El archivo electrónico es una de las piezas clave de la administración electrónica ya que ha de gestionar de forma segura e interoperable toda la documentación contenida en el fondo documental del Govern de les Illes Balears.

El Govern de les Illes Balears comenzó a definir el archivo electrónico a partir de las directrices de la  Ley 11/2007, l’Esquema Nacional de Interoperabilidad i les Normas Técnicas de Interoperabilidad. Es, pero, a partir de la Ley 39/2015 donde el archivo electrónico toma una importancia mucho mayor ya que de acuerdo con esta normativa los expedientes administrativos han de tener un formato electrónico y se ha de garantizar la integridad, la autenticidad, la confidencialidad, la calidad, la protección y la conservación de los documentos almacenados. De acuerdo con la disposición final séptima de esta ley, las previsiones relativas al archivo electrónico único producen efectos a los dos años de la entrada en vigor de la ley. Por tanto. El plazo para adaptarse finaliza el 2 de octubre de 2018.

El Govern de les Illes Balears desde antes de la aprobación de la propia Ley 30/2015 ya había diseñado un archivo electrónico único para todo el organismo. Este archivo electrónico está basado en las directrices y normas más reconocidas en el ámbito internacional.

En la siguiente figura podemos ver un esquema de los componentes que conforman el archivo desde el punto de vista técnico.

• Gestor documental. Se ha optado por utilizar un gestor documental de código abierto con capacidad para gestionar tanto el archivo en la fase activa (mientras el expedientes está en tramitación), como el archivo en la fase semi-activa y histórica (un vez que el expediente está cerrado y se ha de almacenar durante el tiempo que sea preciso).
• @firma. Este componente que se ofrece desde el Centro de Transferencia de Tecnología permite gestionar los aspectos de firma electrónica y el  sellado de tiempo del archivo electrónico.
• Bus de servicios. Mediante el bus de servicios se ofrecen al resto de aplicaciones que se utilizan en el Govern las funcionalidades que ofrece el gestor documental y la suite @firma.

Más allá de los aspectos técnicos el archivo electrónico es un proyecto que afecta a todo el Govern de forma completamente transversal, por este motivo es uno de los puntos que gestionará la Comisión de Inmersión Digital en la cual participaran representantes de totas las Consejerías y muy especialmente:

• DG de Coordinación.
• DG de Transparencia y Participación.
• DG de Cultura.
• DG de Desarrollo Tecnológico.