torna

Detall de la notícia

Imatge 3236511

Quadre Classificació- Series Documentals-Taules Valoració

L'entrada en vigor de la nova normativa relacionada amb  l'arxiu de documentació ens obliga a organitzar i gestionar l'arxiu administratiu en paper i també l'arxiu digital. Les eines per desenvolupar les tasques d'arxivament són les següents:

  • Quadre de Classificació
    Les conselleries han de comptar amb el Quadre de Classificació corresponent amb l'especificació de cada un dels procediments que es duen a terme a totes les unitats orgàniques.
    En primer lloc, s'elabora el quadre orgànic de cada una de les conselleries i posteriorment es trasllada la informació al quadre funcional.
  • Sèries documentals
    De cada procediment deriva una Sèrie Documental, aquesta és creada per l'Arxiu General d'acord amb el Quadre de Classificació.
  • Taules d'avaluació
    Cada Sèrie Documental ha de ser avaluada per la Comissió de Qualificació i Avaluació de Documents. Els dictàmens favorables de l'esmentada Comissió es converteixen en  taules d'avaluació aplicables.

Cada Unitat Orgànica de l'Administració Autonòmica, abans d'iniciar un expedient en format digital i també per procedir a l'arxivament dels expedients en paper, ha de comprovar que es reuneixen els tres requisits esmentats:

1. Que el tràmit està contemplat en el Quadre de Classificació (en cas contrari, s'ha de procedir en primer lloc a complimentar  l'esmentat Quadre).

2. Que la Sèrie Documental està creada i inclosa en el Quadre (en cas contrari, s'ha de procedir  en segon lloc a sol·licitar la creació de la sèrie).

3. Que la Sèrie Documental està valorada i disposa de la Taula d'Avaluació Permanent (en cas contrari, s'ha de procedir en tercer lloc a sol·licitar la valoració de la sèrie).

SOL·LICITUD DE QUADRE DE CLASSIFICACIÓ DOCUMENTAL

El personal autoritzat ha de comprovar que el Quadre de Classificació està complimentat i que la Sèrie Documental està inclosa en l'esmentat Quadre amb la classificació per matèria (comuna o específica).
En cas contrari, mitjançant ofici, el responsable de l'Arxiu Central de la Conselleria ha de tramitar la proposta  a l'Arxiu General.
Aquí podeu trobar el Quadre de Classificació Funcional actualitzat.


SOL·LICITUD DE VALORACIÓ DE SÈRIE DOCUMENTAL

El personal autoritzat ha de comprovar si la Sèrie Documental està avaluada , d'acord amb el Decret 99/2010, de 27 d'agost, que regula els arxius de l'Administració de la Comunitat Autònoma de les Illes Balears i de les entitats que integren el seu sector públic instrumental ( BOIB núm. 131, de 7 de setembre de 2010).

Les sèries documentals poden ser comunes o específiques , i dins cada un d'aquest apartats es subclassifiquen per matèries.  
Aquí podeu trobar les sèries documentals classificades per matèries i també les taules de valoració corresponents aprovades.

Si la Sèrie Documental no està avaluada, s'han de tramitar els següents documents:

1. Proposta de taula  

Els responsables dels arxius centrals de les conselleries han d'elevar als secretaris generals respectius les propostes amb l'esmentada documentació, i aquest l'ha de remetre a la Presidència de la Comissió de Qualificació i Avaluació de Documents.

La Comissió ha d'estudiar la sèrie sol·licitada per la Conselleria i ha d'emetre el dictamen corresponent; si l'aprova, passarà a ser Taula Permanent i s'aplicarà a tots els organismes de la Comunitat Autònoma.
Una vegada aprovades, les taules es publiquen a la pàgina web de l'Arxiu General i al BOIB.

La Taula d'Avaluació aprovada de la corresponent Sèrie Documental, és requisit indispensable per a identificar documentació a ARGEN i també per a iniciar expedients digitals