Arxiu del Govern de les Illes Balears

La Norma Internacional General de Descripció Arxivística, ISAD G, defineix la sèrie documental com el «conjunt de documents organitzats d’acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat pel fet de ser el resultat d’un mateix procés de formació o de classificació, –o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús».

L’article 21.e) del Reial decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual es regula l’Esquema Nacional d’Interoperabilitat en l’àmbit de l’Administració electrònica, en referència a les condicions per recuperar i conservar documents, contempla que el procès de gestió de documents de classificació s’ha de dur a terme d’acord amb un pla de classificació adaptat a les funcions, tant generals com específiques, de cada una de les administracions públiques i de les entitats de dret públic vinculades o dependents d’aquelles.

Per tot això, el Quadre de classificació funcional és l'instrument viu que es desenvolupa, construeix i evoluciona amb les necessitats de l'organització. Bàsicament, es tracta d’una estructura jeràrquica on tots els documents i expedients es classifiquen en alguna sèrie documental. Les sèries documentals s’agrupen, a la seva vegada, en àmbits funcionals més amplis, de manera que queden recollides totes les funcions que duu a terme l’administració.

Actualment, és el Servei d’Arxiu i Gestió Documental el responsable de mantenir el quadre de classificació funcional.

La recomanació és que durant el desenvolupament (quan s’hagin de fer proves més realistes), i necessàriament per al pas a preproducció i producció de la integració documental de l’aplicació de negoci amb el sistema de gestió documental, s’ha de contactar amb el Servei d’Arxiu i Gestió Documental (arxiu@caib.es, assumpte: ALTA PROCEDIMENT), s'ha d'adjuntar una proposta de fitxa de Sol·licitud d'alta d'un procediment a una sèrie documental emplenada per cada procediment administratiu en qüestió. Els objectius a assolir en aquest procés són:

• Identificar la o les sèries documentals on classificar els expedients que gestiona l’aplicació. 
• Fer el corresponent anàlisi documental on s’estableix:
  
  • Quins documents s’han de guardar al sistema de gestió documental.
  • Forma i moment en què s’ha de produir l’obertura i el tancament dels expedients.
  • Els documents i tipus documentals que s’inclouen en els expedients i les seves característiques principals.
  • La forma en què s’ha d’informar les metadades dels documents i expedients.
  • Les regles i categories d’accés que s’han d’aplicar un cop finalitzats els tràmits.
  • L’avaluació documental (dictàmens on s'estableixen les pautes per a la conservació, vigència i eliminació de cadascuna de les sèries documentals i pautes generals per accedir-hi). 

Una vegada que el Servei d’Arxiu i Gestió Documental té identificada la sèrie documental i ha fet el corresponent anàlisi documental (us fan arribar les fitxes simplement perquè en tingueu coneixement), es faran internament els tràmits per crear d’ofici les sèries documentals als entorns de SE, PRE i PRO i donar permís a l’aplicació de negoci. 

A continuació es presenta un diagrama que resumeix els diferents esdeveniments, processos i actors que intervenen en les diferents fases:

Model de fitxa d'alta de procediment a una sèrie documental:

Sol._alta_procediment.ods