HELIUM

Gestor d'expedients corporatiu

Referència del projecte: TSI-0500100-2009-116

Descripció funcional

HELIUM és una plataforma per a l'automatització d'expedients corporatius que facilita la seva implantació, reduïnt els temps de desenvolupament  i oferint als usuaris finals una vista homogènea entre els diferents expedients. La plataforma està dissenyada mitjançant una arquitectura modular que permet la integració amb sistemes externs de suport com per exemple sistemes de gestió documental, de firma, de tramitació telemàtica i altres sistemes de gestió interna.

 

L'eina soporta l'accés a la plataforma de diferents perfils d'usuari en funció de les tasques a realitzar: administradors (configuran globalment l'eina), dissenyador de processos (creen nous tipus d'expedients), gestors (inicien i tramiten els expedients particulars) i usuaris finals (consultes i tasques assignades). Aquests perfils és poden granularitzar en molt de detall segons els tipus d'expedients al que tenen accés i les accions que poden realitzar damunt d'ells.


HeliumAll.png


Versió: 3.1.61
Llicència: GPLv3
Tecnología:
J2EE
Base de dades: Oracle, PostgreSQL
Repositori:

_

 

Característiques principals

> Permet la definició i el manteniment dels processos administratius per part de l'usuari.

> Permet la creació i el manteniment de la informació organitzativa i dels càrrecs.

> Control de teminis tant de dies naturals com laborables.

> Control de l'estat i de les tasques per a cada expedient.

> Generació de documents mitjançant plantilles.

> Enviament de correus electrònics.

> Avisos automàtics per correu electrònic d'esdeveniments de l'aplicació.

> Indexació i consulta de les dades associades als expedients administratius.

> Sistema de plugins de connexió amb sistemes externs: registre d'entrada i sortida, custòdia de documents, plataforma de tramitació telemàtica, etc...

> Suport per a l'autenticació i signatura de documents a través de certificats digitals i enviament a portafirmes.

> Possibilitat de generar informes Excel amb les consultes.

 

Arquitectura modular de la plataforma

helium.png

 

L'aplicació consta dels següents mòduls:

 

> Workflow

Aquest mòdul s'encarrega de gestionar la definicio i l'execució dels processos per als diferents expedients. S'ha agafat com a base per aquest mòdul la llibreria jBPM.

 

> Generació de documents

Aquest mòdul genera documents a partir de plantilles i de les dades d'un expedient. La generació es fa emprant plantilles amb format ODT que contenen instruccions amb llenguatge Freemarker.

 

> Consultes

Aquest mòdul s'encarrega d'indexar totes les dades de l'expedient mitjançant Lucene. Després és capaç d'executar consultes sobre els expedients filtrant per qualsevol dada emmagatzemada als expedients.

 

> Conversió de formats

Aquest mòdul s'encarrega de la conversió entre diferents formats de document. Per a fer la conversió empra les funcions d'OpenOffice.

 

> Abstracció de base de dades

S'encarrega de la persistència de la informació i permet emprar qualsevol sistema gestor de bases de dades com poden ser Oracle, MySQL o Postgres.

 

> Magatzem de documents

L'aplicació empra per defecte la base de dades per emmagatzemar els documents de cada expedient. Opcionalment es pot configurar una connexió amb el gestor documental Alfresco perque faci aquesta funció.

 

> Autenticació

L'aplicació és capaç de gestionar internament l'autenticació dels usuaris. També existeix la opció de configurar l'autenticació dels usuaris emprant un sistema LDAP extern.

 

> Enviament de correu

S'encarrega de gestionar els enviaments de correus electrònics d'avís d'esdeveniments com d'enviaments generats desde el mateix workflow.

 


Captures de pantalla

helium_1p.png
helium_2p.png
Llistat de tasques de l'expedient

Formulari d'una tasca

helium_3p.png
helium_4p.png
Disseny d'un expedient
Disseny del workflow sobre Eclipse

Versions. Funcionalitats incorporades per versions.

Versió

Funcionalitat

Descripció de la funcionalitat

HELIUM v2.4.0

Millores en les consultes i estadístiques.

