Torna

Simplificació documental

INFORMACIÓ SOBRE DOCUMENTACIÓ NO EXIGIBLE

 

Què  significa que una documentació no és exigible?

Es tracta de la documentació que l'Administració de la CAIB no pot exigir a la ciutadania, atès que:

1) No s'estableix com a obligatòria en les normes aplicables al procediment.

2) Tot i ser obligatòria segons la normativa vigent :

- La documentació és en poder de l'Administració autonòmica.

- La documentació consta en la relació del Catàleg de simplificació documental.

- El Catàleg de simplificació documental estableix que es pot substituir per una declaració responsable de veracitat de dades.

- La persona interessada la té arxivada en la seva Carpeta documental ciutadana.

Quina norma regula les mesures per fer efectiu aquest dret?

El Decret 6/2013, de 8 de febrer, de mesures de simplificació documental dels procediments administratius (articles 4, 5, 10 a 19).

Vegeu: Full informatiu a la ciutadania (entrada en vigor del decret 6/2013)

 

Com es garanteix el dret a la protecció de dades de la persona interessada?

Quan la documentació no exigible afecta dades de caràcter personal és necessari que la persona física interessada consenti que l'òrgan instructor en pugui consultar i comprovar les dades o els documents. Per això, la persona interessada pot fer constar aquest consentiment, expressament, en la sol·licitud d'iniciació del procediment o en qualsevol altra comunicació posterior (article 3.2 del Decret 6/2013).

En tot cas, acollir-se a les mesures de simplificació documental, que ofereix el Decret 6/2013, es un dret optatiu per part de la persona interessada. No és una obligació.

Quan la persona interessada no atorga el seu consentiment exprés perquè l'Administració faci les consultes oportunes, significa que opta per presentar la documentació en suport imprès (paper) (article 3.3 del Decret 6/2013).

 

Com s'identifica la documentació en poder de l'Administració?

La persona interessada ha de presentar una comunicació identificativa de la documentació en poder de l'Administració (article 10). El Decret 6/2013 estableix un model de Comunicació a l'Annex 1.

 

Quan el document o les dades figuren en el Catàleg de simplificació documental, no és necessària la comunicació identificativa (article 10.4). Això no obstant, quan allò que preveu el Catàleg és la substitució del document per una declaració responsable de veracitat de dades, la persona interessada haurà de fer aquesta declaració. El Decret 6/2013 estableix un model de declaració en l'annex 3.

 

Com i qui aporta la documentació al procediment?

Atès que la documentació no exigible està, malgrat tot, prevista com a obligatòria en la normativa vigent, ha d'aportar-se al procediment i formar part de l'expedient corresponent.

L'obtenció de la documentació d'on es troba i la comprovació de les dades necessàries per tramitar un procediment administratiu s'ha de fer d'ofici abans de formular la proposta de resolució del procediment i, en tot cas, amb caràcter previ a la resolució. L'òrgan administratiu al qual correspon la comprovació de les dades és el que la normativa reguladora del procediment corresponent determina com a encarregat d'obtenir la documentació o les dades exigides per tramitar-lo (article 27).

Aquest fet suposa un canvi essencial en la tramitació dels procediments:

Vegeu: 

 

No obstant això, en quins supòsits es pot exigir la presentació de documentació no exigible?

L'Administració pot exigir la presentació de documentació en els supòsits següents:

 

- Si la persona interessada no ha donat el consentiment per accedir a les seves dades o documents, a l'efecte que l'òrgan instructor els pugui consultar i comprovar, tret que la llei n'autoritzi l'accés.

- Si els documents es conserven només en suport imprès (paper) i han transcorregut més de cinc anys des que ha finalitzat el procediment, prèvia sol·licitud de l'Administració (article 4 b 1er del Decret 6/2013).

- En els procediments en què la documentació acreditativa s'ha de presentar a l'Administració en un sobre tancat, a l'efecte de comprovar‑la i verificar-la en actes formals o públics d'obertura de sobres, excepte que s'hagin habilitat mitjans que permetin comprovar-la o verificar-la en el desenvolupament d'aquests actes (article 5 a).

- En els procediments derivats de les funcions inspectores, de supervisió i control, d'investigació i d'instrucció dels òrgans que les tenguin atribuïdes, sempre que estigui justificat, i per tal d'acomplir la seva finalitat, d'acord amb la normativa específica vigent (article 5 b).

- Si hi ha cap discrepància entre la comprovació que ha duit a terme l'Administració i les dades facilitades per la persona interessada o és procedent aclarir algun aspecte de les dades, l'òrgan competent per comprovar-les està facultat per fer les actuacions que siguin procedents, a través del requeriment, d'acord amb el que disposa l'article 71 de la Llei 30/1992, de 26 de novembre, de règim jurídic de les administracions públiques i del procediment administratiu comú, i en els termes de la normativa específica aplicable en cada cas.