Torna

Implantació Administració electrònica a la CAIB

CONTRACTE PER DEFINIR COM ESTRUCTURAREM L'ARXIU ELECTRÒNIC ÚNIC

L’Arxiu Electrònic Únic és la pedra angular de l’Administració Electrònica ja que serveix de suport a la resta d’eines, i sense el qual, aquestes eines difícilment podran funcionar amb plenes garanties. L’Administració Electrònica exigeix dur a terme un gir de 180 graus respecte al funcionament del sistema d'arxiu tradicional ja que, malgrat que els processos de gestió documental són els mateixos, l'arxiu agafa més importància que mai perquè aquests processos s’han de definir abans de la generació dels documents i expedients electrònics. Amb aquesta definició prèvia, es podran integrar les eines de gestió d’expedients que han de saber, prèviament, on s'han de desar els documents a l’arxiu. Al contrari del que es feia fins ara, quan els expedients estaven tancats, es classificaven i s’enviaven a l’Arxiu General, ara a mesura que els documents es generen, s’han de capturar, registrar, descriure, classificar... i custodiar per mitjans electrònics a l’arxiu.

Una de les feines de definició prèvia d'aquests procesos és identificar i valorar les sèries documentals, la qual cosa és el principal coll de botella per implantar realment i efectivament l’Administració Electrònica ja que, d’ella, en depèn poder emprar la solució tecnològica d’Arxiu Electrònic Únic sobre la que es recolzen la resta de d'aplicacions i on es custodien els documents.

L'any 2018 es va signar un contracte amb l'empresa IECISA que té per objecte el desenvolupament de:

  • l’Arxiu Electrònic Únic,
  • la Política de Gestió Documental i
  • la Seu Electrònica de la CAIB.

Aquesta tasca es desenvoluparà conjuntament entre l'empresa IECISA, l'Oficina d'Administració Electrònica del GOIB (especialment amb el Servei d'Arxiu Digital) i les persones identificades en cada departament/servei com a interlocutors clau.

Bàsicament, es tracta de parametritzar l’Arxiu Electrònic de la CAIB perquè pugui emmagatzemar la documentació electrònica de la totalitat dels expedients generats dins la nostra administració.

Podeu consultar una breu descripció de la presentació del projecte d'aquest contracte en el següent document

contracte IECISA presentacio projecte.pdfcontracte IECISA presentacio projecte.pdf