Data d'inici: Juny 2018    Data de Fi: Gener 2019

•  Disposar d’un estudi de l’estat d’implantació de l’RSC a la CAIB (gener de 2019)
• Tenir definits un pla d’acció i el calendari de fases per implantar-lo (gener de 2019)

Acció: Inici dels tràmits per establir un pla d’ètica i responsabilitat social del GOIB: implantació d’un sistema de gestió ètica i socialment responsable al GOIB que comenci el 2019. Implantar el sistema de gestió ètica i socialment responsable suposa per a l’equip de govern de la nostra Administració la confiança en si mateixos i en la mateixa institució pel que fa a l’honradesa, la lleialtat, la bona fe, la transparència i la cultura organitzativa. Alhora, comprèn un desig de difondre en el nostre entorn social la cultura de la gestió ètica i socialment responsable amb la finalitat d’anar-la acostant a la societat en general. L’objectiu final de certificar la responsabilitat social implica adquirir voluntàriament un compromís amb la sostenibilitat en matèria econòmica, social i ambiental. A més, suposa aplicar els valors ètics incorporats en el mateix sistema de gestió, demostrar-los i mantenir-los. El sistema de gestió ètica i socialment responsable s’ha de preveure com una part del sistema de gestió de la nostra institució i, per tant, ha de ser compatible i integrable amb els sistemes que ja tenim en marxa entorn de la gestió de qualitat, el medi ambient, la prevenció de riscs laborals, la formació, la igualtat entre dones i homes o la innovació, entre d’altres.

Data d'inici: Maig 2018

•  Dues sessions de formació cada any.

Acció: Formació, educació i conscienciació en tots els àmbits de l’Administració sobre la importància de l’ètica i la responsabilitat social. Formació generalitzada en responsabilitat social de l’Administració.

Data d'inici: Abril 2018

•  Constitució d’un grup de treball a partir d’abril de 2018.
•  Periodicitat reunions del grup de treball: mínim una per trimestre des del segon trimestre de 2018.

Acció: Cercarem aliances dins diferents departaments del GOIB per donar a conèixer la part de responsabilitat social que suposa el suport constant al pacient sociosanitari, la transparència en les llistes d’espera, l’ajuda al producte local, el comerç de proximitat, que es creïn noves empreses tenint en compte des de l’inici models de gestió socialment responsables, les polítiques energètiques sostenibles, el turisme responsable,les directrius de la Comissió d’Ètica, entre d’altres.

Segon semestre 2018

•  Mínim una acció innovadora per any des de 2018.

Acció: Cercarem fórmules innovadores de reconeixement a les bones pràctiques en termes d’ètica, responsabilitat social i bon govern tant dins l’Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears com en les empreses de la nostra comunitat.

Des de setembre 2018

• Una jornada temàtica anual des de 2018.

Acció: Jornades de bones pràctiques en temes de gestió ètica i socialment responsable amb altres administracions de les Illes Balears i d’arreu de l’estat.

Des de març 2018

• Una reunió trimestral des de septembre de 2018

Acció: Col·laborar amb la resta d’administracions públiques de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears en matèria de gestió pública ètica i responsabilitat social. No oblidem que, en aquests moments, els estàndards mínims de transparència són una càrrega feixuga per a les entitats locals (sobretot petites). Però també és important traçar aliances per donar més difusió als conceptes de gestió pública ètica i responsabilitat social.

Juny 2018

• Presentar dues noves bones pràctiques cada trimestre des que es faci públic el repositori.

Acció: Elaboració, publicació i difusió d’un repositori de bones pràctiques a empreses i a administracions públiques en matèria d’RSC.

Des de Maig 2018

•  Una reunió anual amb les parts interessades a Mallorca, una a Menorca, una a Eivissa i una a Formentera des del segon semestre de 2018

Acció: Accions de foment de l’associacionisme d’empreses que apliquen en la seva gestió diària criteris de responsabilitat social corporativa a totes les Illes Balears.

