Protocol d'actuació i funcionament dels grups d'aprenentatge
1. Definició i característiques
El grup d'aprenentatge és un grup de treball format per empleats públics adscrits a àrees comunes, que duen a terme una activitat formativa basada en la col·laboració, la reflexió i la investigació conjuntes. Les principals característiques dels grups d'aprenentatge són les següents:
a) L'obtenció d'un objectiu comú de millora en l'organització i el servei públic, mitjançant l'aplicació dels coneixements i les experiències dels membres del grup.
b) L'elaboració d'un producte final, que pot ser de naturalesa diversa: creació o estandardització d'un procediment, redacció d'un manual o guia de bones pràctiques, disseny d'un projecte, etc.
c) La generació d'un aprenentatge entre els integrants.
d) La durada limitada de les seves actuacions. El grup s'extingeix un cop assolit l'objectiu i certificada l'activitat formativa.
2. Funcionament i estructura
Els grups de treball es creen a petició dels departaments o dels empleats públics per tal d'atendre una necessitat de l'organització o servei. Per raons d'operativitat i eficàcia, els grups han de tenir entre quatre i deu membres. L'adhesió al grup és voluntària, però el fet de pertànyer-hi suposa, d'una banda, assumir un compromís personal amb vista a assolir l'objectiu final, i, de l'altra, participar de manera activa en el desenvolupament del projecte. Entre els membres del grup s'ha de nomenar, com a mínim, una persona coordinadora, les funcions de la qual són les següents:
— Cohesionar i dinamitzar el grup.
— Establir les pautes d'actuació més adequades per al bon funcionament del grup.
— Fixar l'ordre del dia i fer la convocatòria de les reunions, de conformitat amb la resta de membres del grup.
— Estendre una acta de cada reunió, que ha d'incloure els acords.
— Controlar l'assistència a les reunions dels membres del grup de treball per mitjà dels fulls de signatures.
3. Durada
En general, el període d'actuació dels grups d'aprenentatge serà de sis a dotze mesos. No obstant això, la durada pot ser inferior a sis mesos segons la dinàmica de funcionament del grup o el grau d'assoliment dels objectius marcats.
4. Metodologies de treball
4.1. REUNIONS Els grups d'aprenentatge, una vegada constituïts, s'han de reunir, com a mínim, una vegada al mes. Així mateix, la persona coordinadora podrà convocar reunions no programades quan ho consideri adient per al bon funcionament del grup. Cada grup concretarà el seu calendari de reunions, però, com a mínim, hi ha d'haver les següents:
— Una reunió per a constituir el grup.
— Una reunió mensual, a excepció dels períodes de vacances.
— Una reunió final per a presentar les conclusions i aprovar el producte final.
4.2. ESPAI VIRTUAL L'essència dels grups d'aprenentatge és la col·laboració i la interacció entre els participants. Per tant, es poden utilitzar eines que facilitin la coordinació, la comunicació i el treball col·laboratiu entre els seus membres, amb l'objectiu d'elaborar el producte final. En concret, els mitjans tecnològics que es poden utilitzar compatibilitzaran la tasca del grup amb els conceptes espai-temps. Així, es posen a disposició dels membres del grup eines asincròniques (fòrums...) i sincròniques (xats, wikis...). El punt comú de trobada entre els participants és l'espai virtual de l'EBAP, des del qual es gestionen els recursos tecnològics interns (entorn virtual) i les eines externes (Google Drive, Twitter...).
4.3. COL·LABORADORS EXTERNS El grup pot sol·licitar a l'EBAP la intervenció de persones especialistes en la matèria que, de manera presencial o a través de l'espai virtual, assessorin el grup en aspectes concrets.
5. Avaluació i certificació
Els membres del grup d'aprenentatge tenen dret a obtenir el certificat d'aprofitament corresponent a l'activitat formativa en què hagin participat. Per a això han de complir els requisits següents:
— Assistir, com a mínim, al 90 % de les reunions establertes en la planificació del grup, la qual cosa s'acreditarà mitjançant el full de signatures i les actes de les reunions.
— Participar en les activitats del grup i fer les tasques individuals i grupals que es planifiquin.
— Presentar la memòria d'activitats i el producte final, la qualitat del qual serà avaluada per l'EBAP. A més, el grup es compromet a cedir a l'EBAP tota la documentació generada en el marc de la seva actuació.
6. Memòria
La persona coordinadora del grup, de conformitat amb la resta de membres, ha de redactar una memòria de les actuacions duites a terme: activitats presencials i virtuals, aportacions individuals dels diferents membres, etc. Aquesta memòria tindrà caràcter intern i s'hi adjuntaran com a annexos les actes de les reunions i qualsevol altra documentació que es consideri necessària.
7. Extinció del grup
Una vegada certificada l'activitat, el grup d'aprenentatge quedarà extingit i es tancarà l'espai virtual creat a aquest efecte.