Permet la generació de múltiples consultes on cadascun dels seus paràmetres, tant de filtratge com de resultat, pot ser fàcilment configurat.

També es podran fixar valors per defecte en els filtres, mostrar les columnes amb valors múltiples

 

Tramitació massiva.

 

Les opcions que es podran fer de forma massiva i per a múltiples expedients són:

  • Tramitació de tasques.

  • Actualització de la versió d’expedients.

Cadascun dels expedients que executaran aquests processos es poden seleccionar o descartar, sense necessitat de complir cap requisit.

 

Millores en la gestió d'expedients.

 

S’introdueix la figura del MANAGER, que és un rol intermig entre el supervisor i l’administrador. El MANAGER té permisos per gestionar les plantilles, mantenir taules de constants (enumerats), gestionar vacances dels usuaris, etc.

 

Grups d'expedients.

 

Aquesta funcionalitat suposa un gran avantatge per gestionar l’accés als expedients en organitzacions descentralitzades. Cada element de l’organigrama, tendrà la possibilitat d’accedir només als expedients que formen part del seu grup. Així es pot tant restringir l’accés a expedients que comparteixen el model de tramitació, com compartir-la.

 

Millores en el rendiment.

 

Millores en la navegació per la informació de l’expedient.

 

Millores d'usabilitat.

 

Per defecte l’usuari accedirà a la informació de la tasca per acabar d’emplenar els formularis de tramitació.

Accés a totes les tasques pendents d’un expedient seleccionat.

 

Versió

Funcionalitat

Descripció de la funcionalitat

HELIUM v2.5.0

Millores en les consultes i estadístiques.

Les consultes inclouen la generació de reports amb informació estadística, amb un format d’exportació d’ús habitual com ODT, CSV, HTML, XML, RTF i XLS.

 

Tramitació massiva.

 

Les opcions que es podran fer de forma massiva i per a múltiples expedients són:

  • Aturar la tramitació de l’expedient.

  • Generació de documents i modificació de dades.

  • Execució de scripts.

  • Execució d’una acció o automatisme.

  • Reindexar expedients

Cadascun dels expedients que executaran aquests processos es poden seleccionar o descartar, sense necessitat de complir cap requisit.

 

Retrocés d'expedients.

 

La funcionalitat de retrocés suposa una millora destacable en la versió 2.5 d’HELIUM. L’expedient podrà tornar exactament a un punt de la tramitació anterior, i a més es podran desfer les integracions generades, i la informació introduïda dins l’expedient. Es diferencien dos tipus de retrocés:

  • Retrocés simple. Adequada per a l’usuari final, on no es té en compte cap altre element que la pròpia tramitació.

  • Retrocés avançat. Un usuari avançat podrà decidir quines integracions s’han de desfer en el retrocés.

 

Alertes.

 

La funcionalitat d’alertes associades a terminis evoluciona de forma que les alertes puguin ser consultades tant pels usuaris que tenen alguna tasca que els produeix l’alerta, com pels usuaris que tenen permisos de supervisió a tot el tipus d’expedients.

Tots els terminis de l’expedient es podran configurar per tal que es generi una alerta i avisi a l’usuari amb una senyalització com la dels semàfors.

 

Seguiment de les integracions.

 

Algunes integracions depenen de sistemes d’informació externs, o de sistemes que no poden gestionar els usuaris d’una aplicació HELIUM. Qualsevol anomalia o mal funcionament de les integracions, pot alterar la informació de seguiment dels expedients. La solució de la versió 2.5 d’HELIUM, consisteix en afegir indicadors de seguiment de les integracions i una pantalla específica, en un format amigable per a l’usuari final, i per alertar quan hi ha errors en les integracions.

 

Millores en el rendiment.

 

Alternativa en les consultes SQL mitjançant el WS de tramitació.

 

Millores en la usabilitat.

 

La delegació de tasques es fa més restrictiva i senzilla.

La validació de la tasca es genera automàticament quan aquesta es finalitza.

 

Altres funcionalitats.

