La legislació (Ordre de 17 de maig de 1993) estableix que són els propis productors, comerciants i importadors ja inscrits en el Registre Oficial qui, al costat de la sol·licitud per a expedir Passaport Fitosanitari, han de presentar un model d'etiqueta i document d'acompanyament per a la seva acceptació per l'Organisme Oficial responsable.
Per a la seva acceptació, els Passaports Fitosanitaris han de presentar unes mínimes característiques homogènies que que s'especifiquen en els models d'etiqueta.