Permanent

• Elaboració de l'esborrany i aprovació del Decret en els terminis fixats. Esborrany: Maig 2019 - Aprovació: Primer semestre 2020

Acció: Tramitació d’un decret pel qual es regularan els registres d’entrada i sortida de documents i les oficines d’assistència en matèria de registres. Amb l’objectiu d’establir un règim jurídic de les oficines d’assistència en matèria de registres, del registre electrònic, l’exercici de la funció de registre d’entrada i sortida de documents i el tractament de documents i les seves còpies, d’acord amb el que estableix la Llei 39/2015.

Permanent

• Procés continu

Acció: Adaptació, en col·laboració amb la Direcció General de Desenvolupament Tecnològic (DGDT), de l’inventari de procediments inclòs a l’eina ROLSAC als nous paràmetres, exigències i finalitats conseqüència d’un nou àmbit normatiu dirigit a la transformació de l’administració tradicional en l’administració electrònica, per convertir-se en un instrument fonamental que possibiliti les comunicacions entre l’Administració i la ciutadania (com ara les notificacions electròniques), contribueixi al funcionament efectiu de l’arxiu i faciliti la interoperabilitat entre administracions. En aquest sentit, l’inventari de procediments esdevé un mitjà necessari per integrar eines de l’Administració General de l’Estat i per fer possible l’accés a informació entre les administracions.

Permanent

• Realitzar una reunió semestral per Conselleria.

Acció: Comunicar i fer partícips de les adaptacions i modificacions de l’inventari de procediments les unitats administratives en general i els responsables dels procediments administratius en particular. Emfatitzar la importància de mantenir actualitzats els procediments administratius per donar una informació completa i veraç a la ciutadania, i facilitar la realització de tràmits telemàtics, per fer possible la realitat de l’administració electrònica.

Segon semestre 2019

• Elaboració del document de mesures.

• Realitzar una reunió semestral per conselleria.

Acció: En aquests moments de transformació cap a una administració electrònica és imprescindible dur a terme una tasca de conscienciació a tots els empleats públics de la importància de les mesures de simplificació administrativa, i destacar l’obligació queté l’Administració de no sol·licitar documentació elaborada o emesa per l’Administració o bé que es trobi en poder d’aquesta perquè ja ha estat aportada prèviament. En aquest sentit, s’han de dur a terme reunions informatives adreçades al personal responsable de les unitats administratives i als responsables de procediments de les conselleries en les quals s’incideixi en la importància d’aquesta obligació de no exigir documentació com a principal mesura simplificativa, com també la reducció de la documentació que se sol·licita a la imprescindible. Per facilitar aquesta tasca, es fa imprescindible elaborar,prèviament, un document que actualitzi les mesures de simplificació vigents que les
conselleries tenen obligació d’aplicar, i que fixi unes pautes comunes d’aplicació, que esposarà a disposició del personal. Això implicarà, d’altra banda, un esforç de les diferents conselleries per revisar els seus procediments en profunditat i destriar documentació que no sigui necessària.

Versió definitiva: maig 2019

• Esborrany elaborat a maig de 2018.
• Realitzar al manco una sessió informativa per conselleria, a partir d'octubre 2018

Acció: Elaboració del manual del catàleg de serveis, destinat als responsables dels serveis i als responsables de l’eina ROLSAC, per orientar-los en el contingut de la informació que s’ha de transmetre a la ciutadania.

Posposat a 2020

• Realització com a mínim una reunió amb cada grup d'experts abans d'abril de 2019
• Presentació per a aprovació i vistiplau, juliol 2019
• Publicació a la intranet, juliol 2019

Acció: Impulsar i coordinar el grup d’experts de suport i millora dels processos perquè presentin una proposta d’adaptació dels processos transversals i de les secretaries generals al nou marc normatiu de la Llei 39/2015 i la Llei 40/2015 al Comitè Tècnic de Gestió de Processos, i, amb posterioritat, al Comitè de Gerència, perquè hi donin el vistiplau.

