L’arxiu electrònic és una de les peces clau de l’administració electrònica ja que ha de gestionar de manera segura i interoperable tota la documentació continguda en el fons documental del Govern de les Illes Balears.

El Govern de les Illes Balears va començar a definir l’arxiu electrònic a partir de les directrius de la Llei 11/2007, l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat i les Normes Técniques d’Interoperabilitat. És, però, a partir de la Llei 39/2015 on l’arxiu electrònic agafa una importància molt més grossa ja que d’acord amb aquesta normativa els expedients administratius han de tenir format electrònic i s’ha de garantir integritat, autenticitat, confidencialitat, qualitat, protecció i conservació dels documents emmagatzemats. D’acord amb la disposició final setena d’aquesta Llei les previsions relatives a l’arxiu electrònic únic produeix efectes al cap de dos anys de l’entrada en vigor de la Llei. Per tant el termini per adaptar-se acaba el  2 d’octubre de 2018.

El Govern de les Illes Balears des d’abans de l’aprovació de la pròpia Llei 39/2015 ja havia dissenyat un arxiu electrònic únic per a tot l’organisme. Aquest arxiu electrònic està basat en les directrius i normes més reconegudes a dins l’àmbit internacional.

A la següent figura podem veure un esquema dels components que conformen l’arxiu des del punt de vista tècnic.

• Gestor documental. S’ha optat per fer servir un gestor documental de codi obert amb capacitat per gestionar tant l’arxiu en la fase activa (mentre l’expedient està en tramitació), com l’arxiu en la fase semi-activa i històrica (un cop l’expedient està tancat i s’ha de guardar durant el temps que calgui).
• @firma. Aquest component que s’ofereix des del Centre de Transferència de Tecnologia permet gestionar els aspectes de firma electrònica i segellat de temps de l’arxiu electrònic.
• Bus de serveis. Mitjançant el bus de serveis s’ofereixen a la resta d’aplicacions que s’empren al Govern les funcionalitats que ofereix el gestor documental i la suite @firma.

Més enllà dels aspectes tècnics l’arxiu electrònic és un projecte que afecta a tot el Govern de forma completament transversal, per aquest motiu és un dels punts que gestionarà la Comissió d’Immersió Digital a la qual participaran representants de totes les Conselleries i molt especialment de:

• DG de Coordinació.
• DG de Transparència i Participació.
• DG de Cultura.
• DG de Desenvolupament Tecnològic.