Preguntas frecuentes sobre INSIDE - CAIB
1. ¿Por qué la Administración de la CAIB y sus entes instrumentales han de utilizar INSIDE para enviar los expedientes administrativos a los órganos judiciales?
Para cumplir con la obligación de enviar a través de medios electrónicos los expedientes administrativos requeridos por los órganos judiciales (art. 273.3 y 4 de la Ley 1/2000, de 7 de enero, de enjuiciamiento civil, y el art. 37.4 de la Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia):
Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso de las tecnologías de la información y la comunicación de la Administración de Justicia
Artículo 37. Tramitación del procedimiento utilizando medios electrónicos.
(...)
4. Los expedientes y demás actuaciones que deban ser remitidos por otras Administraciones y organismos públicos deberán realizarse en todo caso por vía telemática a través de la correspondiente sede judicial electrónica. El expediente administrativo electrónico habrá de cumplir los requisitos previstos en la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos, y deberá remitirse debidamente foliado mediante un índice electrónico que permita la debida localización y consulta de los documentos incorporados.
Que se ha de poner en relación con el artículo 70 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones públicas:
Artículo 70. Expediente Administrativo.
1. Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos y actuaciones que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla.
2. Los expedientes tendrán formato electrónico y se formarán mediante la agregación ordenada de cuantos documentos, pruebas, dictámenes, informes, acuerdos, notificaciones y demás diligencias deban integrarlos, así como un índice numerado de todos los documentos que contenga cuando se remita. Asimismo, deberá constar en el expediente copia electrónica certificada de la resolución adoptada.
3. Cuando en virtud de una norma sea preciso remitir el expediente electrónico, se hará de acuerdo con lo previsto en el Esquema Nacional de Interoperabilidad y en las correspondientes Normas Técnicas de Interoperabilidad, y se enviará completo, foliado, autentificado y acompañado de un índice, asimismo autentificado, de los documentos que contenga. La autenticación del citado índice garantizará la integridad e inmutabilidad del expediente electrónico generado desde el momento de su firma y permitirá su recuperación siempre que sea preciso, siendo admisible que un mismo documento forme parte de distintos expedientes electrónicos.
(...)
2. ¿Cuándo se han de enviar los expedientes administrativos a los órganos judiciales vía INSIDE?
- En general, siempre que un órgano judicial requiera el expediente administrativo mediante un oficio dirigido al órgano gestor (consejerías y entes instrumentales). Este oficio puede llegar al órgano gestor vía registro o a vía correo electrónico de la Abogacía que actualmente gestiona las comunicaciones judiciales que llegan a la Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú) de la CAIB dirigidas a los órganos de la Administración de la Comunidad Autónoma y a los entes del sector público instrumental sin CIF propio (SOIB, EBAP, Institut Balear de la Dona, etc.). Estas comunicaciones judiciales se remiten al órgano gestor competente en la materia inmediatamente después de su recepción.
- Cuando desde la Abogacía, como representación procesal de la Comunidad Autónoma, se indique expresamente mediante un correo electrónico que se envíe el expediente administrativo al órgano judicial correspondiente.
- Específicamente, respecto al orden social, se han de enviar a los órganos judiciales utilizando INSIDE, los expedientes administrativos que se corresponden con los siguientes tipos de pleitos:
- Impugnación de actos de la Administración (IAA)
- Grado de discapacidad (SS)
- Impugnación de altas médicas (SS)
- Pensiones no contributivas (PNC)
Para el resto de tipo de pleitos del orden social (en los que no hay conformado un expediente propiamente dicho sino únicamente documentos relacionados), la documentación pertinente NO se ha de enviar al órgano judicial: solo se ha de enviar a la Abogacía de la Comunidad autónoma (a través de VALIB, preferentemente mediante archivo electrónico y, si no es posible, mediante CD, USB, c/e, etc.).
3. ¿Cuándo NO se han de enviar los expedientes administrativos a los órganos judiciales?
