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Covid19 - Medidas para empresas y trabajadores

INDICACIONES PARA IMPLANTAR EL TELETRABAJO

Qué es el teletrabajo?

El teletrabajo es la modalidad de prestación de servicios en que el trabajo se organiza y se ejecuta haciendo uso de las tecnologías de la información y la telecomunicación, de forma que el trabajo que normalmente se hace en las dependencias de la empresa se pueda llevar a cabo fuera de estas de manera regular.

Además, teletrabajar no es sólo trabajar a distancia usando las telecomunicaciones o la informática. Teletrabajar es servirse de estos elementos para trabajar de una manera nueva, flexible en función de las circunstancias.


Por qué hace falta teletrabajar?

  • Por el objetivo de mantener un equilibrio justo entre la flexibilidad y la seguridad en la organización del trabajo.

  • Por la idea de conciliar la vida familiar con la vida laboral de los trabajadores.

  • Para la mejora de la competitividad y productividad de las empresas.


Cómo se supervisa el teletrabajo?

En esta modalidad, el cumplimiento del trabajo se tiene que basar en el establecimiento de unos objetivos y en el hecho de que la persona que supervisa el trabajo controle el cumplimiento de los periodos de interconexión y los objetivos establecidos.

Además de ayudar con la planificación del trabajo, la persona supervisora juega un papel importante facilitando la resolución de dudas o conflictos y evaluando la consecución de los objetivos.

La persona supervisora tiene que determinar, semanalmente, como regla general, las tareas concretas que ha de llevar a cabo el trabajador a distancia, y tiene que hacer el seguimiento del trabajo desarrollado de acuerdo con los objetivos y los resultados que se tienen que lograr, los criterios de control de las tareas desarrolladas y los sistemas de indicadores o los mecanismos de medida que permiten comprobar que estos objetivos se han cumplido.


Cómo se realiza una gestión por objetivos para que el teletrabajo sea viable?

Para que la trabajo por objetivos sea viable, hace falta que las actividades que desarrolla el personal teletrabajador se definen en términos de tareas y plazos.

Es importante que se establezcan claramente no sólo los objetivos finales de un proceso de trabajo, sino también una serie de objetivos intermedios (es recomendable establecer un cronograma), de tal manera que el responsable pueda supervisar el estado de desarrollo de las tareas del personal que trabaja a distancia e ir haciendo frente a las posibles eventualidades en el momento que se producen.


Como evitar la percepción de discrepancias entre el teletrabajador y la persona supervisora?

Una persona teletrabajadora necesita tener muy definidos los productos que se  esperan, para que no  haya desviaciones en cuanto al trabajo que ha llevado a cabo y se  pueda medir el rendimiento y, además, necesita saber para cuando se exigen. Esto ayuda el personal teletrabajador a planificar el horario de trabajo y facilita al directivo el control del producto. En este sentido, resulta conveniente que se desarrolle un sistema de gestión de incidencias y que los objetivos y plazos se establezcan de forma consensuada con el teletrabajador o teletrabajadora. Finalmente, los objetivos motivan a los miembros de la organización para el conocimiento, la comprensión y la aceptación de sus metas, y buscan su implicación.


Cómo se comprueban los resultados del teletrabajo?

Un esquema genérico de este proceso consistiría en el hecho de que la persona supervisora revise de manera periódica las tareas del personal que trabaja a distancia fijadas para la consecución de los objetivos con objeto de, una vez identificadas las desviaciones producidas y con las nuevas aportaciones del personal teletrabajador, tomar las medidas correctivas adecuadas.

Estas medidas tienen que ser revisadas otra vez, detectando nuevas desviaciones y llevando a cabo nuevas aportaciones, para evaluar el desempeño correcto de las tareas basándose en los objetivos que se han fijado a través de la revisión final.

De manera general, la revisión comprende dos aspectos:

  • Comprobación diaria del desarrollo de las tareas: para aplicar cualquier corrección o proporcionar la ayuda que convenga para el desempeño adecuado de la actividad.

  • Comprobación de resultados propiamente dicho: control formal, periódico y sistemático de los resultados que lleva a cabo en las fechas que se han convenido previamente en los planes de acción. Consiste principalmente en comprobar si se han ido logrando los resultados esperados; se tienen que discutir las medidas y las decisiones que hay que adoptar para corregir los desvíos que se hayan podido ir produciendo.

Si se llevan a cabo correctamente estas comprobaciones no hacen falta otros tipos de control.


Por qué es necesario teletrabajar con autonomía y en equipo?

