El Archivo del Gobierno en el I Congreso Nacional de Archivos y en las reuniones de los grupos de trabajo del Consejo de Cooperación Archivística
La semana pasada el Servicio de Archivo y Gestión Documental de la Dirección General de Estrategia Digital y Simplificación Administrativa, de la Consejería de Economía, Hacienda e Innovación, del Gobierno de las Islas Baleares presentó en el Palacio de Congresos y Auditorio Baluarte-Jauregia de Pamplona, la experiencia de aprendizaje colaborativo VALD!B, valoración documental de las Islas Baleares, una comunicación enmarcada dentro del I Congreso Nacional de Archivos, que organizó el Ministerio de Cultura entre los días 23 y 25 de octubre.
Así mismo, también participamos en las reuniones de los grupos de trabajo del Consejo de Cooperación Archivística, órgano colegiado de cooperación entre administraciones públicas en materia de archivos, según el artículo 5 del Real decreto 1708/2011, de 18 de noviembre que se celebraron la jornada anterior en el Congreso, para aprovechar de este modo las ventajas de la presencialidad, dado que gran parte de los archiveros participarían de una o de otro modo.
El Archivo del Gobierno tiene representación a tres de los grupos de trabajo: Ad hoc Valoración, Ad hoc Acceso y Memoria Democrática y en el, recientemente creado, Observatorio de Inteligencia Artificial de Archivos.
La primera edición del Congreso Nacional de Archivos, fue una iniciativa bien recibida por la comunidad archivera que, en un breve periodo de tiempo, sumó alrededor de 400 inscripciones, llegando a coordinar 76 actividades entre ponencias, presentaciones, mesas de debate y talleres prácticos, que giraban alrededor del lema "una experiencia colaborativa".
En esta línea, el Archivo del Gobierno compartió los resultados del proyecto desarrollado dentro de los programas de grupos de aprendizaje colaborativo la Escuela Balear de Administración Pública, GAC-VALD!B, valoración documental de las Islas Baleares, el cual generó un gran interés tanto por su carácter de experiencia de colaboración interadministrativa, en este caso de ámbito balear, como por el objeto sobre el cual ha trabajado, puesto que la valoración documental es uno de los temas clave en revisión para optimizar los procesos de gestión documental en el entorno digital.
En este sentido, este interés se percibió por la gran asistencia que completó el aforo de la sala, a pesar de compartir horario con la presentación otros proyectos interesantes, y que continuó con las conversaciones informales que surgieron durante los descansos y visitas culturales organizadas.
Por otro lado, por su carácter integrador, el Congreso ha permitido establecer vínculos con archiveros y archiveras de todas partes, intercambiar ideas, visiones y conocer nuevos proyectos, que visibilizan la importancia de la creación de sinergias y de colaboración en un entorno digital en constante evolución, donde los cambios a menudo llegan de manera repentina y sin mucho margen de reacción. Por este motivo, hemos aprovechado para asistir a varias conferencias centradas en temas de interés para el Servicio de Archivo, como por ejemplo: la valoración, los metadatos, la digitalización segura, la integración de la perspectiva de género en los procesos técnicos y las políticas de gestión documental, transparencia y datos abiertos, el uso de herramientas para gestionar los instrumentos técnicos, u otros de inteligencia artificial aplicada, multilingüismo, etc. y hemos conocido más detalles de proyectos colaborativos inspiradores como Redes, Valora, DARA o la Red de Ciencia del CSIC. En definitiva, aquellos temas que ayudan a abordar los retos que la transformación digital de las administraciones públicas suponen para los archivos.
Os dejamos un enlace de la presentación sobre el Grupo de trabajo colaborativo de valoración documental VALD!B, que fue la experiencia que presentamos desde el Gobierno por si os interesa conocer más el proyecto.
Por otro lado, aprovechamos esta publicación para presentar brevemente los resultados de la primera trobada presencial de los mencionados grupos de trabajo del Consejo de Cooperación Archivística en los cuales participamos.
El grupo Ad hoc de Valoración, se constituyó con representantes de la Administración del Estado y de doce comunidades autónomas (Andalucía, Asturias, Castilla El-Fuelle, Castilla y León, Extremadura, Galicia, Islas Baleares, La Rioja, Madrid, Murcia, Navarra y País Vasco). A la jornada se establecieron las principales líneas de trabajo del grupo que en un primer momento se centrarán en la creación de una ficha de valoración de mínimos porque se pueda implementar en la web del Consejo de Cooperación Archivística el repositorio de mesas de valoración unificado y de ámbito estatal que inició la Comunidad de Prácticas Valora porque esdevindre una herramienta estratégica y de referencia para todos los archivos de todas administraciones públicas del Estado.
Con respecto al grupo Ad hoc de Acceso y Memoria Democrática, se constituyó con representantes de los ministerios de Defensa y Cultura, y de seis comunidades autónomas (Andalucía, Islas Baleares, La Rioja, Madrid, Navarra y País Vasco). A la reunión se establecieron como objetivos la identificación de series documentales relacionadas con la Ley 20/2022, de 19 de octubre, de Memoria Democrática y establecer criterios comunes para gestionar el acceso.
Finalmente, al Observatorio de Inteligencia Artificial de Archivos, que se había constituido el 12 de julio con representantes de la Administración del Estado y de siete comunidades autónomas (Comunidad Valenciana, Galicia, Islas Baleares, Murcia, Madrid, Navarra y País Vasco) se trabajó fundamentalmente en la metodología de funcionamiento, y en la oportunidad que representaba el Congreso para dar a conocer la iniciativa e involucrar activos y aliados tanto como integrantes, o como asesores expertos. Se profundizó en la definición de las líneas de trabajo de la fase 0 y la calendarización , y se ha optado para concluirla coincidiendo con la celebración del Congreso Nacional de Archivo y Documento Electrónico (21 y 22 de enero 2025), puesto que este encuentro supone un hito importante del sector que permite evaluar los avances tecnológicos y la penetración de esta tecnología.
En esta fase inicial se decidió trabajar simultáneamente en las cuatro líneas de trabajo a través de subgrupos autónomos, que son: Normativa y políticas IA, Procesos archivísticos, y dos líneas de carácter transversal dedicadas a la conceptualización de ámbito de actuación, la gestión de recursos y repositorio, y la cooperación. Este observatorio actúa como espacio para abordar el papel de los archiveros en la IA, los riesgos y cuestiones que se tienen que tener en cuenta para aplicar esta tecnología, como se pueden aplicar estas soluciones a los procesos archivísticos y la transformación de las competencias profesionales que se requieren.
Finalmente, queremos destacar que la oportunidad de participar en estos encuentros nos sirve para reafirmar nuestras líneas de trabajo, las cuales comprobamos que va alienadas con las del resto de las administraciones públicas adalides en la digitalización y en la gestión documental electrónica de los servicios públicos.