Torna

Covid19 - Mesures per a empreses i treballadors

INDICACIONS PER IMPLANTAR EL TELETREBALL

Què és el teletreball?

El teletreball és la modalitat de prestació de serveis en què el treball s'organitza i s'executa fent ús de les tecnologies de la informació i la telecomunicació, de manera que la feina que normalment es fa a les dependències de l'empresa es pugui dur a terme fora d'aquestes dependències de manera regular.

A més, teletreballar no és només treballar a distància fent servir les telecomunicacions o la informàtica. Teletreballar és servir-se d'aquests elements per treballar d'una manera nova, flexible en funció de les circumstàncies.


Per què cal teletreballar?

  • Per a l'objectiu de mantenir un equilibri just entre la flexibilitat i la seguretat en l’organització del treball.

  • Per la idea de conciliar la vida familiar amb la vida laboral dels treballadors.

  • Per a la millora de la competitivitat i productivitat de les empreses.


Com se supervisa el teletreball?

En aquesta modalitat, el compliment de la feina s'ha de basar en l'establiment d'uns objectius i en el fet de què la persona que supervisa el treball controli el compliment dels períodes d'interconnexió i els objectius establerts.

A més d'ajudar amb la planificació del treball, la persona supervisora juga un paper important facilitant la resolució de dubtes o conflictes i avaluant la consecució dels objectius del treball.

La persona supervisora ha de determinar, setmanalment, com a regla general, les tasques concretes que ha de dur a terme el treballador a distància, i ha de fer el seguiment del treball desenvolupat d'acord amb els objectius i els resultats que s'han d'assolir, els criteris de control de les tasques desenvolupades i els sistemes d'indicadors o els mecanismes de mesura que permeten comprovar que aquests objectius s'han complert.


Com es realitza una gestió per objectius per tal que el teletreball sigui viable?

Perquè el treball per objectius sigui viable, cal que les activitats que desenvolupa el personal teletreballador es defineixen en termes de tasques i terminis.

És important que s'estableixin clarament no només els objectius finals d'un procés de treball, sinó també una sèrie d'objectius intermedis (és recomanable establir un cronograma), de tal manera que el responsable pugui supervisar l'estat de desenvolupament de les tasques del personal que treballa a distància i anar fent front a les possibles eventualitats en el moment que es produeixen.


Com evitar la percepció de discrepàncies entre el teletreballador i la persona supervisora?

Una persona teletreballadora necessita tenir ben definits els productes que se n'esperen, perquè no hi hagi desviacions pel que fa al treball que ha dut a terme i se'n pugui mesurar el rendiment i, a més, necessita saber per quan s'exigeixen. Això ajuda el personal teletreballador a planificar l'horari de treball i facilita al directiu el control del producte. En aquest sentit, resulta convenient que es desenvolupi un sistema de gestió d'incidències i que els objectius i terminis s'estableixin de forma consensuada amb el teletreballador o teletreballadora. Finalment, els objectius motiven els membres de l'organització per al coneixement, la comprensió i l'acceptació de les seves metes, i cerquen la seva implicació.


Com es comproven els resultats del teletreball?

Un esquema genèric d'aquest procés consistiria en el fet que la persona supervisora revisi de manera periòdica les tasques del personal que treballa a distància fixades per a la consecució dels objectius a fi de, un cop identificades les desviacions produïdes i amb les noves aportacions del personal teletreballador, prendre les mesures correctives adients.

Aquestes mesures han de ser revisades altre cop, detectant noves desviacions i duent a terme noves aportacions, per avaluar l'acompliment correcte de les tasques basant-se en els objectius que s'han fixat a través de la revisió final.

De manera general, la revisió comprèn dos aspectes:

  • Comprovació diària del desenvolupament de les tasques: per tal d'aplicar qualsevol correcció o de proporcionar l'ajuda que convingui per a l'acompliment adient de l'activitat.

  • Comprovació de resultats pròpiament dit: control formal, periòdic i sistemàtic dels resultats que du a terme en les dates que s'han convingut prèviament en els plans d'acció. Consisteix principalment a comprovar si s'han anat assolint els resultats esperats; s'han de discutir les mesures i les decisions que cal adoptar per corregir els desviaments que s'hagin pogut anar produint.

Si es duen a terme correctament aquestes comprovacions no calen altres tipus de control.


Per què és necessari teletreballar amb autonomia i en equip?