Posposat a 2020

• Realitzar com a mínim una reunió amb el centre promotor abans de setembre de 2019

Acció: Impulsar i donar suport a les conselleries en l’elaboració dels processos específics, mitjançant reunions informatives de la necessitat de dur a terme aquesta tasca, aplicant les mesures de simplificació i atenent el nou marc de la Llei 39/2015 i la Llei 40/2015, per assolir la implementació del sistema de gestió per processos, que ha de contribuir a fer de l’administració electrònica una realitat.

Permanent

• Nombre de propostes de formació presentades.
• Realització d'un mínim de 5 actuacions formatives en un any.

Acció: Formació en tots els àmbits de l’Administració destinada a adquirir els coneixements, les destreses i les habilitats en matèria de simplificació i reducció de càrregues administratives i d’administració electrònica, com també el nou enfocament de l’atenció a la ciutadania mitjançant les eines telemàtiques.

Activat SIR a les oficines (les primeres tres fases des de Juliol 2018)

• Nombre i percentatge de conselleries que han rebut la informació.

Acció: Transformació de les oficines de registre en oficines d'assistència en materèria de registres. Definir el model d'oficies d'assistència en matèria de registres, des de la seva dotació tècnica i de personal, i informar-ne les secretaries generals perquè vagin adaptant i transformant les seves oficines d'assitència en matèria de registre, mitjançant les fases següents:

1. Coordinació i traçat de l’estratègia per transformar les actuals oficines de registre en oficines d’assistència en matèria de registres.

2. Activar l’operativa SIR / RIPEA a les oficines de registre de les seus de les conselleries, l’IB-Salut, el SOIB, l’ATIB i la resta d’illes en una primera fase.

• Juliol 2018 (a les seus de les conselleries, IBSALUT, ATIB, SOIB i una oficina de Menorca i d'Eivissa)

3. Activar Cl@ve a les oficines de registre de les seus de les conselleries, l’IB-Salut, el SOIB, l’ATIB i la resta d’illes en una primera fase.

• Data d'inici: Maig 2018 / Data de finalització: Permanent

4. Coordinar la informació a les oficines d’assistència en matèria de registres de les novetats que s’han d’assumir a mesura que aquestes es vagin implantant progressivament: Notfic@ per a compareixença espontània a les oficines, apoderaments, digitalització documents i expedició de còpies autèntiques.

• Data d'inici: Any 2017 / Data de finalització: Permanent
• Microlloc inforamtiu elaborat per funcionsris de les OAR (oficines d'assistència en matèria de registres)
•  % de novetats informades cada 3 mesos.
•  % d'oficines que han estat informades de les novetats.

Implantació: Primer semestre 2019 /  Data de finalització: Permanent

• Implantació a la data especificada.

Acció: Dissenyar i impulsar el model de sol·licitud genèrica telemàtica (registre electrònic). Aquesta solució permetrà a la ciutadania la presentació electrònica de sol·licituds, escrits, comunicacions i documentació adreçats a l’Administració de les Illes Balears queno disposin d’un procediment electrònic o formulari específic a la seu electrònica. Així mateix, per mitjà d’aquest registre electrònic es podran presentar documents per trametre’ls de manera telemàtica a altres administracions públiques (Administració de l’Estat, comunitats autònomes, entitats locals, etc.) que estiguin integrades en el sistemad’interconnexió de registres (SIR). En aquesta solució, el Servei d’Atenció i Informació a la Ciutadania col·laborarà amb la DGDT i la FBIT, que seran els encarregats de desenvolupar tècnicament aquest registre electrònic.

Implantació: gener 2019 / Vigència anual

• Renovació encomana de gestió abans de la finalització de l'any 2018.

Acció: Renovació de la prestació del servei d’informació telefònica de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears a través del 012 mitjançant un encàrrec de gestió amb l’entitat pública Fundació Bit. Donar un fort impuls a la utilització dels diferents canals d’atenció i informació a la ciutadania, i en un lloc preeminent el telefònic, atès que constitueix el mitjà més accessible i universal per rebre consultes, suggeriments, queixes i reclamacions dels ciutadans i donar-los resposta. La línia 012 és, en aquest sentit, el mitjà a través del qual el Govern de les Illes Balears ofereix el servei d’informació i atenció telefònica ciutadana.

