Una vegada emplenada la Declaració de vegetals, d'activitat i d'àmbit d'actuació, indicant-se en ella el tipus d'activitat que desenvolupen (productor, comerciant i/o importador) per a cada grup/subgrup de vegetals, l'inspector fitosanitari pot determinar fàcilment els Passaports Fitosanitaris que precisa expedir l'empresa sol·licitant. Aquesta informació, a fi de facilitar a les empreses la sol·licitud d'expedir Passaports Fitosanitaris, es comunicarà oficialment a les mateixes.
L´interessat ha de presentar una sol·licitud d'autorizació per a emetre Passaports Fitosanitaris, i el model de les etiquetes i dels albarans corresponents als mateixos.
L´etiqueta no ha d´haver estat usada prèviament i ha de ser de material resistent a la humitat i altres agents que la puguin deteriorar.