas de acceso y evaluación documental y el título V de esta ley.
f) Difundir por cualquier medio los fondos documentales que custodie.
g) Desarrollar las normas técnicas archivísticas para el Subsistema Archivístico de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears.
El archivo electrónico de la comunidad autónoma de las Illes Balears es el archivo único de los expedientes finalizados y de la documentación electrónica correspondiente que provenga del Gobierno, de la Administración de la comunidad autónoma y de las entidades integrantes del sector público instrumental dependientes. Son funciones de este archivo:
a) Desarrollar los procesos y las funciones de la gestión documental a los que se refiere el título IV de esta ley en el ámbito de la administración electrónica.
b) Implantar un modelo específico que será de uso común entre los órganos de gobierno y de la Administración de la comunidad autónoma de las Illes Balears y de las entidades instrumentales integrantes del sector público autonómico.
El Servei d'Arxiu i Gestió Documental es troba ubicat al carrer de l'Uruguai, s/n, CP 07010, Palma, en el Velòdrom Illes Balears.