Implantació: Segon semestre 2019 / Actualització bianual. Seguiment permanent

• Realització en el termini temporal establert.

Acció: Actualització de la Carta marc del Servei d’Atenció i Informació a la Ciutadania El Servei d’Atenció i Informació a la Ciutadania disposa d’una carta marc en què s’explica la xarxa d’oficines existents, els serveis que s’ofereixen, l’avaluació i els compromisos d’aquests serveis, entre d’altres.
La Llei 39/2015 ha introduït importants novetats en l’àmbit de les oficines de registre, motiu pel qual aquesta Carta marc no s’ha pogut actualitzar. Vivim moments de plena transformació de les actuals oficines de registre en oficines d’assistència en matèria de registres i la posada en marxa de totes les novetats previstes legalment s’anirà abordant de manera esglaonada. A mesura que es vagin implantant totes les novetats s’anirà actualitzant la Carta marc del Servei d’Atenció i Informació a la Ciutadania.

Presentació esborrany primer trimestre 2020 / Permanent des de l'aprovació

• Presentació del primer esborrany.
• Aprovació i publicació al BOIB

Acció: Elaboració i tramitació d’un projecte de decret de mesures de simplificació documental dels procediments administratius que reguli el dret de la ciutadania de no presentar documentació elaborada o emesa per l’Administració o bé que es troba en un expedient perquè ja s’ha aportat prèviament; que potenciï l’ús dels mitjans electrònics/telemàtics com a intermediació de dades entre administracions públiques, i que respecti el nou marc normatiu fixat per la Llei 39/2015 i la Llei 40/2015 i en faciliti el compliment.

Termini d’implantació: condicionat al nivell de resposta de les conselleries i de la DGDT en el desenvolupament de l'eina ROLSAC. Previst al primer semestre de 2019 / Data de finalització: Permanent

• Posada de les adaptacions a disposició de la DGDT perquè les inclogui en el ROLSAC en el termini fixat.
• Implantació en el període previst en el cas que es compleixin els condicionants descrits.
• Posada a disposició de cada conselleria d'un document informatiu/formatiu del procediment per omplir les dades a l'aplicació Rolsac

Acció: Redissenyar el catàleg dels serveis que presta l’Administració de la nostra Comunitat Autònoma, amb la col·laboració de les conselleries per mantenir-lo actualitzat i de la Direcció General de Desenvolupament Tecnològic per introduir-hi les actualitzacions mitjançant l’eina ROLSAC. Aquest catàleg està a l’abast de la ciutadania mitjançant la seu electrònica, per accedir a la informació dels serveis d’una manera directa i senzilla, i sovint al mateix es permet l’accés al servei automatitzat, millorant la qualitat dels serveis.

Inici de les reunions el tercer trimestre de 2018 / Data de finalització: Permanent

• Nombre de reunions o sessions amb les unitats de formació.
• Assistència i tutoritzar dubtes de les conselleries
• Millora de la mitjana (estadístiques) en els terminis de resolució per a cada conselleria

Acció: Millora de la gestió del dret d’accés mitjançant més comunicació i assistència a les unitats d’informació, i seguiment de la seva actuació per aconseguir que les sol·licituds presentades es resolguin millor i de manera més ràpida.

Esborrany primer semestre 2019

• En una primera fase, redacció de l'esborrany.
• En una segona fase, tramitació i aprovació del decret per Consell de Govern.

Acció: Redacció d'un decret en què es determini la distribució de competències en matèria de transparència i dret d’accés, s’institueixi l’organització administrativa en aquesta matèria en l’àmbit de l’Administració de les Illes Balears i el seu sector públic instrumental, i es reguli també el procediment de dret d’accés a la informació pública. Es preveu instituir les unitats d’informació i crear una comissió interdepartamental de transparència per coordinar les actuacions transversals que es duguin a terme.

