Protocolo de actuación y funcionamiento de los grupos de aprendizaje

1. Definición y características
El grupo de aprendizaje es un grupo de trabajo formado por empleados públicos adscritos a áreas comunes, que llevan a cabo una actividad formativa basada en la colaboración, la reflexión y la investigación conjuntas. Las principales características de los grupos de aprendizaje son las siguientes:

a) La obtención de un objetivo común de mejora en la organización y el servicio público, mediante la aplicación de los conocimientos y las experiencias de los miembros del grupo.
b) La elaboración de un producto final, que puede ser de naturaleza diversa: creación o estandarización de un procedimiento, redacción de un manual o guía de buenas prácticas, diseño de un proyecto, etc.
c) La generación de un aprendizaje entre los integrantes.
d) La duración limitada de sus actuaciones. El grupo se extingue una vez lograda el objetivo y certificada la actividad formativa.

2. Funcionamiento y estructura
Los grupos de trabajo se crean a petición de los departamentos o de los empleados públicos para atender una necesidad de la organización o servicio. Por razones de operatividad y eficacia, los grupos tienen que tener entre cuatro y diez miembros. La adhesión al grupo es voluntaria, pero el hecho de pertenecer supone, por un lado, asumir un compromiso personal con vistas a lograr el objetivo final, y, de la otra, participar de manera activa en el desarrollo del proyecto. Entre los miembros del grupo se tiene que nombrar, como mínimo, una persona coordinadora, las funciones de la cual son las siguientes:

— Cohesionar y dinamizar el grupo.
— Establecer las pautas de actuación más adecuadas para el lo buen funcionamiento del grupo.
— Fijar el orden del día y hacer la convocatoria de las reuniones, en conformidad con el resto de miembros del grupo.
— Extender una acta de cada reunión, que tiene que incluir los acuerdos.
— Controlar la asistencia a las reuniones de los miembros del grupo de trabajo por medio de las hojas de firmas.

3. Duración
En general, el periodo de actuación de los grupos de aprendizaje será de seis a doce meses. Sin embargo, la duración puede ser inferior a seis meses según la dinámica de funcionamiento del grupo o el grado de logro de los objetivos marcados.

4. Metodologías de trabajo
4.1. REUNIONES Los grupos de aprendizaje, una vez constituidos, se tienen que reunir, como mínimo, una vez en el mes. Así mismo, la persona coordinadora podrá convocar reuniones no programadas cuando lo considere adecuada para lo buen funcionamiento del grupo. Cada grupo concretará su calendario de reuniones, pero, como mínimo, hay de haber las siguientes:

— Una reunión para constituir el grupo.
— Una reunión mensual, a excepción de los periodos de vacaciones.
— Una reunión final para presentar las conclusiones y aprobar el producto final.

4.2. ESPACIO VIRTUAL La esencia de los grupos de aprendizaje es la colaboración y la interacción entre los participantes. Por lo tanto, se pueden utilizar herramientas que faciliten la coordinación, la comunicación y el trabajo colaborativo entre sus miembros, con el objetivo de elaborar el producto final. En concreto, los medios tecnológicos que se pueden utilizar compatibilizarán la tarea del grupo con los conceptos espacio-tiempo. Así, se ponen a disposición de los miembros del grupo herramientas asincrónicas (fórums...) y sincrónicas (chats, wikis...). El punto común de encuentro entre los participantes es el espacio virtual del EBAP, desde el cual se gestionan los recursos tecnológicos internos (en torno virtual) y las herramientas externas (Google Drive, Twitter ...).

4.3. COLABORADORES EXTERNOS El grupo puede solicitar al EBAP la intervención de personas especialistas en la materia que, de manera presencial o a través del espacio virtual, asesoren el grupo en aspectos concretos.

5. Evaluación y certificación
Los miembros del grupo de aprendizaje tienen derecho a obtener el certificado de aprovechamiento correspondiente a la actividad formativa en qué hayan participado. Para lo cual tienen que cumplir los requisitos siguientes:

— Asistir, como mínimo, a lo 90% de las reuniones establecidas en la planificación del grupo, lo cual se acreditará mediante la hoja de firmas y las actas de las reuniones.
— Participar en las actividades del grupo y hacer las tareas individuales y grupales que se planifiquen.
— Presentar la memoria de actividades y el producto final, la calidad del cual será evaluada por el EBAP. Además, el grupo se compromete a ceder al EBAP toda la documentación generada en el marco de su actuación.

6. Memoria
La persona coordinadora del grupo, en conformidad con el resto de miembros, tiene que redactar una memoria de las actuaciones llevadas a cabo: actividades presenciales y virtuales, aportaciones individuales de los diferentes miembros, etc. Esa memoria tendrá carácter interno y se adjuntarán como anexos las actas de las reuniones y cualquier otra documentación que se considere necesaria.

7. Extinción del grupo
Una vez certificada la actividad, el grupo de aprendizaje quedará extinguido y se cerrará el espacio virtual creado a estos efectos.