La persona teletreballadora ha de desenvolupar la seva activitat amb un alt nivell d'autonomia, per la qual cosa resulta convenient que el seu procés de treball tingui un procediment clar. Aquesta autonomia és compatible amb el treball en equip, mitjançant una organització adequada i la planificació de reunions periòdiques via aplicacions electròniques, tecnologies que afavoreixin la fluïdesa en les comunicacions entre l’equip de treball i la resta de personal.

 

Com es poden prevenir els riscos laborals en el teletreball?

Con en qualsevol lloc de treball, el treballador a distància s'ha de preocupar per l'entorn i les condicions en les quals durà a terme la seva activitat.

Les eines de treball són principalment els perifèrics de l'ordinador personal: pantalla, ratolí i teclat, taula de feina i cadira. L'elecció d'un model adequat que s'ajusti a les necessitats de l'usuari és una qüestió fonamental per millorar la comoditat del treballador i, per tant, el seu rendiment.

S'ha d'escollir una àrea de la casa que disposi de l'espai necessari per al mobiliari de feina i de llum natural, i que pugui quedar aïllada de la resta de l'habitatge, a fi de controlar situacions que puguin interrompre la feina i protegir la informació que es maneja o la tasca que es duu a terme.

S'ha d'escollir un lloc que també compleixi les condicions suficients que evitin els sorolls externs (trànsit, veïnat, etc.) i els propis de la casa (visites, infants, tasques domèstiques, etc.). Per a les tasques que requereixen concentració, el nivell sonor continu ha de ser tan baix com sigui possible.

Cal prestar una atenció especial a la il·luminació. Les persones que fan teletreball passen molt de temps davant una pantalla i poder patir una fatiga visual important. La llum natural és el més recomanable, però com que experimenta moltes variacions cal complementar-la amb il·luminació artificial. L'ordinador s'ha de situar de manera que la llum natural, la dels fluorescents, les bombetes o els focus del recinte incideixin lateralment en la pantalla i no de front o per darrere l'usuari, amb la finalitat d'evitar reflexos. No obstant això, la il·luminació ha de ser la suficient per no haver de forçar la vista.

Pel que fa a la postura davant l'ordinador, assegut davant l'ordinador personal, el treballador ha de regular l'altura de la cadira de manera que les cuixes quedin horitzontals i les cames verticals formant un angle de 90o amb els braços. Els peus han d'estar en terra, i l’esquena, recta, sense curvatures, ni cap endavant ni cap als costats. El monitor ha d'estar posicionat davant l'usuari, en el mateix pla o un poc inferior, però mai superior, ja que crearia tensió a la part posterior del coll.

Els cables elèctrics i les línies telefòniques han d'anar al costat de les parets, i cal evitar que quedin al mig de zones de pas o penjant en excés de la taula de feina.

S'ha de triar el mobiliari de feina més ergonòmic possible i amb la superfície mat. Els materials brillants causen reflexos i enlluernaments. La taula de feina ha de ser àmplia i amb espai suficient per al monitor i els perifèrics. Les cames han d'estar sempre lliures de traves, amb suficient espai per girar-les cap als costats o estirar-les. La cadira tampoc no ha de limitar els moviments de l'usuari; és millor que se'n pugui regular l'altura per poder modificar la posició respecte a la taula de feina. El respatller ha de mantenir l'esquena recta i subjecta per evitar males postures.

És necessari fer pauses de deu a quinze minuts cada dues hores de feina per contrarestar la fatiga física i mental.


Com reforçar la funció social del treballador a distància aïllat?

És convenient fixar reunions periòdiques amb persones relacionades amb la pròpia activitat (novetats, mètodes de treball, problemes, etc.) per reforçar la funció social que compleix el treball i minimitzar el risc d'aïllament. Les comunicacions poden ser mitjançant reunions telemàtiques, correu electrònic, etc.

 

EINES I ENLLAÇOS D’INTERÈS

Quines tecnologies es poden utilitzar per organitzar el teletreball i el treball en equip?

En aquest article de la Fundació BIT podeu trobar alguns exemples d'eines; evidentment no és un llista exhaustiva.

En aquesta altra entrada de blog, trobareu les recomanacions de l'empresa del ParcBIT, i també amb oficines a Manacor, APSL, la qual té implantat el teletreball des de l'any 2016.

uns consells pràctics que proposa l’empresa Brújula per millorar l'eficiència en el teletreball diari.

A la xarxa podeu trobar moltes més eines i consells que poden ser de gran utilitat per a les persones que fan teletreball.