Ya hace más de un año que se lanzó la funcionalidad de RIPEA para gestionar los expedientes vinculados a los órganos colegiados. Este implementación tiene como objetivo simplificar la gestión de los procesos relacionados tanto con la composición de los órganos (nombramientos, bajas, etc.) como con su actividad (convocatorias, actas, comunicaciones de los miembros, etc.). En el ámbito archivístico, esos expedientes se identifican técnicamente como agrupaciones documentales.
Después de esos meses de experiencia, podemos decir que estamos muy satisfechos con los resultados conseguidos. Por eso, aprovechando ese primer aniversario, queremos recordaros los beneficios que esa implementación aporta al funcionamiento de los órganos colegiados y animaros a dar el paso para incorporarla.
Beneficios de la funcionalidad de RIPEA:
1) Notificaciones y comunicaciones más eficientes
Permite gestionar las notificaciones y comunicaciones a los interesados, como nombramientos convocatorias y actas, de manera centralizada y ágil.
2) Firma integrada
Facilita la firma de los documentos individuales y el envío a portafirmas con flujos de firma predeterminados, como por ejemplo las actas, directamente desde el gestor de expedientes.
3) Archivo digital cumpliendo requisitos legales
Garantiza la custodia de la documentación que tiene que formar parte de los expedientes al archivo electrónico, asegurando su integridad, fiabilidad, accesibilidad e interoperabilidad.
4) Organización de las evidencias documentales
Ofrece un registro organizado de las evidencias de la tarea de los órganos colegiados, como las sesiones organizadas y la participación.
Como empezar a utilizar esta funcionalidad?
Solo debéis rellenar y enviar esta ficha por correo a arxiu@caib.es. En el archivo nos coordinaremos con el Servicio de Inmersión Digital para llevar a cabo la puesta en marcha de la herramienta con el proyecto iGoib, quien se encargarán de diseñar el funcionamiento de la agrupación documental en RIPEA.
Una vez esté terminado os contactarán porque proporcionáis los nombre de las personas que deben gestionar los expedientes y darles las altas y los permissos necesarios.
A pesar de que la herramienta es muy intuitiva, se recomienda realizar las formaciones disponibles en EBAP en abierto sobre el funcionamiento de la herramienta. Además, en la oficina de administración digital podemos resolver dudas y ofrecer asesoramiento.
Con esa funcionalidad de RIPEA, la gestión de los expedientes de los órganos colegiados se vuelve más eficiente, segura y ordenada.
No dejéis pasar esta oportunidad para digitalizar y optimizar esta tarea a través de un gestor de expedientes y un procedimiento para implementarlo simplificado!