- Cuando el órgano judicial NO lo requiera mediante oficio dirigido al órgano gestor.
- Cuando la Abogacía así lo comunique expresamente al órgano gestor.
- Específicamente, en el orden social, salvo excepciones, NO se ha de enviar a los órganos judiciales, la documentación referente a los siguientes tipos de pleitos:
- Procedimientos ordinarios (PO).
- Despidos y ceses en general (DSP).
- Sanciones disciplinarias (Calificadas en ocasiones como IAA).
- Otros no incluidos en el último apartado de la pregunta 2.
En este tipo de pleitos del orden social (en los que no hay conformado un expediente propiamente dicho, sino simplemente, documentos relacionados), la documentación pertinente se ha de enviar únicamente a la Abogacía (a través de VALIB, preferentemente mediante archivo electrónico y, si no es posible, mediante CD, USB, c/e, etc.) para que, si procede, se aporte al pleito como prueba documental.
4. ¿Cómo recibe el órgano judicial el expediente administrativo vía INSIDE?
Utilizando INSIDE, el expediente administrativo se recibe telemática e instantáneamente en el órgano judicial (a su DIR3) que se ha indicado en el apartado correspondiente de INSIDE.
Si el órgano administrativo o órgano del sector público remitente tiene que hacer alguna gestión directa con el órgano judicial respecto al envío del expediente, es importante saber que la aplicación INSIDE se integra de manera transparente dentro una aplicación denominada genéricamente por los órganos judiciales como «Cargador de expedientes», que, a la vez, se integra dentro del sistema de gestión procesal de justicia en las Illes Balears —Minerva—, y que forma parte del Sistema Lexnet.
Por este motivo, puede ser que algunos funcionarios de justicia encargados de la tramitación procesal no conozcan cual ha sido la via de entrada del expediente (INSIDE, «Cargador de expedientes», correo electrónico, juzgado decano, etc.) y, simplemente, manifiesten que lo han recibido en Minerva.
5. Si se envia el expediente administrativo al órgano judicial a través de INSIDE ¿Se ha de enviar una copia a Abogacía?
No, en su lugar se han de generar credenciales de acceso a la Abogacía (DIR3 A04027009) a través de INSIDE. La credencial se ha de enviar a la siguiente dirección de correo electrónico: advocax@ajuridic.caib.es
Atención! Para los primeros envíos a través de INSIDE se debe contactar telefónicamente o por correo electrónico con Abogacía (Mercedes Quert, ext. 67912).
6. ¿Siempre que se envía un expediente administrativo a un órgano judicial vía INSIDE se han de generar credenciales para Abogacía?
Las credenciales para Abogacía se han de generar en INSIDE siempre que la Comunidad Autónoma sea parte en el pleito en cuestión.
Si un órgano judicial requiere una determinada documentación (expediente, certificado, inscripción, etc.) a un órgano administrativo en un pleito en el que la Comunidad Autónoma NO es parte en el procedimiento, para enviar esta prueba documental al órgano judicial se puede utilizar INSIDE pero NO se han de generar credenciales para Abogacía.
7. ¿Cómo puedo saber que el expediente se ha enviado corectamente a través de INSIDE?
INSIDE genera un justificante de envío en formato pdf.
8. ¿Cómo se accede desde Abogacía al expediente administrativo enviado por INSIDE?
Mediante las credenciales que recibe Abogacía por correo electrónico en la dirección de correo advocax@ajuridic.caib.es
9. ¿Se puede utilizar INSIDE desde cualquier ordenador?
No, el ordenador tiene que estar en red SARA
10. ¿Cómo puedo aprender a utilizar INSIDE?
Mediante la lectura de los manuales y los vídeos DEMO de INSIDE que se pueden encontrar en la página web del Centro de Transferencia de Tecnología (CTT) del Portal de Administración Electrónica (PAe):
Conceptos básicos antes de usar INSIDE
Manual INSIDE, remisión a justicia
FAQ - Preguntas frecuentes INSIDE (CTT - PAe)
11. ¿Se necesita formación específica para utilizar INSIDE?