La persona teletrabajadora tiene que desarrollar su actividad con un alto nivel de autonomía, por lo que resulta conveniente que su proceso de trabajo tenga un procedimiento claro. Esta autonomía es compatible con el trabajo en equipo, mediante una organización adecuada y la planificación de reuniones periódicas vía aplicaciones electrónicas, tecnologías que favorezcan la fluidez en las comunicaciones entre el equipo de trabajo y el resto de personal.

 

Cómo se pueden prevenir los riesgos laborales en el teletrabajo?

Cono en cualquier puesto de trabajo, el trabajador a distancia se tiene que preocupar por el entorno y las condiciones en las que llevará a cabo su actividad.

Las herramientas de trabajo son principalmente los periféricos del ordenador personal: pantalla, ratón y teclado, mesa de trabajo y silla. La elección de un modelo adecuado que se ajuste a las necesidades del usuario es una cuestión fundamental para mejorar la comodidad del trabajador y, por lo tanto, su rendimiento.

Se tiene que escoger una área de la casa que disponga del espacio necesario para el mobiliario de trabajo y de luz natural, y que pueda quedar aislada del resto de la vivienda, con objeto de controlar situaciones que puedan interrumpir el trabajo y proteger la información que se maneja o la tarea que se lleva a cabo.

Se tiene que escoger un lugar que también cumpla las condiciones suficientes que eviten los ruidos externos (tránsito, vecindario, etc.) y los propios de la casa (visitas, niños, tareas domésticas, etc.). Para las tareas que requieren concentración, el nivel sonoro continuo tiene que ser tan abajo como sea posible.

Hay que prestar una atención especial a la iluminación. Las personas que hacen teletrabajo pasan mucho tiempo ante una pantalla y pueden sufrir una fatiga visual importante. La luz natural es lo más recomendable, pero como experimenta muchas variaciones hay que complementarla con iluminación artificial. El ordenador se tiene que situar de forma que la luz natural, la de los fluorescentes, las bombillas o los focos del recinto incidan lateralmente en la pantalla y no de frente o por detrás el usuario, con el fin de evitar reflejos. Sin embargo, la iluminación tiene que ser la suficiente para no tener que forzar la vista.

Respecto de la postura ante el ordenador, sentado ante el ordenador personal, el trabajador tiene que regular la altura de la silla de forma que los muslos queden horizontales y las piernas verticales formando un ángulo de 90o con los brazos. Los pies tienen que estar en el suelo, y la espalda, recta, sin curvaturas, ni hacia adelante ni hacia los lados. El monitor tiene que estar posicionado ante el usuario, en el mismo plano o un poco inferior, pero nunca superior, puesto que crearía tensión en la parte posterior del cuello.

Los cables eléctricos y las líneas telefónicas tienen que ir junto a las paredes, y hay que evitar que queden en medio de zonas de paso o colgando en exceso de la mesa de trabajo.

Se tiene que elegir el mobiliario de trabajo más ergonómico posible y con la superficie mate. Los materiales brillantes causan reflejos y deslumbramientos. La mesa de trabajo tiene que ser amplia y con espacio suficiente para el monitor y los periféricos. Las piernas deben estar siempre sin trabas, con suficiente espacio para girarlas hacia los lados o estirarlas. La silla tampoco tiene que limitar los movimientos del usuario; es mejor que se  pueda regular la altura para poder modificar la posición respecto a la mesa de trabajo. El respaldo ha de mantener la espalda recta y sujeta para evitar malas posturas.

Es necesario hacer pausas de diez a quince minutos cada dos horas de trabajo para contrarrestar la fatiga física y mental.


Como reforzar la función social del trabajador a distancia aislado?

Es conveniente fijar reuniones periódicas con personas relacionadas con la propia actividad (novedades, métodos de trabajo, problemas, etc.) para reforzar la función social que cumple el trabajo y minimizar el riesgo de aislamiento. Las comunicaciones pueden ser mediante reuniones telemáticas, correo electrónico, etc.

 

HERRAMIENTAS Y ENLACES DE INTERÉS

Qué tecnologías se pueden utilizar para organizar el teletrabajo y el trabajo en equipo?

En este artículo de la Fundación BIT se pueden encontrar algunos ejemplos de herramientas; evidentemente no es un lista exhaustiva.

En esta otra entrada de blog, se publican las recomendaciones de la empresa del ParcBIT, y también con oficinas en Manacor, APSL, la cual tiene implantado el teletrabajo desde el año 2016.

unos consejos prácticos que propone la empresa Brújula para mejorar la eficiencia en el teletrabajo diario.

En la red se pueden encontrar muchas más herramientas y consejos que pueden ser de gran utilidad para las personas que hacen teletrabajo.