BOLETÍN OFICIAL DE LAS ISLAS BALEARES

La implementación de una política de gestión de documentos electrónicos es una obligación democrática de nuestra Administración que tiene que alinearse con otros objetivos estratégicos de alto nivel político, como son la transparencia, el acceso a la información pública, el buen gobierno y la rendición de cuentas —mandatos establecidos en la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno.

La Política de Gestión Documental establece el marco general de actuación para la gestión de los documentos que forman parte del fondo documental del Gobierno de las Illes Balears, que asegure su autenticidad, integridad, confidencialidad, disponibilidad y trazabilidad, así como la eficacia y la eficiencia en su tratamiento, control, recuperación y conservación.

La Política General de Gestión Documental se extiende al fondo documental del Gobierno de las Illes Balears de naturaleza administrativa; es decir, el objetivo es que sirva de apoyo a un trámite administrativo, con independencia del soporte o formato en el que puedan estar materializados estos documentos. Dicha política tiene por objeto establecer y documentar el conjunto de criterios comunes asumidos por el Gobierno de las Illes Balears en relación con la gestión de los documentos y expedientes producidos o custodiados.

La cooperación entre las administraciones públicas es esencial para proporcionar los servicios a los ciudadanos y garantizarles su derecho a relacionarse con ellas por medios electrónicos. Para que esta cooperación sea fluida se requieren unas condiciones que permitan la interoperabilidad.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI), de acuerdo con el artículo 156, apartado 1, de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, comprende el conjunto de criterios y recomendaciones en materia de seguridad, conservación y normalización de la información, de los formatos y de las aplicaciones que se tienen que tener en cuenta por las administraciones públicas para la toma de decisiones tecnológicas que garanticen la interoperabilidad.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad tiene como finalidad la creación de las condiciones necesarias para garantizar el adecuado nivel de interoperabilidad técnica, semántica y organizativa de los sistemas y aplicaciones empleados por las administraciones públicas, que permitan el ejercicio de derechos y el cumplimiento de deberes a través del acceso electrónico a los servicios públicos, a la vez que redunda en beneficio de la eficacia y la eficiencia.

El Esquema Nacional de Interoperabilidad está regulado por el Real Decreto 4/2010, de 8 de enero, el cual establece, en su artículo 21.1, que las administraciones públicas tienen que poner en marcha las medidas necesarias para garantizar la interoperabilidad en relación con la recuperación y conservación de los documentos electrónicos a lo largo de su ciclo de vida.

Por lo tanto, el Gobierno de las Illes Balears tiene que contar con una política de gestión de documentos electrónicos consistente dentro de la planificación de la administración electrónica.

Los beneficios de implantar una correcta política de gestión de documentos electrónicos son indudables: permitirá mostrar correctamente la evidencia de las actividades de los departamentos y sus unidades dependientes; documentar la toma de decisiones; facilitar la rendición de cuentas y la transparencia administrativa; cumplir con los requisitos legislativos y normativos de nuestra organización; ofrecer protección y apoyo en caso de conflicto o litigio; interrelacionarse con los administrados y otras administraciones, y mantener la memoria colectiva.

Asimismo, los ciudadanos confían en que los servicios disponibles por medios electrónicos se presten en unas condiciones de seguridad equivalentes a las que se encuentran cuando se acercan personalmente a las oficinas de la Administración.

El Esquema Nacional de Seguridad (ENS), regulado por el Real Decreto 3/2010, de 8 de enero, tiene por objeto —artículo 156.2 de la Ley 40/2015— establecer la política de seguridad que se debe aplicar en la utilización de los medios electrónicos y está constituido por los principios básicos y requisitos mínimos que garanticen adecuadamente la seguridad de la información tratada.

La Política de Gestión Documental, de acuerdo con el ENS y el ENI, también persigue garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos —datos que describen otros datos y los complementan— para asegurar la gestión, recuperación y conservación de los documentos y expedientes electrónicos del Gobierno de las Illes Balears manteniendo permanentemente su relación.

Además, la administración electrónica tiene que conjugar la transparencia administrativa y el derecho a la información con la protección de otros derechos fundamentales como la intimidad de las personas y otras restricciones recogidas en nuestro ordenamiento jurídico.

La Política de Gestión Documental será válida desde su aprobación y hasta que no sea sustituida por una política posterior. Se puede facilitar un periodo de tiempo transitorio, en el cual convivan las dos versiones, que permita adecuar los diferentes sistemas de gestión de documentos electrónicos utilizados por el Gobierno de las Illes Balears a las especificaciones de la nueva versión. Este periodo de tiempo transitorio se debe indicar en la nueva versión, transcurrido el cual solo será válida la versión actualizada.

La Política se tiene que publicar y debe estar disponible durante su vigencia por los medios que se consideren oportunos.

Por todo ello, el Consejo de Gobierno, a propuesta del consejero de Innovación, Investigación y Turismo, en la sesión de día 9 de diciembre de 2016 adoptó, entre otros, el siguiente acuerdo:

“Primero. Aprobar la Política de Gestión Documental del Gobierno de las Illes Balears.

Segundo. Publicar este acuerdo y su anexo en el Boletín Oficial de las Illes Balears.”

Palma, 9 de diciembre de 2016

La secretaria del Consejo de Gobierno

Pilar Costa i Serra