No, con los manuales de INSIDE se puede aprender a utilizar esta aplicación.
12. ¿Cómo puedo darme de alta en INSIDE?
En primer lugar, se ha de tener en cuenta que la organización del envío de los expedientes administrativos a los órganos judiciales es una competencia de cada Consejería o ente público y, por tanto, hay consejerías en las que se centralizan los envíos en la SG y, hay otras, que se organizan por DG.
En cualquier caso, se ha de saber cúal es el DIR3 de la unidad orgánica desde la que se quiere enviar el expediente administrativo al órgano judicial y averiguar si hay Administrador de INSIDE para ese DIR3 y quiés es.
Si hay Administrador, simplemente hay que solicitarle que nos dé de alta facilitándole el DNI. El alta de usuario en este caso es inmediata.
Si no hay Administrador INSIDE del DIR3 desde el que queremos enviar la documentación vía INSIDE se tendrá que solicitar el alta de administrador rellenando un formulario muy sencillo siguiendo las instrucciones que constan en el mismo (ver hoja "Instrucciones"). Atención! Por defecto el formulario se abre por la columna C pero se ha de completar desde la columna A.
Una vez completado y guardado el formulario, se ha de solicitar el alta de administrador INSIDE asociado al DIR3 en cuestión, a través de la plataforma "Incidencias" del Ministerio de Asuntos Económicos y Administración digital adjuntando el formulario completado.
El trámite de alta se realiza normalmente en un máximo de 24/48 h. Se puede comprobar entrando en la página de INSIDE: Si está correctamente dado de alta, ha de aparecer en la parte de arriba de la pantalla, a mano derecha, el núm. de DNI del administrador y, a continuación, el DIR3 y la denominación de la unidad orgánica asociada. A partir de este momento, el administrador puede gestionar altas y bajas mediante la pestaña "Administración".
13. ¿Qué es el DIR3?
Es un código que identifica de manera única cada órgano y unidad administrativa de todas las Administraciones Públicas (Administración General del Estado, Comunidades Autónomas, Entidades Locales, Administración de Justícia, etc.).
14. ¿Cuál es el DIR3 de mi unidad administrativa/ente público instrumental?
El DIR3 de cada unidad administrativa se puede buscar en el Directorio Común organizativo (buscador de DIR3): https://intranet.caib.es/dir3caib/unidad/list (únicamente accesible desde red SARA)
El Directorio Común es una herrramienta estatal por lo que las denominaciones de las unidades administrativas se han introducir en castellano.
15. ¿Como puedo saber cuál es el DIR3 del órgano judicial al que se ha de enviar el expediente?
Utilizando el Directorio Común (buscador de DIR3): https://intranet.caib.es/dir3caib/unidad/list (sólo accesible desde red SARA) seleccionando "Administración de Justicia" de la lista desplegable del campo Administración.
Se recuerda que el Directorio Común es una herramienta estatal por lo que las denominaciones de las unidades administrativas se han de introducir en castellano.
Atención! en el Directorio Común (buscador de DIR3) constan cuatro DIR3 de la Sala Contenciosa Administrativa del Tribunal Superior de Justicia de las Illes Balears. Para el envío de expedientes, salvo excepciones, a partir del 27/05/2021 se ha de utilizar el DIR3 siguiente: J00001623 - Sala de lo Contencioso-administrativo del Tribunal Superior de Justicia de Baleares.
16. ¿Es necesario foliar el expediente administrativo que se ha de enviar por INSIDE?
La Guía de buenas prácticas sobre escritos, informes orales y actuaciones judiciales elaborada por el Tribunal Superior de Justicia de las Illes Balears en colaboración con otros organismos, establece un protocolo unificado sobre el envío de expedientes a través de INSIDE y, asimismo, facilita pautas de formato y presentación de los expedientes:
Guía de buenas prácticas sobre escritos, informes orales y actuaciones judiciales (Edición bilingüe) - Ver punto 5 "El expediente administrativo" del apartado IV "Normas relativas a la jurisdicción contenciosa-administrativa".
