Torna

Implantació Administració electrònica a la CAIB

PREGUNTES FREQÜENTS SOBRE L'EXECUCIÓ DEL CONTRACTE DE L'ARXIU ELECTRÒNIC

*On es fan les entrevistes?

Les entrevistes es poden dur a terme a la sala de reunions de l’Oficina d’Administració Electrònica, edifici Palma Arena, C/ de l'Uruguai, s/n (aparcament gratuït); o si voleu podem traslladar-nos a l’edifici de la vostra conselleria.


*Qui fa les entrevistes?

L’entrevista és una feina conjunta que es fa entre els documentalistes de l’empresa IECISA, un documentalista del servei d'Arxiu Digital, el membre d'Immersió Digital de la Conselleria respectiva i les persones seleccionades de cada unitat orgànica a nivel de Direcció General/Secretaria General.


*Quina durada tenen les entrevistes?

No sabem la durada exacta de cada entrevista ja que dependrà molt del volum de documentació que maneja cada unitat orgànica. Inicialment podem parlar d’una mitjana de dues hores. NO poden ser molt llargues si han de ser productives...


*He de preparar les entrevistes?

Sí. S’ha d’haver revisat les fitxes que us enviarem al correu electrònic i heu de conèixer tots els procediments que es fan servir, actualment, a la vostra unitat orgànica. Vegeu la secció Entrevistes per a més informació.

*Els procediments de Secretaria General són els mateixos per totes les Conselleries, no?

Si, i a mesura que anem progressant en les entrevistes per les diferents Conselleries, es va polint la informació de molts dels processos que es duen a terme en aquestes unitats orgàniques i que ens poden ajudar a identificar-los

*Què és una Sèrie documental?

És el conjunt de documents produïts per un subjecte en el desenvolupament d’una mateixa activitat administrativa i que es troba regulat per la mateixa norma jurídica i/o de procediment. Nosaltres normalment identificam una sèrie documental amb un procediment.

Exemple:

Dins l’àrea GESTIÓ DE RECURSOS HUMANS

amb el Codi de sèrie: 00034

hi trobam la sèrie: Permisos i llicències

Què vol dir?

Vol dir que tots els documents produïts o derivats dels tràmits relatius a la sol·licitud, concessió, renúncia... de permisos i llicències s’arxivaran amb el codi 00034 que pertany a la sèrie Permisos i llicències.

*Què és una taula de valoració?

És l’estudi i anàlisi de les característiques administratives, jurídiques, fiscals, comptables, informatives i històriques dels documents que formen part d’una sèrie documental que permet determinar quins són els valors de les sèries documentals per tal d’establir els terminis de permanència a les diferents fases d’arxiu i les seves transferències, la possible eliminació o la conservació temporal o permanent, i el règim d’accés que els hi afecta.

Cada Sèrie Documental ha de ser avaluada per la Comissió de Qualificació i Avaluació de Documents. Els dictàmens favorables de l'esmentada Comissió es converteixen en taules d'avaluació aplicables.