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Implantación Administración electrónica en la CAIB

CONTRATO PARA DEFINIR CÓMO ESTRUCTURAREMOS EL ARCHIVO ELECTRÓNICO ÚNICO

El Archivo Electrónico Único es la piedra angular de la Administración Electrónica ya que sirve de soporte al resto de herramientas, y sin el cual, estas herramientas difícilmente podrán funcionar con plenas garantías. La Administración Electrónica exige llevar a cabo un giro de 180 grados con respecto al funcionamiento del sistema de archivo tradicional ya que, aunque los procesos de gestión documental son los mismos, el archivo coge más importancia que nunca porque estos procesos se tienen que definir antes de la generación de los documentos y expedientes electrónicos. Con esta definición previa, se podrán integrar las herramientas de gestión de expedientes que tienen que saber, previamente, dónde se tienen que guardar los documentos en el archivo. Al contrario de lo que se hacía hasta ahora, cuando los expedientes estaban cerrados, se clasificaban y se enviaban al Archivo General, ahora a medida que los documentos se generan, se tienen que capturar, registrar, describir, clasificar... y custodiar por medios electrónicos en el archivo.

Uno de los trabajos de definición previa de estos procesos es identificar y valorar las series documentales, lo cual es el principal cuello de botella para implantar real y efectivamente la Administración Electrónica ya que, de ella, depende poder utilizar la solución tecnológica de Archivo Electrónico Único sobre la que se apoyan el resto de  aplicaciones y donde se custodian los documentos.

En el año 2018 se firmó un contrato con la empresa IECISA que tiene por objeto el desarrollo de:

  • el Archivo Electrónico Único,
  • la Política de Gestión Documental y
  • la Sede Electrónica de la CAIB.

Esta tarea se desarrollará conjuntamente entre la empresa IECISA, la Oficina de Administración Electrónica del GOIB (especialmente con el Servicio de Archivo Digital) y las personas identificadas en cada departamento/servicio como interlocutores clave.

Básicamente, se trata de parametrizar el Archivo Electrónico de la CAIB para que pueda almacenar la documentación electrónica de la totalidad de los expedientes generados dentro de nuestra administración.

Podéis consultar una breve descripción de la presentación del proyecto de este contrato en el siguiente documento

contrato IECISA presentacio projecte.pdfcontrato IECISA presentacion proyecto.pdf