Reunions amb totes les comunitats autònomes i CTBG (des de febrer de 2018) / Data de finalització: Permanent

•  Publicació dels resultats sobre el grau d’implantació de transparència d’acord amb l’eina.
•  Avaluacions anuals.
•  Manteniment i/o millora del grau de transparència en exercicis posteriors.

Acció: Avaluació de la transparència de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears mitjançant l’eina MESTA. El Consell de Transparència i Bon Govern (CTBG) ha creat, juntament amb l’AEVAL, una metodologia que permet l’avaluació dels nivells de transparènciai d’exercici del dret d’accés a qualsevol ens. La Direcció General de Transparència i Bon Govern participa a les reunions per acabar de perfilar l’eina, amb la intenció de poder avaluar-se, una vegada que l’eina estigui enllestida. Està conceptuada com aautoavaluació, si bé els resultats es donaran també al CTBG.

Setembre 2018 (A partir de juliol de 2019, inici augment d'items d'informació) / Permanent

• 50 % d’ítems implantats en desembre2018.
• 75 % d’ítems implantats el juliol de 2019.

Acció: Establiment d’una secció de transparència en la nova web corporativa perquè totes les conselleries presentin informació complementària a la continguda en el Portal de Transparència, segons les instruccions i els models de la Direcció General de Transparència i Bon Govern. La finalitat és fer pública i proporcionar informació nova i més completa perquè la ciutadania conegui, amb més detall, aspectes corresponents a cada conselleria. Per aconseguir l’homogeneïtzació adequada caldrà crear les plantilles per plasmar la informació; redactar les instruccions de la Direcció General de Transparència i Bon Govern, i formar i donar assistència a tots els usuaris de les conselleries.

Des de febrer 2018

• Mínim tres actualitzacions per trimestre des de setembre de 2018.

Acció: Millora del Portal de Transparència per fer-lo més accessible, amb la informació més ben estructurada i que no perdi qualitat ni rigor.

Des de Mig 2018

• 100 % d’adhesions al Codi ètic a 2018.
• 3 sessions formatives anuals des de 2018.
• 50 % dels càrrecs que publiquin la informació a setembre de 2018.

Acció: Nova aplicació (ubicada al Portal de Transparència) per mostrar la informació relativa a alts càrrecs i al personal eventual del Govern de la Comunitat, d’acord amb el mandat i els compromisos que conté el Codi ètic. L’aplicació permetrà introduir, veure i explotar les dades de transparència dels alts càrrecs i del personal eventual, d’acord amb el que estableix el Codi ètic (currículum, retribucions, funcions, despeses de viatges i de manutenció, obsequis, etc), així com visualitzar les adhesions al Codi ètic i les declaracions de béns i activitats dels càrrecs públics.
Fins ara, la Direcció General de Transparència i Bon Govern ha coordinat la recepció i presentació d’adhesions al Codi ètic i de declaracions de béns i activitats. Aquesta tasca es continuarà fent de la mateixa manera. Per fer-ho possible, caldrà formar el personal que l’ha d’usar (inclòs tot el sector públic).
Així mateix, la Direcció General de Transparència i Bon Govern haurà de donar suport en la utilització de l’aplicació i fer-ne el seguiment.

Juliol 2018. Vigència 18 mesos

• Publicació al lloc web de la pàgina amb tots els continguts (juliol de  2018) i revisió semestral.

Acció: fer públic de manera molt senzilla el compliment de les actuacions d’aquest Pla. Farem públic en una pàgina web el contingut d’aquest Pla, les fitxes detallades de cada acció que el conforma, el seu període d’execució i/o vigència, així com els indicadors de seguiment de l’acompliment dels compromisos que conté.
Acompanyarem aquesta informació amb un resum de les accions amb els indicadors de seguiment i marcarem si hem complert el compromís assolit en cada cas, de manera que, quan estigui en execució, els colors de compliment es mantindran apagats.
Quan es compleixi la totalitat del compromís s’encendrà una llum verda. Quan no es compleixi del tot el compromís, la llum encesa serà taronja. I, finalment, la llum vermella encesa indicarà que el compromís no s’ha pogut complir.