 

Possibilitat de consultar totes les persones d'una àrea amb un càrrec del domini intern. Es podran utilitzar variables que extreguin els usuaris a partir del seu càrrec o àrea de l’organigrama.

Es podran actualitzar els expedients actius al desplegar una nova versió de procés. Fins al moment els expedients mantenien les característiques de la versió amb què s’havien iniciat, però quan es produeixen canvis que han d’afectar a tots els expedients sense tenir en compte la seva versió, i el canvi només es troba a la darrera versió, resulta necessari que es refresquin els expedients sense que cap usuari hagi de preocupar-se d’actualitzar la versió.

Validacions Valang a les dades de l'expedient.

Importació d'estats d'un expedient des d'un fitxer extern. Ens permet importar des d'un fitxer extern un llistat d'estats i afegir-los directament dins un tipus d'expedient.

Provar el funcionament d'un domini. Una vegada creat el domini, des de la mateixa pantalla de dominis es pot provar si retorna dades.

Utilització WS de tramitació per restringir els valors en variables. Fins al moment no existia cap servei que permetés consultar informació d’altres expedients. Aquest nou WS utilitzarà la funcionalitat de les consultes per proporcionar els resultats dins les pròpies variables.

Checks per ocultar consultes

Variables ocultes

Opcions per mantenir valor de variables en variables tipus selecció en cas que canvïi el valor de l’enumerat.

Els documents podran especificar el seu format de sortida quan es generen amb plantilla, i també existeix l’opció que es puguin generar i adjuntar automàticament a l’expedient.

S’afegeixen mètodes per redireccionar expedients a través de handlers.

Assignació de tasques a usuaris i grups a partir d’àrea i rol.

Correcció dels timers.

 

Versió

Funcionalitat

Descripció de la funcionalitat

HELIUM v2.6.0

Tramitació massiva.

Les opcions que es podran fer de forma massiva i per a múltiples expedients són:

  • Generació de documents i modificació de dades.

    • Adjuntar un document a tots els expedients seleccionats.

    • Generar document a partir de plantilla, específic per a cada expedient

Cadascun dels expedients que executaran aquests processos es poden seleccionar o descartar, sense necessitat de complir cap requisit.

Des de la versió 2.6, la tramitació massiva es realitza en segon pla, sense interferir en l'ús de l'aplicació, i permet consultar en tot moment l'estat de les tramitacions actives, així com aturar tota la tramitació, o cancel·lar l'execució en expedients concrets.

Per altra banda, també es pot programar per a que es realitzi en un dia i hora concrets, i envii un correu electrònic al finalitzar la tramitació.

 

Millores en el rendiment.

 

Execucions massives en segon pla.

Versió

Funcionalitat

Descripció de la funcionalitat

HELIUM v3.0

Tramitació massiva.


Millores en la selecció d'expedients.

Llistat de tasques.

Nova funcionalitat per cercar tasques associades a expedients. Permet cercar tasques per títol, responsable i data de creació.


Informes.


Pas de paràmetres per la generació d’informes amb JasperReport.

Millores en el rendiment.

Importants millores de rendiment a nivell general, sobretot en el procés d’alta d’un expedient, generació d’informes, agafar tasca, consultes de tasques pendents, consulta d'alertes,..

Optimització de consultes SQL.


Revisió del codi font.

Modificació de l'estructura del codi font per fer-ho més modular, evitant funcionalitats que abans estaven duplicades, separant el codi lligat a jBPM en un mòdul apart i preparant l'aplicació per al seu futur funcionament amb EJBs.

Capes de presentació i lògica de negoci separades.

Actualitzades les versions de les principals llibreries que utilitza l'aplicació.


Eines d'administració.

Per facilitar a l'administrador d'un expedient resoldre incidències, s’ha habilitat un mecanisme que permet veure el contingut de tots els camps ocults.

Noves mesures de temps per monitoritzar el rendiment.

Jocs de proves amb Selenium per testejar automàticament les funcionalitats més importats de l’aplicació.


Resolució d'incidències.

Resolució d’incidències de l'aplicació i dels plugins de connexió amb sistemes externs.

 

 

La documentació tècnica i els fitxers d'instal·lació estan disponibles a la wiki.