17. ¿Es necesario adjuntar un índice de la documentación que conforma el expediente si se envía por INSIDE?
Sí, es imprescindible que dentro del expediente electrónico de INSIDE y como un documento más se incluya un índice de la documentación que contiene el expediente administrativo, ya que aunque INSIDE genera automáticamente un índice electrónico, actualmente, la información que proporciona no permite la localización y la ordenación de los documentos incorporados.
Para elaborar el índice se han de seguir las pautas facilitadas en el punto 5 "El Expediente administrativo" del apartado IV "Normas relativas a la jurisdicción contenciosa-administrativa" de la Guía de buenas prácticas sobre escritos, informes orales y actuaciones judiciales (Edición Bilingüe)
18. ¿Se puede utilizar INSIDE para enviar oficios u otros documentos a los órganos judiciales?
En principio y salvo excepciones puntuales, INSIDE únicamente se ha de utilizar para enviar expedientes administrativos. No obstante lo anterior, hasta finales de 2023, a falta de una herramienta telemática adecuada, los oficios y otra documentación que las unidades administrativas tenían que enviar a los órganos judiciales sobre asuntos diversos, se enviaban a través de INSIDE.
En el segundo semestre de 2023, los órganos judiciales se integraron en SIR por lo que, a partir de 2024 y salvo excepciones:
- Se ha de utilizar INSIDE para el envío de expedientes administrativos requeridos directamente por los órganos judiciales y se han de generar credenciales para Abogacía en el caso de que la CAIB o los entes instrumentales sean parte.
- También se puede utilizar INSIDE para enviar expedientes administrativos que requieren directamente los órganos judiciales a los órganos gestores (consejerías y entes instrumentales) sin que la CAIB sea parte pero, en este caso, no se tienen que enviar credenciales a Abogacía.
- Asimismo, se puede utilizar INSIDE para enviar expedientes administrativos a Abogacía (mediante credenciales) pero sin realizar envío al órgano judicial; en este caso, como alternativa y preferentemente, se puede enviar el expediente a través de VALIB (fichero electrónico) o mediante correo electrónico con enlace Boxcaib.
19. ¿Cómo se han de enviar oficios y otra doc. requerida por los órganos judiciales?
Hay que utilizar el Registro electrónico (NOTIB/REGWEB/SIR) para enviar oficios de respuesta a requerimientos de los órganos judiciales tales como confirmación de recepción de resolución judicial, de firmeza de resolución, de comunicación de órgano responsable de cumplimiento de resolción judicial, etc.), certificados requeridos por los órganos judiciales, documentales diversas de procedimientos en los que la CAIB no es parte, etc.
Si el requerimiento os ha llegado via SIR/REGWEB/Distribució, se puede responder por la misma vía pero, si os ha llegado via Dehú (a través de Abogacía) o por otras vías (correo electrónico, papel, etc.), para responder vía NOTIB/REGWEB/SIR, antes se ha de generar un fichero XML y adjuntarlo con el oficio de respuesta. Este fichero se ha de generar en el siguiente enlace: https://sedejudicial.justicia.es/web/guest/ficheros-sir
20. ¿Cómo puedo enviar a los órganos judiciales oficios NO requeridos expresamente?
Para enviar oficios referentes, por ejemplo, a costas procesales, debe utilizarse el Registro electrónico (NOTIB/REGWEB/SIR).
En cualquier caso, antes se debe generar un archivo XML y adjuntarlo con el oficio en el siguiente enlace: https://sedejudicial.justicia.es/web/guest/ficheros-sir
Asimismo, después se debe trasladar el oficio a Abogacía vía correo electrónico (advocax@ajuridic.caib.es) o vía VALIB.